Лабораторна робота № Тема: Архівування документів

Мета: вміти архівувати документи

Короткі теоретичні відомості

Архіви призначені для компактного групування документів системи Євфрат і економії місця на жорсткому диску при зберіганні документів. Архіви є двох типів: із стисненням і без стиснення. Архів без стиснення просто об’єднує в одному каталозі всі файли, які помістили а архів документів. Це зручно, якщо файли відносяться до однієї теми, і розкидані по різних дисках і каталогах, але їх хотілося зберігати разом. Архіви із стисненням запаковують файли документів в архівний файл формату ZIP і економлять при цьому необхідний для їх збереження дисковий простір. Об’єктами системи Євфрат, до яких застосовується архівування є документи і папки/каталоги. При поміщенні в архів документа разом з ним архівуються файли, які належать до цього документа. При поміщенні в архів папки, архівуються всі документи і файли, які знаходяться в цій папці. При архіву ванні вихідні документи і папки по бажанню користувача можуть бути залишені в оригінальному вигляді на своїх вихідних місцях (в цьому випадку архів містить дублікати вихідних документів, і затрати на їх зберігання подвоюються), або знищенні (тоді архіви є єдиним місцем зберігання документів).

Выберите пункты меню Сервис, Мастер архивирования... или нажмите кнопку . Мастер архивирования запускает процедуру архивирования документов, в течение которой пользователю предстоит отвечать на вопросы и делать выбор желаемого варианта в последовательно открывающихся диалоговых окнах. Целью этой процедуры является облегчение работы с архивами, поскольку на каждом шаге дается подробное разъяснение смысла и вариантов выбора дальнейших действий.

Процедура архивирования осуществляется с помощью мастера в несколько этапов.

1). Выбор носителя для архива: жесткий диск, CD-ROM (т.е. система умеет работать с дисководом, осуществляющим запись на компакт-диски (CD-R)).

2). Выбор типа архива и способа архивирования. Архив может быть файловым или сжатым. Первый представляет собой директорию, в которой будут храниться помещаемые в архив файлы. Сжатие файлов при этом не применяется.

Сжатый архив представляет собой файл в формате Zip, в который помещаются со сжатием архивируемые файлы.

3). Выбор между новым или существующим архивом, в который будут помещаться документы.

Если нужно создать новый архив, то следует нажать переключатель «Создать новый архив», а если для добавления документов будет использоваться ранее созданный архив, то выбирается переключатель «Работа с уже существующим архивом».

4). Выбор пути до архива, его имени и комментария. Нажав кнопку «Задайте путь до архива», выберите директорию для файлового архива, или Zip-файла для сжатого архива. Если это новый, ранее не существовавший Zip-файл, то он будет создан.

В поле ввода «Имя архива» задайте имя архива. Это то имя, под которым архив будет зарегистрирован в системе Евфрат.

В поле ввода «Комментарий к архиву» можно вписать любой текст – обычно описание назначения и содержимого архива. Комментарий впоследствии можно прочесть в окне свойств архива.

5). Настройка архивации позволяет выбрать способ обращения с архивируемыми документами.

Чек-бокс «Удалять файлы, входящие в документ» дает возможность избавиться от оригиналов файлов документов, помещенных в архив. Если этот чек-бокс отмечен, то оригиналы будут уничтожены, и останутся только их копии в архиве. Если же нет, то будут сохраняться и оригиналы, и их архивные копии.

Чек-бокс «Удалять оригиналы архивируемых объектов» позволяет аналогичным образом поступить с самими архивируемыми объектами – документами и папками. Если он отмечен, то эти объекты будут удалены из системы Евфрат, и вместо них создадутся архивные документы и папки, а если нет, то в системе будут существовать и те, и другие (это никаким образом не сказывается на доступе к содержимому документов).

Рис. 3.17. Работа с архивами Евфрат

Чек-бокс «Для архивируемых объектов задать пароль» позволяет ограничить доступ к архивным документам. Если он отмечен, и в поле ввода «Пароль» задан пароль, то при любой попытке обращения к документу (просмотр, экспорт, распечатка, уничтожение) пользователь должен будет ввести правильный пароль, иначе в действии будет отказано. Изменить этот пароль впоследствии сможет только пользователь, знающий старый пароль.

6). Проверка настроек архивации подытоживает результат выбора в предыдущих окнах. В этом окне невозможно изменить настройки, здесь они показываются только для справки. Чтобы изменить их, следует с помощью кнопки Назад вернуться в то окно, где был сделан неудачный выбор.

7). Просмотр сведений о диске, на котором находится или будет создан архив: имя диска и метку тома, его полную емкость, размер свободного и занятого дискового пространства.

После задания всех настроек и нажатия кнопки «ОК» появляется окно работы с архивами (рис. 3.17). Это же окно возникает при выборе пунктов меню Сервис, Архивирование... В этом окне можно выбрать существующий или создать новый архив, и выбрать документы и папки для добавления в архив. Процедура добавления документов в архив очень похожа на добавление новых документов в систему Евфрат.