1. КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ – складова і функція управління

Якщо уявити модель процесу управління, вона має такі складові:

1) прийняття управлінського рішення

2) забезпечення управлінського рішення необхідними ресурсами (в тому числі й інформаційними)

3) здійснення контролю за прийняттям рішення

КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ є галуззю адміністративного управління створенням, зберіганням, користуванням документами організації протягом їх стадії оперативного функціонування. Отже КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ є складовою управління і інструментом ефективного управління.

Управління державою, галуззю народного господарства, підприємством з точки зору технології є процес:

– отримання

– обробки

– передачі інформації. Переважна частина інформації фіксується – це обов’язковий елемент управлінської діяльності. Носієм інформації, що фіксується є документ. Отже, документи крім фактів, подій фіксують і управлінські дії.

Система документування управлінських дій передбачає наявність норм і вимог до: - складання і оформлення документів

- порядку роботи з ними

Створені в процесі управління документи мають потребу в обробці і організації, для того щоб стати:

- упорядкованим інформаційним масивом (раціональна організація інформаційних ресурсів)

- інформаційною базою прийняття управлінських рішень

Задокументована інформація виступає в якості:

- об’єкта управління

- і опосередкованого через людину суб’єкту управління.

Вся управлінська діяльність тісно пов’язана з документами, оскільки для прийняття кожного управлінського рішення необхідна інформація з питання, що розглядається. Носієм інформації є документ (управлінський). {Управлінський (офіційний) документ – це документ створений організацією або посадовою особою і оформлений в установленому порядку}.

КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ є функцією управління, оскільки це:

- діяльність зі створення документів (документування). Жодне управлінське рішення, особливо на державному рівні не може бути прийнятим і реалізованим без закріплення в документах.

- організування роботи з документами (створення умов, що забезпечують рух, зберігання і пошук документів)

- інформаційне забезпечення управління. Основною вимогою для прийняття ефективного рішення або розуміння масштабів проблеми є наявність адекватної, точної інформації. Засобом отримання цієї інформації є комунікація – процес обміну інформацією. Інформація в процесі комунікації передається не лише для прийняття рішень, а й для того, щоб вони виконувалися.

Управлінська інформація як об’єкт і суб’єкт управління

Задокументована управлінська інформація може виступати в якості:

- об’єкта управління

Переважна частина управлінської інформації фіксується – це обов’язковий елемент управлінської діяльності. Жодне управлінське рішення, особливо на державному рівні не може бути прийнятим і реалізованим без закріплення в документах.

Носієм інформації, що фіксується є документ. Управлінська інформація документується, набуває форму документа, який відображає управлінські процеси. Отже, документи крім фактів, подій фіксують і управлінські дії.

Створені в процесі управління документи потребують обробки і організації, для того щоб стати:

- упорядкованим інформаційним масивом (раціональна організація інформаційних ресурсів)

- інформаційною базою прийняття управлінських рішень і опосередкованого через людину суб’єкту управління.

Основною вимогою для прийняття ефективного рішення або розуміння масштабів проблеми є наявність адекватної, точної інформації. Засобом отримання цієї інформації є комунікація – процес обміну інформацією. Інформація в процесі комунікації передається не лише для прийняття рішень, а й для того, щоб вони виконувалися.

Отже, загальновизнаною є найважливіша місія документа в управлінні – участь в оперативному управлінні (бере участь в управлінському процесі).

Загальнодержавне унормування керування документаційними процесами.

Якщо у 18–19 сторіччях унормування сфери документостворення і організування роботи з управлінськими документами було на рівні відомчому (окремі міністерства і відомства розробляли свої вимоги до документування і організування роботи з управлінськими документами), то наприкінці 1950-х – початку 1970-х рр. зроблена спроба загальнодержавного унормування ДЗУ.

Схвалена 1973 р. Єдина державна система діловодства (пізніше – Державна система документаційного забезпечення управління), яка ставила вузлові питання постановки діловодства на науковій основі, вказувала напрями вдосконалення роботи з управлінською документацією:

- уніфікація і стандартизація документів (в рамках ЕГСД розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації);

- раціональна організація документообігу;

- планування і організація праці діловодного персоналу;

- автоматизація і механізація управлінської праці.

Зараз діє система міжвідомчих нормативних актів, які регулюють сферу керування документаційними процесами: це Примірна інструкція з діловодства… 1997 р., Правила роботи архівних підрозділів…2001 р., Перелік типових документів…1997–1998 рр., національні стандарти на уніфіковані системи документації.

Наразі прийняття Закону про діловодство. Цей Закон встановить правові засади організації діловодства в Україні з метою визначення єдиних норм створення організаційно-розпорядчих документів та роботи зі службовими документами. Дія цього Закону поширюватиметься на створення організаційно-розпорядчих документів суб’єктів діловодства та на роботу зі службовими документами суб’єктів діловодства незалежно від форми власності. Порядок створення інших видів управлінських документів (банківських, фінансових, звітно-статистичних та ін.) встановлюють інші нормативно-правові акти.

Умови ефективного функціонування керування документацією.

Умовами ефективного функціонування КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ є:

І. Наявність законодавчо-нормативної бази КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

Існуюча законодавчо-нормативна база КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ “визнає” документовану інформацію як ресурс управління. Це визнання є умовою ефективності законодавчого регулювання сфери КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ.

Законодавчо-нормативну базу КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ складають:

* закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (Закони України “Про інформацію”, “Про державну таємницю”, “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, “Про електронні документи і електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”)

* нормативні акти, що мають міжвідомчий характер (Примірна інструкція з діловодства…, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян, Правила роботи архівних підрозділів…Перелік типових документів…, Державні стандарти, які закріплюють термінологію, класифікаційну схему управлінської документації, основні вимоги до оформлювання документів)

* відомчі нормативні акти (Інструкції з діловодства конкретних установ, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, відомчі (галузеві) переліки документів, наприклад, Національного банку України)

* законодавчо-нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство (наприклад, Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану, затверджені Мін’юстом; Закон “Про судоустрій” регламентує організацію діловодства в судах)

ІІ. Єдині методичні засади діяльності служб КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

Викладені в Примірній інструкції з діловодства… 1997 р.

ІІІ. Уніфікація і стандартизація документів

Уніфікація документів – це зменшення різноманітності документів за формою, правилами оформлення. У 1960-1970-х рр. на державному рівні розроблялися єдині вимоги до інформації, яка документувалася і створення уніфікованих систем документації.

Уніфіковані системи документації – це системи документації, у яких всі документи створено за однаковими правилами.

Стандартизація – це формування та впровадження як обов’язкової норми найбільш ефективних форм документів і правил оформлення документів, щоб забезпечити їх ефективне подальше застосування.

Отже, основне завдання уніфікації і стандартизації – удосконалення форм і змісту документів.