4. Опис системи Optima-WorkFlow

4.1. Загальні відомості

Автоматизована система управління потоками робіт і організації конфіденційного документообігу OPTiMA-WorkFlow є інтегрованим апаратно-програмним рішенням, призначеним для автоматизації створення і обробки залучених в ділові процеси об'єктів, або їх електронних прототипів; для формування правил і опису способів обробки; для організації зберігання об'єктів обробки і забезпечення доступу до них користувачів з своїх робочих місць; для здійснення контролю над ходом виконання робіт над об'єктами і їх результатами.

Система базується на принципах відкритої архітектури і об'єктної інтеграції, що забезпечує можливість вбудовування і взаємодії з будь-якими іншими системами - сканування, розпізнавання тексту, друк, використання засобів електронної пошти і зв'язку факсиміле, і т.д.

Система використовує функціональність могутніх серверних продуктів сімейства MS BackOffice і кращих в своєму класі засобів кінцевого користувача MSOffice і може функціонувати як в локальних, так і корпоративних розподілених мережах. Взаємодія користувачів з системою може здійснюватися з робочих станцій, оснащених операційними системами MS Windows'9х або MS Windows NT Workstation.

4.2. Функціональні можливості

До складу системи входять декілька програмних модулів, які можуть бути встановлені на різні клієнтські станції або серверне обладнання в корпоративній мережі, залежно від методів організації процесів документообігу і створення робочих місць користувачів. Функціональність системи розподілена між цими програмними модулями.

4.2.1. Модуль "Адміністратор системи"

Програмний модуль "Адміністратор системи" є одним з компонентів комплексної системи автоматизації управління потоками робіт і організації конфіденційного документообігу. Цей модуль встановлюється на комп'ютерах, призначених для використання на робочих місцях співробітників, уповноважених проводити загальні настройки й управляти ресурсами системи.

Модуль має наступні функціональні можливості:

4.2.1.1. Загальносистемні настройки

Виконання і модифікація настройок системи для організації взаємодії її програмних модулів із сервером документів. Для установки системних настройок адміністратор повинен ввести (або змінити) ім'я серверу документів (наприклад, серверу MS Exchange), ім'я кореневої теки серверу документів для організації систематизованого сховища даних, залучених в документообіг, найменування службових тек для зберігання макетів звітів документів на контролі.

4.2.1.2. Адміністрування опису місць зберігання і обробки

Перегляд і модифікація опису організованих на сервері документів загальних тек - місць обробки і зберігання інформаційних об'єктів системи. Забезпечення засобів перевірки відповідності поточного стану загальних тек серверу документів з інформацією про них в системі автоматизації документообігу.

Крім того, для кожного з місць обробки і зберігання об'єктів забезпечується перегляд списку виконавців (користувачів системи), що мають права на доступ до нього, а також можливість зміни цього списку.

4.2.1.3. Адміністрування опису користувачів системи

Додавання нових користувачів до списку зареєстрованих користувачів системи на підприємстві, вилучення зі списку раніше введених, зміна їх паролів і прав, а також призначення ним прав доступу до місць зберігання і обробки інформаційних об'єктів системи.

До атрибутів користувачів системи віднесені:

• ПІБ користувача

• Реєстраційне ім'я (може бути вибрано з бюджетів MS Windows NT Server)

• Пароль для входу в систему

• Телефон

• Опис-коментар

• Е-Mail адреса

• Приписаний відкритий ключ системи криптування і т.д.

Для кращої візуалізації список виконавців забезпечується графічними позначеннями, який відображає рівень прав кожного з користувачів (виконавців) системи.

По рівню прав всі користувачі діляться на:

• простих користувачів системи документообігу, тобто тих, хто здійснює обробку документів, що вчинили в доступні користувачу місця зберігання;

• користувачів, яким дозволено виконувати функції зв'язані з урахуванням часу обробки документів і встановленням нормативних термінів на ці процеси;

• користувачів, яким можна контролювати (диспетчирувати) хід виконання технологічних процесів;

• користувачів, що мають повноваження створювати нові технологічні процеси, що виконуються по раніше сформованих маршрутних схемах;

• користувачів, уповноважених створювати нові і модифікувати раніше сформовані маршрутні технологічні схеми руху документів;

• адміністраторів системи і робочих груп і т.д.

Вибравши зі списку конкретного користувача, адміністратор має можливість змінити список місць обробки і зберігання документів, до яких тому будемо відкритий доступ. Якщо сховище, що додається, має вкладені (ієрархічно підлеглі) сховища, то забезпечується вибір з можливості додати тільки вибране сховище або і всі входять в нього. Таким же чином реалізований процес створення опису дозволених адресацій, що використовується для розсилки при вільній маршрутизації.

