Система управлінської документації як складова інформаційних ресурсів управління.

Система управлінської документації – сукупність взаємопов’язаних службових документів, що забезпечують виконання функцій управління (ДСТУ 2732:2004, 4.1.19, 4.1.21). Системоутворюючими факторами є:

* службові документи взаємопов’язані (належать до управлінської сфери і забезпечують виконання функцій управління; пов’язані спільною програмою документування; мають інформаційну єдність, яку надають ОРД)

* службові документи створені на єдиних засадах, визначених нормативними документами (Національні стандарти на уніфіковані системи документації; Примірна інструкція з діловодства…)

Система управлінської документації формується (створюється) в результаті виконання функцій управління і, разом з тим, вона забезпечує виконання функцій управління.

В кожній установі, організації створюються управлінські документи, що відображають різні сторони її діяльності:

- реалізація основних управлінських дій (планування, регулювання, контроль)

- забезпечення необхідними ресурсами (людські, фінансові, сировинні, матеріальні)

- основна/виробнича діяльність (торгівля, банківські послуги, транспортне обслуговування)

Управлінські документи:

- концентрують управлінську інформацію і формують інформаційне середовище

- надають інформації організаційну форму (основна форма організації інформації в управлінні – документ)

- фіксують і передають управлінську інформацію

- є джерелом інформації і лежать в основі прийняття управлінських рішень

- забезпечують виконання функцій управління

Отже, основне призначення управлінських документів – зафіксувати і передати інформацію, необхідну для здійснення управлінських функцій.

Система управлінської документації (СУД) за своєю інформаційною природою є універсальна і є важливою складовою інформаційної системи.

СУД включає міжгалузеві та галузеві документні системи.

Міжгалузеві документні системи включають: планову, фінансову, облікову, організаційно-розпорядчу документацію. ОРД забезпечують функцію організації:

□ і систем управління

□ і процесів управління. ОРД мають високу інформативність і багатоаспектність змісту. Ця документація “акумулює” найважливішу інформацію всієї управлінської сфери, інших документних систем, фіксує результати їх переробки і прийняття управлінських рішень. ОРД є підсистемою управлінської документації, а в широкому розумінні, за словами російського вченого В. Автократова “ОРД – надсистемная документация, обеспечивающая реализацию всех других функций управления”

Галузеві документі системи:

- торговельна

- з навчального процесу

- з архівної справи

- з соціального забезпечення

Необхідною умовою прийняття управлінських рішень – є використання документованої управлінської інформації. Управлінська інформація в установі – це інформація, що відбиває зміст управлінських дій.

Ефективність управління базується на створенні і споживанні інформації.

Особливості системи управлінської документації.

Управлінська документація – система документації, що забезпечує виконання функцій управління (ДСТУ 2732:2004, 4.1.21).

Характерними особливостями цієї системи є:

-СУД є важливою складовою інформаційної системи

- за інформаційною природою вона – універсальна і, відповідно, має суспільно-історичне значення

- великий обсяг (Державний класифікатор управлінської документації налічує 15 класів які об’єднують перелік назв уніфікованих форм документів)

- документи СУД мають стійку форму. Нормативи жорстко фіксують порядок створення, порядок розміщення реквізитів, порядок руху і обробки управлінських документів

- властивість СУД – постійно змінювати склад: йде постійне поповнення і вилучення документів шляхом проведення експертизи цінності документів

- складові СУД на різних стадіях життєвого циклу змінюють свої функції. На різних стадіях відбувається актуалізація тієї чи іншої функції. Наприклад, на стадії оперативного управління найбільшого значення набувають функції: інформаційна, комунікаційна, правова. В. Автократов: “Угасание оперативного значения сопровождается обретением документами признаков потенциального источника ретроспективной информации”.

- СУД притаманна інформаційна єдність, яку надають організаційно-розпорядчі документи

- Управлінські документи в системі мають ієрархію, закріплену класифікаційною схемою. Ідентифікація управлінських документів здійснюється через ієрархічну класифікацію (ДКУД)

- СУД забезпечує своєчасний і ефективний доступ до службових документів та їхній пошук.

- обсяг документів СУД потребує організації самих документів, так і організації інформації про документи:

– необхідність організації самих документів сприяло виробленню загальних принципів і підходів в організації документів в загальнодержавному масштабі на базі уніфікованих систем документації і загальносоюзного класифікатора техніко-економічної і соціальної інформації

– необхідність пошуку документної інформації сприяло створенню і функціонуванню довідкового апарату установ.