Тема 9. Документообіг на підприемстві
Цілі впровадження систем документообігу
Вимоги до систем документообігу
Порівняння сучасних систем документообігу
Опис системи Optima-WorkFlow
1. Цілі впровадження систем документообігу
Основною метою є створення на підприємстві повноцінної, розвиненої системи управління потоками робіт, зокрема - документообігу, механізмів для виконання технологічних процесів обробки документів, ланцюжків взаємопов'язаних робіт, а також для організації контролю і управління за цими процесами. Досягнення цієї мети має на увазі:
Забезпечення надійного зберігання всіх версій інформаційних об'єктів, залучених до технологічних процесів обробки, максимально зручна систематизація сховища відповідно до вимог підприємства, наприклад, за структурним, організаційним і тематичним принципом.
Організація служб копіювання - відновлення інформації, що зберігається, забезпечення її захисту від несанкціонованого доступу.
Формалізація ділових процесів обробки інформації, формування типових маршрутних технологічних схем для виконання цих процесів.
Визначення кола осіб, що залучаються до участі в ділових процесах обробки інформації, визначення рівнів їх повноважень і прав.
Автоматизація використання засобів криптографічного захисту і електронно-цифрового підпису, і забезпечення за рахунок цього підвищення рівня безпеки даних.
Автоматизація роботи користувача по обробці інформації в рамках етапу технологічного процесу в частині забезпечення доставки йому об'єкта обробки на робоче місце і розсилки оброблених версій об'єктів на подальші етапи маршрутної технологічної схеми.
Автоматизація функцій управління процесами обробки, за рахунок сповіщень користувачів про документи, що поступили на обробку, про закінчення нормативних термінів обробки, синхронізації робіт в рамках одного технологічного процесу і т.д. і т.п.
Створення всіх необхідних передумов для автоматизації конкретних видів робіт над інформаційними об'єктами на технологічному етапі, якось: сканування паперових документів і розпізнавання тексту, взаємодія зі службами факсимільний зв'язку, спеціалізованими архівними системами і т.д.
Автоматизація засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів рушення і обробки інформаційних об'єктів або виконання ланцюжка робіт за рахунок оперативного відображення поточного стану процесів, вказівки на роботи, що виконуються на конкретних етапах технології, на допущені відхилення від нормативних параметрів, перевизначити "критичних шляхів" в маршрутних схемах і обчислення вірогідного часу завершення процесів.
Автоматизація збору даних про результати виконання технологічних процесів і формування на їх основі аналітичних і статистичних склепінь.
Автоматизація процесів реєстрації документів за правилами діловодства, забезпечення механізмів анотування і збору резолюцій, доставки звітів про виконання доручень.
2. Вимоги до систем документообігу
Проблеми, що вирішуються при автоматизації діяльності компанії, завжди специфічні і багато в чому залежать від особливостей її бізнесу, інфраструктури, адміністративного устрою і багатьох інших чинників. До всіх систем автоматизації офісної діяльності висуваються наступні вимоги:
простота і гнучкість;
економія; відкритість;
надійність.
З усіх офісних задач можна виділити дві найбільш поширені: автоматизація комерційної діяльності і автоматизація документообігу. Не зважаючи на все розмаїття індивідуальних особливостей компаній, існує низка загальних вимог до кожної з них.
Так, до систем автоматизації комерційної діяльності, як правило, висуваються наступні вимоги:
забезпечення повного контролю за надходженням і продажем товару;
взаємодія з системою автоматизації бухгалтерського обліку;
розмежування доступу до інформації;
максимальна автоматизація операцій;
інтеграція з корпоративним WEB-сервером;
регулярне оновлення і підтримка системи фірмою-виробником.
До систем автоматизації документообігу висуваються вимоги такого роду:
наявність єдиного сховища документів;
наявність повнофункціональної маршрутизації та засобів проектування сценаріїв руху документів;
контроль виконання робіт і контроль виконання доручень;
розвинена система побудови звітів,
можливість отримання статистичних і аналітичних зведень;
робота в обчислювальних мережах.
Аналіз особливостей систем автоматизації офісної діяльності
Довгий час автоматизація здійснювалася через різного роду підсистеми АСУ з використанням баз даних (кадри, канцелярія, бухгалтерія, зарплата, контроль виконання і інш.) Але вони охоплювали лише 15-20% загального об'єму інформації, що циркулює в організації.