4.2.1.4. Служба генерації відкритих і особистих ключів шифрування

При виборі замовника, охочого використовувати в документообігу засоби криптографування і електронного підпису, на користь застосування "дружньої" спеціалізованої системи, наприклад PGP, система передбачає взаємодію з сервісом цих систем по генерації відкритих і особистих (секретних) ключів криптографування, створення відкритих і секретних ключових кілець, розподіл їх між територіями користувачами і встановлення відповідності між системним кодом користувача і ідентифікатором користувача відповідного відкритого ключа.

4.2.1.5. Ведення словників і картотек системи

Визначення номінації і взаємозв'язків словників, організація введення, модифікації і видалення набору приписаних до них значень, що використовуються при заповненні полів реєстраційних карток, ведення опису картотек реєстраційних карток на інформаційні об'єкти системи.

4.2.1.6. Генератор макетів реєстраційних карток

Графічний редактор, призначений для розробки виду реєстраційної картки, використовуваної для ідентифікації інформаційних об'єктів, визначення місця розміщення і опису містяться в ній полів, з вказівкою їх типів і способів визначення їх значень.

4.2.1.7. Інвентаризація і очищення сховищ

Режим дозволяє переглянути версії інформаційних об'єктів, що всі зберігаються, в системі. Адміністратору надається перелік всіх наявних маршрутних технологічних схем руху документів, розташований в лівій половині робочої області вікна. Права половина робочої області відображувала опис компонент вибраного в структурі документообігу елемента.

Так, при виборі якої-небудь маршрутної схеми в описі компонент з'являється список відповідних їй технологічних процесів, при виборі технологічного процесу - опис сховищ, в яких є документи, створені по цьому технологічному процесу і т.д.

З вибраною маршрутною схемою можуть бути проведені наступні операції:

• маршрутна схема може бути видалена;

• чорнові версії документів маршрутної схеми можуть бути видалені.

Перераховані операції можуть бути також застосовані до кожного з технологічних процесів, відповідних вибраній маршрутній схемі і відображували в описі компонент. Стандартними засобами адміністратор може "розвернути" вибрану маршрутну схему. В цьому випадку відкривається список відповідних їй технологічних процесів. Далі кожний технологічний процес може бути також "розгорнений", після чого з'являється список сховищ, де знаходяться інформаційні об'єкти, що відносяться до даного технологічного процесу. У свою чергу кожне місце зберігання може бути "розгорнене" для перегляду його вмісту (список документів в даному місці зберігання). Якщо ж вибраним в структурі документообігу є документ, то в описі компонент відображувалися його версії, що знаходяться в даному сховищі. З вибраним документом можна провести наступні операції:

• видалити;

• видалити чорнові версії;

• видалити всі версії;

• видалити всі чорнові версії.

Подібні операції можна здійснити на рівні конкретної версії об'єкта, на рівні документа, всього технологічного процесу і т.д., до рівня всієї маршрутної схеми.

4.2.1.8. Конкретизація зони вибору об'єктів

Для виключення з області перегляду структури документообігу елементів, що не представляють інтерес для адміністратора, система забезпечує засоби конкретизації зони вибору об'єктів. Вони ґрунтуються на пошукових запитах, що базуються на значеннях атрибутів реєстраційних карток або на механізмі призначених для користувача фільтрів.

4.2.1.9. Формування призначених для користувача фільтрів

Системою передбачаються засоби створення бібліотек призначених для користувача фільтрів, що набудовуються. Користувач (в даному випадку - Адміністратор) може створювати нові фільтри і додавати їх в бібліотеку. При створенні фільтра адміністратор повинен провести настройку його параметрів. Параметрами фільтра є:

• документ;

• технологічний процес;

• маршрутна схема;

• етап обробки;

• сховище;

• категорія документа:

• виконавець;

• дата;

• статус документа;

• реєстраційна картка документа.

4.2.1.10. Пошук об'єктів за їх атрибутами або атрибутами реєстраційних карток

Забезпечується механізм створення запиту на вибір реєстраційних карток за зразком (QBE), заснованим на переліку значень або інтервалів значень атрибутів (полів).

4.2.1.11. Формування бібліотеки зразків звітів

Системою передбачаються засоби створення бібліотек зразків звітів, розроблених за допомогою стандартних генераторів звітів. Користувач (в даному випадку - Адміністратор) може додавати в бібліотеку нові зразки звітів, встановлювати критерії включення даних в звіт і список параметрів для з настройки.