Функції управлінських документів на різних стадіях їх життєвого циклу (див. Детальну інформацію про функції управл. Документів у підручнику Ларина)

Управлінські документи мають головну функцію: реалізація управлінського процесу, його документно-інформаційне забезпечення і загальні функції: інформаційна, комунікаційна, соціокультурна, правова, функція історичного джерела.

На різних стадіях побутування управлінських документів відбувається актуалізація тієї чи іншої функції.

В процесах оперативного управління (активна стадія) найбільшого значення набувають функції:

∞ інформаційна:

- фіксують і концентрують управлінську інформацію і формують інформаційне середовище

- надають інформації організаційну форму (основна форма організації інформації в управлінні – документ)

- є джерелом інформації і лежать в основі прийняття управлінських рішень

∞ комунікаційна

- передають управлінську інформацію

- забезпечують виконання функцій управління

∞ правова

- задокументована (фіксована) інформація набуває юридичної сили

На стадії архівного зберігання актуалізуються такі функції управлінських документів:

- соціокультурна,

- функція історичного жерела.

Відомий російський архівіст–теоретик В. Автократов зазначав: “Угасание оперативного значения сопровождается обретением документами признаков потенциального источника ретроспективной информации”.

Управлінські документи з ретроспективною управлінською інформацією не піддаються фактору старіння в розумінні обезцінення і використовуються для прийняття управлінських рішень. В. Автократов в теорії використання ретроспективної (архівної) інформації подає типологію ефектів:

– науково-історичний ефект

– технічний ефект

– управлінський ефект. Збирання, обробка інформації – необхідна умова прийняття управлінських рішень. Для цього залучають і оперативну інформацію, і ретроспективну інформацію.

Архівні документи як складова інформаційних ресурсів управління

Архівні документи є важливою складовою інформаційних ресурсів управління.

В архівознавстві є поняття ретроспективна документна інформація. Розвиваючи цей термін, введено до наукового обігу нове поняття палеогенна інформація (інформація створена в минулому).

Головна функція управлінських документів – реалізація управлінського процесу, його документно-інформаційне забезпечення – зберігається на різних стадіях життєвого циклу документів (на стадії оперативній і стадії архівній). Інші функції – інформаційна, комунікаційна, соціокультурна, правова. Функція історичного джерела – актуалізуються на різних стадіях. Наприклад, в процесах оперативного управління (активна стадія) найбільшого значення набувають функції: інформаційна, комунікаційна, правова.

На стадії архівного зберігання актуалізуються такі функції управлінських документів: соціокультурна, функція історичного жерела.

В. Автократов: “Угасание оперативного значения сопровождается обретением документами признаков потенциального источника ретроспективной информации”.

Управлінські документи з ретроспективною управлінською інформацією не піддаються фактору старіння в розумінні обезцінення і використовуються для прийняття управлінських рішень. В. Автократов в теорії використання ретроспективної (архівної) інформації подає типологію ефектів:

– науково-історичний ефект

– технічний ефект

– управлінський ефект. Збирання, обробка інформації – необхідна умова прийняття управлінських рішень. Для цього залучають і оперативну інформацію, і ретроспективну інформацію. Для прийняття управлінських дій за ретроспективною інформацією встановлюють:

- чим аргументувалися подібні управлінські дії?

- як організовувалося виконання прийнятих управлінських рішень?

- яким був кінцевий результат?

- якою була реакція соціального середовища на їх прийняття? – Негативний результат, отриманий від вивчення ретроспективної інформації свідчить про недоцільність здійснення управлінських дій.