Потреби у електронній обробці документів задовольнялися за допомогою функціональних пакетів (редакторів тексту і електронних таблиць) і інтегрованих пакетів програм, наприклад Microsoft Office. Ці засоби виявилися недостатніми для управління величезними потоками паперових і електронних документів як всередині організації, так і поза нею. Загалом такому підходу бракувало комплексності в автоматизації діловодства і управління документообігом.
У наш час розвиток інформаційних технологій привів до появи методів і засобів, що забезпечують інтегровані рішення з автоматизації офісу, що дозволяють автоматизувати ручні операції та пошук документів, автоматично передавати і відстежувати переміщення документів і контролювати виконання доручень, пов'язаних з документами. З'явилися інформаційні системи автоматизації документообігу. Розглянемо концепцію їх побудови більш детально.
Будь-яка інформаційна система повинна бути тісно пов'язаною зі структурою організації. Таким чином можна забезпечити безпеку даних, розподілити повноваження користувачів. Сучасні організації це сукупність підрозділів, філіалів, відділів і офісів, що обмінюються між собою інформацією і виконують окремі частини спільної роботи. Основними фазами життя неструктурованої інформації в офісі є:
введення інформації в систему;
зберігання, навігація, пошук і фільтрація документів;
колективна робота з документами;
виведення інформації з системи.
Схему життєвого циклу подано на рис.1.
Введення інформації в систему
І
снують
різні способи введення інформації в
систему. Це передусім сканування
документів і збереження їх у вигляді
графічних зображень. Після сканування
і введення документа в систему його
графічне зображення "переводиться"
в текст, потім проводиться виправлення
помилок розпізнавання.
При масовому ручному введенні однотипних документів використовуються екранні форми, які забезпечують структуризацію документа через виділення його частин і представлення їх у вигляді полів редагування форми, що дозволяє спростити заповнення документів і виконати необхідні підрахунки. Така інформація може надходити в офіс шляхом імпорту файлів з магнітних носіїв або по телекомунікаціях (факси, повідомлення електронної пошти і т.п.). Введення інформації передбачає класифікацією документів через задавання атрибутів і ключових слів, анотування їх змісту. Для прискорення подальшого контекстного пошуку проводиться повнотекстове індексування документів.
Зберігання, навігація, пошук і фільтрація документів
Документи можуть зберігатися просто у файловій системі, і при цьому система каталогів є засобом групування і навігації в сховищі документів. У сучасних ОС типу Windows є можливість використання довгих імен каталогів і файлів, наприклад, назв папок і документів, а також є відповідні засоби пошуку файлів по їх параметрах.
Системи що використовують електронну пошту, можуть зберігати документи в поштових ящиках у вигляді поштових повідомлень з приєднаними до них файлами. Навігація в сховищі спрощується за допомогою вкладених папок особистого і колективного користування. Однак в таких системах пошук і фільтрація обмежені лише відбором і сортуванням документів по атрибутах в тексті поштових повідомлень.
Можуть організовуватися так звані бази документів. База документів може зберігати як однотипну так і різнотипну інформацію в одному файлі. Документи допускають внутрішню структуризацію на основі формулярів через виділення і додавання полів в документі.
Багато сучасних систем використовують у доповнення до файлової системи так звані бібліотеки документів, що містять базу даних карток документів з атрибутами і ключовими словами. Для логічного групування документів застосовуються папки.
Пошук і фільтрація документів проводиться по запитах на основі контекстного пошуку: по атрибутах, за ключовими словами і за повним змістом тексту на основі індексів. Механізм пошуку може бути чітким (в запиті не повинно бути орфографічних помилок, а в тексті документа - помилок розпізнавання) і нечіткий (не вимагає повної відповідності порівнюваних фраз із вмістом документів, крім того, виключає необхідність виправлення помилок після розпізнавання тексту).
Фірми-виробники реляційних СУБД пропонують інші схеми зберігання даних. Тексти документів зберігаються у символьних полях змінної довжини. Розширені засоби SQL-пошуку дозволяють формувати змішані запити для пошуку документів по атрибутах. Для зберігання довільної інформації можна використати поля бінарних об'єктів великої довжини BLOB. СУБД, розширені для пошуку і обробки такої інформації, утворюють універсальні сервери БД.
