Міністерство освіти і науки України

Львівський інститут економіки і туризму

АВТОМАТИЗАЦІЯ ЗАВДАНЬ СФЕРИ ТУРИЗМУ

З ВИКОРИСТАННЯМ СИСТЕМИ "ПАРУС "

НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК

Львів 2013

Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів– Львів, ЛІЕТ. – 224 с.

Автори: Крук Н.Р., Коцьо О.Я .к.е.н. доц., Крап Н.П., Козій І.Я., Ладик С.Р. к.е.н., доц.,

Рецензенти: П.С. Березівський, Петро Степанович доктор економічних наук, професор, завідувач кафедри менеджменту організацій Львівського державного аграрного університету;

Б.Р.Ціж доктор технічних наук, професор, завідувач кафедризагально технічних дисциплін та контролю якості продукції Львівського національного університету ветеринарної медицини;

Н.О.Шпак доктор економічних наук, професор, завідувач кафедри менеджменту і міжнародного підприємництва Національного університету «Львівська політехніка»;

Т..В. Пасічник, кандидат фізико- математичних наук, доцент, завідувач кафедри інформаційнихтехнологій Львівського державного аграрного університету.

У посібнику висвітлені теоретичні та практичні питання застосування інформаційних технологій у туризмі на прикладі використання програмних продуктів корпорації Парус. Розглянуті практичні підходи до автоматизації робочого місця бухгалтера, касира, бармена, офіціанта, працівника рецепції готелю, працівника туристичної агенції, менеджера.

ЗМІСТ

Вступ 6

РОЗДІЛ 1. РОБОТА З СИСТЕМОЮ «ПАРУС – БУХГАЛТЕРІЯ» 10

1.1. Підготовка системи до роботи 12

1.2. Введення початкових залишків 16

1.3. Робота з касовими, платіжними та банківськими документами 22

1.3.1. Створення касових документів. 22

1.3.2.Створення банківських документів. Реєстрація господарських операцій по них. 27

1.4. Робота з вхідними податковими накладними, внутрішніми документами та господарськими операціями 29

1.4.1.Вхідні податкові накладні. Опрацювання в обліку. 29

1.4.2.Внутрішні документи. Опрацювання в обліку. 32

1.4.3 Робота з господарськими операціями 35

1.5. Облік основних засобів і об'єктів МНА 38

1.6. Реєстрація господарських операцій у валюті 41

1.7.1. Оборотна відомість руху товарно-матеріальних цінностей 43

1.7.2. Відомість розрахунків з дебіторами-кредиторами 44

1.7.3. Оборотна відомість руху засобів по рахунках 45

1.8. Робота з модулем "Торгівля і склад" 47

1.8.1. Створення прихідної накладної 47

1.9. Друк оборотного балансу і адміністрування 51

1.9.1. Друк оборотного балансу 51

1.9.2. Адміністрування 52

Питання для самоконтролю 53

Ситуаційні завдання 54

Тестові завдання 56

РОЗДІЛ 2. «РОБОТА З СИСТЕМОЮ ПАРУС МЕНЕДЖМЕНТ і МАРКЕТИНГ» 59

2.1.Формування бази даних 60

2.2. Довідкова система 60

2.3. Підготовка системи до роботи. Заповнення словників 63

2.3.2. Заповнення словника «Одиниці виміру» 64

2.3.3. Заповнення словника «Номенклатор товарів і послуг» 66

2.3.4. Заповнення словника «Співробітники» 70

2.3.5. Робота зі словником «Контактні особи» 73

2.4. «Журнал обліку робочого часу» 75

2.4.1. Внесення інформації . 75

2.4.2. Робота з інформацією. 78

2.5. «Клієнти і потенційні клієнти» 82

2.5.1. Ведення інформації 82

2.5.2. Робота з інформацією 88

2.5.3. Шаблони документів 90

Питання для самоконтролю 90

РОЗДІЛ 3 АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОТИ ТУРИСТИЧНИХ ФІРМ З ВИКОРИСТАННЯМ МОДУЛЯ «ПАРУС ТУРАГЕНТСТВО» 92

3.1. Вступ 92

3.2.Підготовка системи до роботи в програмі ПАРУС – Туристичне агентство 93

3.3. Робота із словниками 95

3.4. Реєстрація дисконтних карток 104

3.5. Реєстрація заявок 109

3.6. Формування даних про квитки 113

3.7. Формування даних про готелі 120

3.8. Підготовкадокументів 128

3.9. Реєстрація готелів 140

3.10. Реєстраціяквитків 143

Питання для самоконтролю 146

РОЗДІЛ 4. АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОТИ ГОТЕЛЬНИХ КОМПЛЕКСІВ З ВИКОРИСТАННЯМ МОДУЛЯ «ПАРУС- ГОТЕЛЬНЕГОСПОДАРСТВО» 149

