Тема 7 Завершение мероприятия Вопрос 1 Документообеспечение специальных мероприятий

Логистика специальных мероприятий - это планирование, управление, оптимизация и контроль над процессами движения материальных, трудовых и информационных потоков в контексте организации специальных мероприятий.

Даже идеально сработанные составляющие, будучи неверно или непрофессионально связанные между собой, могут в итоге стать однозначно провальным проектом. Кроме того, существует огромное количество рисков именно в сфере логистики специальных мероприятий, от которых, так или иначе, зависит положительный результат усилий.

Суть управления различными потоками в рамках работ по проведению специального мероприятия - это скорее неизбежные переговоры (с подрядчиками, персоналом и так далее) и обязательный контроль, но в то же время именно наличие необходимой информации в правильно структурированном виде - это один из залогов успеха.

Что же касается теоретических моментов, связанных с логистикой специальных мероприятий, то следующий из них касается контроля процессов, причем здесь мы говорим не только непосредственно о самом контроле, но еще и о грамотном отслеживании ситуации сразу по нескольким направлениям. Если представить всю работу в рамках планирования и проведения эвента как некий чертеж, схему на бумаге, то мы получим несколько векторов, которые движутся, казалось бы, совершенно независимо друг от друга, но затем сходятся в одной точке, которая и является нашим специальным мероприятием.

Чтобы было понятно, о каких именно векторах идет речь, попробуем перечислить наиболее важные из них:

• техническое обеспечение специального мероприятия;

• взаимодействие с выступающими персонами;

• подготовка контента проекта;

• разработка и утверждение всего комплекса аудио, видео и графических материалов;

• производство и доставка в срок раздаточных материалов;

• работа с аудиторией проекта.

Таким образом, очень важной задачей в контексте логистики специальных мероприятий является отслеживание динамики каждого из упомянутых векторов и внесение корректировок, если того требуют обстоятельства. Кроме того, для адекватной оценки ситуации в разные моменты необходимо иметь некий набор критериев. К примеру, если подрядчик сообщает, что срок изготовления приглашений сдвигается на один день, то это приемлемо, а если на три дня, то это катастрофа и нужно срочно что-то делать, но, в целом, набор критериев очень индивидуален и зависит от множества факторов, в рамках которых готовится проект.

Оптимизация любого проекта состоит из минимизации усилий на его реализацию. Существует несколько основных моментов, позволяющих организовать мероприятие: площадка, техническое обеспечение, арт-контент, питание, безопасность, транспорт, общая логистика. На каждый такой процесс мы создаем check-list, в котором сформулированы все вопросы, с учетом сезонности, пожеланий артистов, питания, электричества и прочего. Нужно все учесть: и отдельную гримерку для артистов, и какой ее размер, и договор аренды на помещение. Такой check-list крайне важен в работе event-менеджера.

И здесь мы подходим к третьему моменту - к управлению процессами. На сегодняшний день существует достаточное число отработанных методик менеджмента проектов и управления процессами. Самый простой - это табличка Excel с указанием дат окончания тех или иных работ, однако с помощью такого подхода практически невозможно отслеживать взаимосвязи между различными процессами и различными этапами. Существуют более серьезные методики: например, диаграммы Gantt, суть которых, если максимально упростить, это представление проекта со всеми его процессами в виде очень удобной для чтения диаграммы, где каждый процесс отображен в виде полоски, длина которой зависит от продолжительности, плюс особым образом помечены связи между разными процессами, но это уже частности. Главное тут - четкое понимание, что от чего зависит и как один процесс может повлиять на другой.

Практика

Взаимодействие с подрядчиками важно буквально на каждом этапе проведения специального мероприятия. Самое главное - это четко прописанный свод правил, которому будут следовать как организаторы, так и все без исключения подрядчики. Здесь имеет значение не только и не столько описание каких-то штрафных санкций в случае невыполнения обязательств, сколько инструкции на случай непредвиденных обстоятельств. К примеру, если типография по каким-то причинам, от нее не зависящим, не успевает доставить раздаточные материалы к нам в офис за день до проекта, то она должна будет сделать то же самое в день эвента, но только доставка производится уже в то место, где мероприятие проводится (площадка для проведения).

Самые распространенные ошибки обычно связаны с транспортной логистикой. Для того чтобы их избежать, необходимо заранее прописать четкий маршрутный лист, иногда о чем-то договориться с ГИБДД. Кроме того, практически для каждого проекта будут актуальны следующие рекомендации по работе с подрядчиками:

• по каждой позиции, будь то аренда оборудования, кейтеринг, транспорт и так далее, нужно иметь, как минимум, 1-2 запасных варианта;

• всегда полезно составить полный список всех задействованных подрядчиков с указанием контактных лиц и раздать его каждому сотруднику компании, который принимают участие в организации нашего event-проекта;

• как показывает практика, выбор и дальнейший контроль подрядчиков становится более эффективным, если организатор эвента обращается за помощью в соответствующее event-агентство или event-компанию (если сам не является таковым, разумеется);

• заниматься поиском подрядчиков, обговаривать с ними детали проекта и заключать соглашения следует как можно раньше, чтобы избежать излишне сжатых сроков.

В логистике специальных мероприятий существует ряд серьезных ошибок. Первая из них - это отсутствие четкой документации. Вторая ошибка - это экономия на грамотных кадрах (здесь имеются в виду сценаристы, креаторы, артисты, технические специалисты).

Многие event-специалисты в один голос рекомендуют перед тем, как определять конкретных сотрудников на конкретные участки работ, вообще понять, что из себя эти участки представляют, и сколько человеческих ресурсов потребует каждый из них. Нагляднее всего это делать с помощью схем/диаграмм. Добавим, что сегодня существует огромное количество программного обеспечения (коммерческого и бесплатного), которое сильно упрощает подобные моменты.

Необходимые документы

•контакт-лист - документ, в котором указаны телефоны и имена всех организаторов/подрядчиков/артистов, пожарных, электриков, аварийных и прочих служб;

• time-лист - четко прописанные действия, соответствующее им время, ответственные лица;

• маршрутный лист - документ, где дана четкая разбивка по времени и прописан график движения автотранспорта, адреса всех точек и т.д.;

• трек-лист - документ, в котором прописано музыкальное сопровождение мероприятия с указанием номеров дисков и треков;

• инструкции персонала;

• "Лист первой помощи" - документ, где будут указаны схожие подрядчики, готовые молниеносно откликнуться".

Еще один важнейший практический момент, о котором обязательно следует помнить в контексте логистики специальных мероприятий, - это движение информации. Вообще, организация любого эвента - процесс динамичный, в рамках которого ситуация может сильно меняться в пределах нескольких десятков минут, и очень важно для компании-организатора, чтобы вся необходимая информация доходила до верного адресата в самые сжатые сроки.

Организатору важно, чтобы информация о том или ином изменении ситуации, во-первых, доходила до него, а, во-вторых, доходила максимально оперативно. Кроме того, это также актуально не только в контексте работы с подрядчиками или партнерами, но и в контексте взаимодействия сотрудников друг с другом.

Для проведения по-настоящему успешного, эффектного и эффективного специального мероприятия необходимо в достаточном объеме финансировать не только аренду оборудования, разработку фирменного стиля и тому подобное, но и логистику, ведь если сравнить специальное мероприятие, например, с красивыми часами, то грамотная логистика - это то, что заставляет эти часы правильно показывать время и не ломаться в самый неожиданный момент.