Також широко використовуються елементи WEB-технологій, наприклад гіпертекстові документи. Сховище інформації це сукупність гіпертекстових документів, розподілених по вузлах мережі Internet або в корпоративній мережі (Intranet). Кожен документ розміщується в окремому текстовому файлі розміченому за допомогою мови HTML. Структуризація документа здійснюється форматуванням, виділенням полів, створенням форм для діалогового заповнення документа і організацією внутрішніх гіпертекстових посилань. Навігація по сховищу гіпертекстових документів здійснюється за допомогою зовнішніх гіпертекстових посилань на документи, розташовані на різних вузлах мережі (WEB-серверах). Крім того, для визначення місцезнаходження документів використовується контекстний пошук. Для прискорення пошуку інформації в WEB застосовуються спеціальні програми-роботи, що сканують WEB-сервери та будують деяку подібність індексів.
Використання гіпертекстових документів дозволяє створити інформаційну інфраструктуру територіально розподіленої установи і спростити діалоговий інтерфейс користувача, що найбільш важливо при розробці інформаційних систем для керівників.
Колективна робота з документами
Організація і автоматизація в офісі колективної роботи з документами будуються на технологіях groupware і workflow.
Технологія groupware орієнтована на невеликі робочі групи, характеризується підтримкою виконання однієї колективної задачі і відсутністю структуризації в організації робіт. Підтримка обмежується забезпеченням колективного доступу до інформації за допомогою різних методів доступу: мережевого доступу до файлів і бази даних; локальної і глобальної електронної пошти (включаючи конференції і дискусії); термінального доступу, пересилки файлів і електронних дошок оголошень; перегляду і інтерпретації гіпертекстових документів.
При колективній роботі важливими є наявність блокування для вирішення конфліктів при спільному використанні ресурсів, санкціонування доступу за ідентифікаторами і паролями, захист інформації за допомогою прав доступу. Додатковий рівень безпеки підтримується шифруванням і електронними підписами. До систем побудованих за технологією groupware можна віднести наступні - Lotus Notes, Microsoft Office, Perfect Office.
Технології класу workflow застосовуються для автоматизації документообігу в середніх і великих офісах і для них є характерним підтримка багатокористувацької роботи з декількома задачами одночасно; чітка структуризація робіт за ролями і документами з контролем їх виконання. Слід відмітити наступні системи - Staffware, OPTIMA-WorkFlow, Action WorkFlow.
Порівняно з технологією groupware технологія workflow є більш сучасною. Буквальний переклад терміну "workflow" як "потік робіт" є безумовно коректним граматично, але майже ніяк не розкриває його зміст. Більш інформативним є визначення продуктів класу Workflow як програмних систем, що забезпечують повну або часткову координацію виконання виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають структуровані бізнес-процеси підприємства.
В основі технології Workflow лежать наступні поняття:
Об'єкт - інформаційний, матеріальний або фінансовий об'єкт, що використовується в бізнес-процесі (наприклад лист, обладнання, рахунок);
Подія - зовнішня (що не контролюється в рамках процесу) дія, що відбулася з об'єктом (наприклад отримання листа, поломка обладнання, зміна ставки податку);
Операція - елементарна дія, що виконується в рамках бізнес-процесу, що розглядається (наприклад підготовка листа, заміна обладнання, оплата рахунку);
Виконавець - посадова особа, відповідальна за виконання однієї або декількох операцій бізнес-процесу (наприклад менеджер, співробітник архіву, директор).
Взаємовідносини між базовими поняттями технології Workflow відображені на концептуальній інформаційній моделі, представленій на Рис. 2.
Рис. 2. Концептуальна інформаційна модель технології Workflow.
Діловий процес формалізується як сукупність станів і переходів, необхідних для опису взаємодії, як мінімум двох суб'єктів (наприклад співробітників підприємства) для досягнення виконання зазделегідь заданої умови. Окремим випадком такої взаємодії є звичайна пересилка документа із пункта в пункт.
Однією з реалізацій технології workflow є так звана "система графів", де кожний крок є вектором і відображає рух завдання, пов'язаного з документом, або просто пересування документа від одного суб'єкта до іншого. При цьому відповідальний за правильність функціонування схеми повинен враховувати всілякі непередбачені ситуації, які можуть виникнути на шляху руху документа.
Інший підхід базується на понятті "цикл", який є найменшим елементом у схемі взаємодії між двома довільними суб'єктами. При цьому система сама відслідковує замкненість процесу і, у разі помилки, вказує місце та некоректність з описом причини. Після цього генерація нового процесу не виконується.
Виведення інформації з системи
Виведення інформації здійснюють через друк документів, публікацію їх на WEB-серверах, в загальних поштових папках і електронних дошках оголошень або розсилку по телекомунікаціях