4.1.ПІДГОТОВКАСИСТЕМИ ДО РОБОТИ 149

4.1.1.Створеннябазиданих 149

4.1.2. Заповнення словників системи 150

4.2. ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕРНОГО ФОНДУ 156

4.2.1. Словник «Зразки номерів» 156

4.2.2. Словник «Номерний фонд» 157

4.3. ДАНІ ПРО МІСЦЯ 159

4.3.1. Умови відображення стану номерів 159

4.3.2. Реєстрація операцій над номером 160

4.3.3. Операції з картками клієнтів 165

4.4. КАРТОТЕКА КЛІЄНТІВ 167

4.5. ЖУРНАЛ ЗАПИТАНЬ 169

4.6. ДАНІ ПРО ПУТІВКИ 171

4.6.1. Реєстрація путівки 171

4.6.2. Бронювання і поселення по путівках 172

4.7. ПОГОДИННЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ 174

4.8. ТЕЛЕФОННІ ПЕРЕГОВОРИ 177

4.9. ДИСКОНТНО-КЛУБНІ КАРТКИ 177

4.10. ПІДГОТОВКА ЗВІТНИХ ДОКУМЕНТІВ 178

Питання для самоконтролю 179

Завдання для самостійної та індивідуальної роботи 184

РОЗДІЛ 5. АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ ЗАКЛАДІВ ГРОМАДСЬКОГО ХАРЧУВАННЯ З ВИКОРИСТАННЯМ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ «ПАРУС-РЕСТОРАН» 186

Робоче місце офіціанта, бармена 186

Робоче місце касира 186

Робоче місце адміністратора зали 186

Робоче місце фахівця "back-офісу" 187

5.1.Підготовка системи до роботи 188

5.1.1.Створення бази даних 188

5.1.2. Заповнення словників системи 189

5.2. ВИВЧЕННЯ «BACK-OFFICE» СИСТЕМИ ПАРУС-Ресторан 195

5.2.1. Заповнення словника «Продукти харчування» 195

5.2.2. Створення калькуляційних карт 197

5.2.3. Створення типових меню. 200

5.3. ВИВЧЕННЯ “FRONT-OFFICE” І ДОДАТКОВИХ ФУНКЦІЙ “BACK-OFFICE” 203

5.3.1. Настроювання системи для роботи з клієнтами 203

5.3.2. Створення торгових точок (залів): 203

5.3.3. Реєстрація офіціантів на роботу в системіПАРУС-РЕСТОРАН 205

Завдання для самостійної роботи 214

Список використаних джерел. 217

Вступ

Однією з особливостей сучасного суспільства є швидкий темп розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, які проникають у всі сфери життя та діяльності людини. Не залишилась осторонь і сфера туризму.Однією з найбільш необхідних умов успішного функціонування туристичних підприємств є активне впровадження інформаційних технологій у їхню діяльність.

Прагнучи підвищити рівень якості своїх послуг, випередити конкурентів, привабити нових клієнтів, готелі, ресторани, туристичні фірми цілеспрямовано впроваджують інформаційно-комунікаційні технології у свою діяльність. Використання комп’ютерних мереж, інтернет-технологій, програмних продуктів для автоматизації бізнес-процесів готельно-ресторанного та туристичного бізнесу ‑ сьогодні не просто питання лідерства, а і виживання на ринку в найближчому майбутньому.

Це ставить високі вимоги до підготовки фахівців туристичної сфери та вимагає відповідних навчальних матеріалів.

Даний навчальний посібник містить п’ять розділів. У кожному розділі міститься детальний опис роботи з конкретним програмним продуктом корпорації Парус, який може використовуватися у сфері туризму.

Перший розділ містить детальну інформацію про модуль Парус-Бухгалтерія, який є невід’ємною складовою в автоматизації задач сфери туризму.

Парус-бухгалтерія - легкий, але в той же час повнофункціональний програмний продукт, що дозволяє автоматизувати бухгалтерський і податковий облік в організаціях малого і середнього бізнесу.

Система має наступний набір функцій :

• Бухгалтерський облік:

• облік банку і каси;

• облік основних засобів, МНА;

• облік господарських операцій;

• облік матеріальних цінностей;

• облік відрядних посвідчень і авансових звітів;

• формування оборотних відомостей різних типів :

• рухи засобів по рахунках;

• рух засобів по аналітичних рахунках;

• рух засобів в розрізі проводок;

• рух матеріальних цінностей;

• розрахунки з дебіторами-кредиторами;

Податковий облік:

• облік податкових накладних, що входять і витікаючих;

• реєстри отриманих, виданих податкових накладних;

• облік податкового кредиту і податкових зобов'язань, валових прибутків і валових витрат; Бухгалтерська звітність:

• усі звіти, регламентовані поточним законодавством і аналітична звітність; здача звітності у форматі .xml.

