Тема 5. Event как проект: этапы, свойства, вехи, ограничения, риски. Вопрос 1 Понятие проекта. Эвент как проект.

На сегодняшний день одним из самых прогрессивных подходов к ведению бизнеса является управление проектами. Что же такое проект? Это работа по достижению уникальной цели за ограниченное время. То есть не бывает двух одинаковых проектов, например двух в точности одинаковых мероприятий или двух совершенно идентичных ресторанов. Кроме того, работа над проектом всегда ограничена по времени и ресурсам, важнейший из которых - деньги.

Проект - это ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств, и ресурсов и спецификой организации.

Характерные черты проекта:

• Направленность на получение конкретного результата.

• Ограниченность по времени и ресурсам.

• Целенаправленность (координированное выполнение взаимосвязанных действий).

• Все проекты в определенной степени неповторимы и уникальны.

Т.е. налицо все признаки эвента, мероприятия, уникального и целенаправленного события. Давайте поглубже окунемся в теорию управления проектами, постоянно держа в уме и примеряя на нее нашу основную тему – Мероприятие.

Одна из аксиом проектного менеджмента: за любой проект, независимо от его размеров, всегда отвечает один человек - менеджер проекта. Он в проекте Царь и Бог. Он, и только он, отвечает перед заказчиком за успех реализации проекта. А значит, и наделяется внутри проекта всей полнотой власти.

Что дает бизнесу применение проектного подхода? 

Во-первых, результаты работ становятся более предсказуемыми, так как при разработке проекта задается четкая цель и составляется календарный план, разбитый на этапы. На любой стадии, если возникнет необходимость, план можно откорректировать. Изначально выявляются риски, которые ставят под угрозу успех проекта, и заранее разрабатываются меры по их предотвращению.

Во-вторых, деятельность компании становится прозрачной, легко контролируемой и управляемой. Ведь о проекте всегда известно, в какой стадии он находится: каковы результаты, сколько ресурсов уже истрачено, и сколько их еще потребуется при сохранении нынешних тенденций.

И, в-третьих, повышается эффективность работы участников проекта, так как каждый напрямую заинтересован в его успехе.

Известно, что люди управляют проектами столько же лет, сколько существует человечество. Но почему же только во второй половине XX столетия управление проектами выделили в отдельную дисциплину и даже появилась новая профессия - менеджер проекта, т. е. особый руководитель, способный управлять проектом в любой сфере? Все дело в том, что бизнес к концу XX в. стал настолько сложным и непредсказуемым, что даже трехлетние планы стали называть долгосрочными. Эта ситуация особенно актуальна в современной России, на каком бы рынке вы здесь ни работали.

К концу XX в. стало очевидно, что у всех проектов - независимо от сферы реализации - есть много общего. Например, в каждом из них необходимо управлять:

• предметной областью проекта, т. е. собственно реализацией той цели, ради которой проект запущен; 

• сроками проекта, так как для его успеха важно всегда придерживаться календарного плана; 

• стоимостью - при планировании составляется бюджет, прогнозируются денежные потоки; 

• качеством - потребитель будет покупать только товар, удовлетворяющий его потребностям; 

• рисками, так как важно предусмотреть все угрозы,

• персоналом - от того, насколько эффективными будут действия команды проекта, во многом зависит его результат; 

• коммуникациями - в проекты вовлечено большое количество участников, зачастую территориально удаленных друг от друга. Важно поддерживать эффективный документооборот проекта; 

• контрактами - заключая договоры с поставщиками, обеспечить максимально выгодные для обеих сторон условия, свести риски к минимуму; 

• изменениями, так как редкий план проекта доходит до успешного завершения, не претерпев изменений. Их причины - как изменение внешних условий, в которых выполняется проект, так и возможные изменения целей проекта, доступности ресурсов, включая персонал, деньги и т. д.