3.3.5. Замена содержания данных в таблице

В Access существует также команда «Заменить…», аналогичная команде «Найти…». Данная команда предназначена для замены содержания поля на содержание поля «Образец» в окне, представленном на рис. 3.31.

Рис. 3.31 Замена записей в Access

При щелчке по кнопке «Найти далее» компьютер находит первую запись таблицы, удовлетворяющей заданному образцу. Если ее нужно заменить, следует щелкнуть по кнопке «Заменить». Если необходимо заменить все записи таблицы, то пользуются кнопкой «Заменить все».

Задание 3.8

1. В таблице «Товары» измените данные полей «Поставщик» и «Данные о поставщике» в 10-й записи, заменив «Интротекс» на «Инфотур».

2. Сохраните изменения.

3.3.6. Сортировка данных

Чтобы произвести сортировку данных, нужно поместить курсор в поле, по значениям которого будет осуществлена сортировка, и выполнить один из следующих пунктов:

1. чтобы отсортировать записи в порядке возрастания, надо на панели инструментов щелкнуть по кнопке (Сортировка по возрастанию) или выбрать команду на вкладке главная Сортировка и фильтр \ Сортировка по возрастанию;

2. чтобы отсортировать записи в порядке убывания, нужно на панели инструментов щелкнуть по кнопке (Сортировка по убыванию) или выбрать команду на вкладке главная Сортировка и фильтр \ Сортировка по убыванию.

Задание 3.9

1. Отсортируйте все записи таблицы «Товары» по полю «Наименование товара» в порядке возрастания.

2. Сохраните изменения.

3.3.7. Изменение структуры таблицы

Основной проблемой при работе с таблицами является то, что, как правило, невозможно просматривать все поля записи одновременно. Для решения этой проблемы необходимо рационально разместить столбцы таблицы и подобрать для них необходимую ширину.

Перед размещением столбцов их нужно выделить.

Д ля выделения одного столбца надо щелкнуть в области его маркировки (рис. 3.32) в самом верху столбца. Выделенный столбец подсвечивается.

Рис. 3.32 Выделение столбца

Для выделения группы столбцов надо выделить сначала первый столбец и, удерживая клавишу Shift нажатой, – последний столбец из этой группы. Эти два столбца, а также все столбцы между ними окажутся подсвеченными, указывая на то, что выделена вся группа столбцов.

Чтобы переместить столбец таблицы, нужно выделить его и перетащить в необходимое место. При этом указатель несколько изменит свой вид: у его основания отобразится небольшой квадратик. При переносе нельзя отпускать кнопку «мыши» до тех пор, пока указатель не будет в том месте, куда требуется перетащить столбец. Перемещение нескольких столбцов происходит так же, как и единичного столбца, только перед этим все они должны быть выделены.

Иногда можно отобразить на экране все необходимые поля только путем уменьшения их ширины.

Проще всего изменить ширину столбца при помощи «мыши», для этого необходимо установить указатель «мыши» на правый край области маркировки. Указатель примет вид двунаправленной стрелки. Удерживая левую кнопку «мыши», можно перетащить границу столбца влево или вправо до получения желаемой ширины колонки таблицы.

И зменить ширину столбца можно, используя опции меню. Для этого нужно выделить столбец, а затем выбрать команду на вкладке главная Дополнительно \ Ширина поля, после чего на экране появится окно, изображенное на рис. 3.33.

Рис. 3.33 Команда «Дополнительно»

Иногда необходимо, чтобы ненужные в данный момент столбцы стали не видны. С этой целью следует выделить столбец или группу столбцов, затем выбрать команду на вкладке главная Дополнительно \ Скрыть поля – выделенные столбцы исчезнут.

Для отображения нужных столбцов надо выбрать команду на вкладке главная Дополнительно \ Отобразить поля, при этом на экран выводится окно, изображенное на рис. 3.34. Это окно содержит список всех полей в таблице с выключателем-флажком с левой стороны, который установлен против тех полей, которые выведены на экран в текущий момент. Можно щелкнуть выключателем, чтобы отобразить нужное поле на экране в таблице. После завершения работы необходимо щелкнуть по кнопке «Закрыть».

Для изменения стиля начертания и размера шрифта в таблице нужно выделить поле или запись таблицы, затем выбрать команду на вкладке главная Формат \ Форматирование текста \ Шрифт.

Рис. 3.34 Меню «Отобразить поля»

Высота строк в таблице устанавливается практически таким же способом, как и ширина столбцов. Указатель устанавливается на разделительную линию между двумя любыми записями таблицы, принимая при этом форму двунаправленной стрелки, затем с помощью «мыши» увеличивается или уменьшается высота строки, при этом изменяется высота всех строк. Изменить высоту строк можно и по-другому: выбрать команду на вкладке главная Записи \ Дополнительно \ Высота строки, после чего на экране появится окно, изображенное на рис. 3.35, в котором необходимо установить численное значение высоты строки.

Рис. 3.35 Высота строки

В Access существует несколько команд установки внешнего вида ячеек таблицы. Форматирование строк в таблице производиться с помощью меню «Форматирование текста» (Рис. 3.36), которое располагается справа на вкладке «Главная».

Рис. 3.36 Форматирование текста

С помощью кнопок, располагающихся в этом меню можно изменять цвет строк, цвет текста, делать заливку областей, выравнивать текст, изменять начертание текста, изменять его шрифт, размер и др.

Для более детального форматирования нужно выбрать команду на вкладке «Главная» Форматирование текста \ Формат таблицы (квадрат со стрелочкой в правом нижнем углу вкладки поля Форматирование текста), после чего на экране появится окно, как на рис. 3.37.

Рис. 3.37 Формат таблицы

Задание 3.10

1. Переместите столбец «Наименование товара» таким образом, чтобы в таблице он находился между столбцами «Наличие» и «Описание товара».

2. Установите ширину столбцов в таблице «По ширине данных».

3. Установите ширину следующих столбцов в символах:

№ п/п – 5;

Код товара – 6;

Наличие – 3;

Количество товара – 4.

4. Установите высоту строк в таблице равной 20 и измените ширину следующих столбцов:

Описание товара – 24,8;

Поставщик – 17,8;

Данные о поставщике – 35.

5. Сделайте скрытыми следующие столбцы:

Описание товара;

Данные о поставщике;

Код товара.

6. Установите в таблице: шрифт – полужирный курсив; цвет шрифта – малиновый; размер шрифта – 9.

7. Определите внешний вид ячеек таблицы, установив в окне (рис. 4.37) параметр «Оформление» в положение «приподнятое»;

8. Измените цвет текста на «Темно-синий», цвет фона на «Темно-голубой Фон 2», цвет строк на «Темно-бордовый 2», в столбце «Код товара» сделайте «Выравнивание по центру».

9. Все изменения в таблице сохраните.