Також існує додаткова можливість інтеграції програмного продукту Парус-бухгалтерія з інформаційно-аналітичною системою за законодавством України Парус-консультант. З головного меню будь-якого розділу Парус-бухгалтерія, можна завантажити список усіх нормативних і законодавчих актів, а також консультацій і роз'яснень фахівців, що регламентують дії користувача в правовому полі України відносно того облікового регістра, з якого була викликана допомога.

Наступний розділ містить опис роботи з системою Парус Менеджмент і Маркетинг. Це інструмент автоматизації CRM-стратегії, який об'єднує в єдиний інформаційний простір взаємопов'язані бізнес-процеси основних підрозділів компанії по роботі з клієнтами (продажі, маркетинг, обслуговування). Ця система добре адаптується автоматизації задач туристичної індустрії.

Система дозволяє в комплексі з іншими модулями вирішувати управлінські завдання: бухгалтерського та податкового обліку, реалізації товарів і послуг, обліку складських запасів, нарахування заробітної плати, кадрового обліку та рекрутингу.

В розділі «Парус-Турагентство» описанояк оптимізувати роботутуристичних фірм -реєструвати заявки, які надходять від клієнтів по наданню туристичних послуг і продуктів туристичного ринку.

Модуль «Парус-Турагентство» дає можливість:

• вести деталізований облік параметрів клієнта (дисконти, бонусиі т.д.);

• реєструвати дані про туристичні та ділові поїздки;

• вести облік особистих даних персон (ПІП, паспортні дані, контакти);

• враховувати основні та додаткові параметриквитків на різні види транспорту;

• вести облік додаткових послуг(бронювання квитків, страхування, аренда транспортута інші.);

• здійснювати візову підтримку;

• вести облік розрахунків з клієнтами і туроператорами;

• формуватина основі заявок рахунків, договоріві платіжні документи;

• вести облікпредставлених скидок та отриманих націнок;

• відслідковуватиджерелаініціювання контактів;

• вестиоблікпараметрів в готелях;

• формувати звітиврозрізіінформації, внесеноїв систему.

Модульскладається з трьох функціональнихрозділів: «Заявки», «Готелі» і«Квитки». Модуль також включає в себе розділ«Словники», в якому міститься нормативна та довідкова інформація, необхідна для роботи з модулем(співробітники, контактні особи, організаціїтаматеріально-відповідальні особи, країни, містаіт.п.).

Четвертий розділ навчального посібника присвячений роботі з системою Парус Готель. Серед спеціалізованого програмного забезпечення у сфері готельного бізнесу на українському ринку пріоритетне місце займає програмний продукт "Парус – Готельне господарство", що дозволяє автоматизувати усі бізнес-процеси готельного комплексу. Система повнофункціонально працює як самостійний модуль, а також в комплексі з іншими модулями "Парус – Підприємства", такими як "Парус – Бухгалтерія", "Парус – Персонал", "Парус – Торгівля і склад", "Парус – Заробітна плата", "Парус – Менеджмент і маркетинг" та ін.. Тісні інформаційні зв’язки з модулем "Парус – Ресторан" дозволяють включити витрати на харчування в загальний рахунок з проживання в готелі.

Система може надавати інформацію про наявність вільних, зайнятих та заброньованих місць в готелі по мережі Internet. Для реєстрації точної інформації про телефонні переговори клієнтів програмний комплекс "Парус – Готельне господарство" може працювати спільно з білінговими системами реєстрації дзвінків.

Також програмний комплекс "Парус – Готельне господарство" надає можливість готувати та друкувати різноманітні звіти.

У п’ятому розділі описується робота в системі "Парус-ресторан", яка призначена для автоматизації закладів ресторанного бізнесу(ресторанів, кафе, барів, клубів). Функціональні можливості комплексунадзвичайно широкі – від повної автоматизації бізнес-процесів з обслуговування клієнтів, до ведення фінансово-господарського, податкового і складського обліку.

Зручний і простий графічний інтерфейс, що дозволяє працювати в комплексі з будь–якими типами сенсорних моніторів (Touchscreen) і КПК (Pocket PC), дозволяє автоматизувати робочі місця офіціантів, барменів, касирів, адміністраторів зали, бухгалтерів, власників закладів і керівників, тим самим підвищивши якість обслуговування клієнтів.

Автоматизація підприємств туристичного бізнесу програмними продуктами корпорації Парус – підвищує їх конкурентно-здатність на туристичному ринку.