2.8.2. Фильтрация базы данных. Создание подмножества

Иногда предпочтительнее работать с ограниченной группой записей в БД. Фильтр используется для того, чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи. Настраивая фильтр, вводят соответствующее условие фильтрации.

Выделите заголовки столбцов БД и выберите вкладку Данные/Фильтр. Excel создаст список условий фильтрации для каждого поля. Чтобы получить доступ к списку, щелкните по раскрывающей кнопке, которая появляется рядом с именем поля.

При использовании фильтра все записи, не входящие в подмножество, скрываются. Число обнаруженных записей и общее число записей в БД отображаются в строке состояния. Каждая запись сохраняет исходный номер строки. Номера отфильтрованных записей выделены синим цветом. Раскрывающая стрелка для условия фильтрации также имеет синий цвет, который означает, что это поле в настоящее время используется для фильтрации БД. Производить фильтрацию можно по нескольким полям. Чтобы вновь отобразить всю БД, выберите пункт Все в качестве критерия фильтра во всех полях. Для отключения фильтра снова выберите вкладку Данные щелкните по кнопке Фильтр.

Существуют ситуации, когда необходимо создать или распространить подмножество БД. Намного проще работать с БД меньшего размера, которая содержит только нужные записи. Для этого нужно скопировать отфильтрованную БД в буфер обмена и вставить ее в новое место любого рабочего листа, чтобы создать новую БД, содержащую только записи из отфильтрованного подмножества.

Задание 3.27

1. Составьте список российских марок бумаги, отсортируйте их по названиям. Для этого создайте список условий фильтрации и в поле «Произв-во» выберите условие Россия. Сортировку по названиям проведите в соответствии с п. 3 задания 3.26. Создайте на новом рабочем листе с именем Задание 3.27.1 базу данных из отфильтрованного подмножества.

2. Составьте список десяти наиболее дорогих марок бумаги, отсортируйте их по стоимости в порядке возрастания. Создайте на новом рабочем листе с именем Задание 3.27.2 базу данных из отфильтрованного подмножества.

3. Составьте список российских и финских марок бумаги, отсортируйте данные по производителям, по наименованию. Для этого в поле «Произв-во» выберите условие Россия и Финляндия. Создайте на новом рабочем листе с именем Задание 3.27.3 базу данных из отфильтрованного подмножества.

2.8.3. Подсчет промежуточных итогов

Можно вычислить промежуточные итоги на основе любого поля БД. Промежуточный итог – это не обязательно сумма. Он может представлять собой среднее значение, количество, минимум, максимум или другую статистическую величину. Прежде всего необходимо отсортировать БД по полю, на основе которого будут проводиться вычисления. Затем выбрать любую ячейку БД и задать команду Данные/Итоги – откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.

В поле «При каждом изменении в» укажите поле, по которому произведена сортировка БД. Если выбрать не отсортированное поле, получится масса промежуточных итогов (интересно, но бессмысленно). Выберите тип промежуточного итога из списка Операция. В списке Добавить итоги по отметьте все поля, по которым должны вычисляться промежуточные итоги. Можно подвести итоги по нескольким полям одновременно, но при этом должна использоваться одна и та же функция.

Установите флажок Заменить текущие итоги, если промежуточные итоги подсчитывались ранее и теперь надо заменить старый набор на новый. Если нужно, чтобы появились оба набора итогов (например, суммы и средние), снимите этот флажок. Установка флажка Итоги под данными позволяет подвести общие итоги под всей БД. После ввода информации щелкните по кнопке ОК для их добавления. Для удаления промежуточных итогов снова откройте диалоговое окно Промежуточные итоги и щелкните по кнопке Убрать все.

З адание 3.28

1. Рассчитайте среднее значение цены бумаги по производителям для базы данных, полученной в результате выполнения п. 3 задания 3.27. Для этого в диалоговом окне Промежуточные итоги в поле «При каждом изменении в» выберите Произв-во, в поле «Операция» – Среднее, в поле «Добавить итоги в» – 1 шт. и от 50 шт. Установите флажки в полях «Заменить текущие итоги» и «Итоги под данными», щелкните по кнопке ОК.

2. Рассчитайте количество значений наименований бумаги для общей базы данных. Для этого отсортируйте базу данных в соответствии с п. 2 задания 3.27 сначала по наименованию, затем по виду и в последнюю очередь по формату. В диалоговом окне Промежуточные итоги выберите соответствующие поля.