Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо:

1. Включить ПК.

2. В папке «Мои документы» создать папку с именем студента (правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать команду «Создать папку»).

3. Создать документ Microsoft Word с именем «Общий бланк документа».

4. Установить автоматический перенос слов (Сервис — Язык — Расстановка переносов -— Автоматическая расста­новка переносов — ОК).

5. Оформить согласно техническим требованиям к из­готовлению документов (приложение 1.7) созданный до­кумент.

6. Сохранить (Файл — Сохранить, подтвердить сохра­нение) документ.

7. Вывести документ на печать (Файл - Печать — ОК).

8. Закрыть документ (Файл — Закрыть).

9. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Назовите способы изготовления бланков.

2. Каковы основные части документов, их содержание.

3. На какие группы делятся реквизиты?

4. Какие реквизиты придают юридическую силу доку­менту

Приложения 1.1, 1.2.

Приложения 1.3, 1.4.

Приложение 1.5

Перечень реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30-2003

1. — Государственный герб РФ;

2. — Герб субъекта РФ;

3. — эмблема организации;

4. — код организации;

5. — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. — идентификационный номер налогоплательщика / код при­чины постановки на учет;

7. — код формы документа;

8. — наименование организации;

9. — справочные данные об организации;

10. — наименование вида документа;

11. — дата документа;

12—регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат;

16 — гриф утверждения; 17— резолюция;

18. — заголовок к тексту;

19. — отметка о контроле;

20. — текст документа;

21. — отметка о наличии приложения;

22. — подпись;

23. — гриф согласования документа;

24. — визы согласования документа;

25. — оттиск печати;

26. — отметка о заверении копии;

27. — отметка об исполнителе;

28. — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. — отметка о поступлении документа в организацию;

30. — идентификатор электронной копии документа.

Приложение 1.6

Правила оформления реквизитов, регламентированные ГОСТом Р 6.30-2003

Реквизит 01 (доп.) — на бланках с продольным расположени­ем реквизитов — в центре верхнего поля;

на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием орга­низации.

Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

Реквизит 02 (доп.) — как в первом случае.

Реквизит 03 (доп.) — согласно уставу предприятия.

Реквизит 04 (обязат.)— код организации в соответствии с ОКПО, включает в себя 8 знаков.

Код автора документа (физическое или юридическое лицо, со­здавшее документ) служит для быстрой передачи информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок при передаче длинных и сложно воспринимаемых назва­ний организаций.

Реквизит 05 (обязат.) — основной государственный регистра­ционный номер (ОРГН) — представляет собой 13-значный цифро­вой код.

ОРГН указывается на всех документах юридического лица на­ряду с его наименованием.

Реквизит 06 (обязат.) — ИНН/КПП его проставляют в соответ­ствии с документами, выданными налоговой инспекцией.

ИНН — код постановки на учет юридического лица, индивиду­ального предприятия, физического лица. Для предприятий— это 10-значный цифровой код, для физических лиц — 12-значный циф­ровой код.

В связи с особенностями учета вводится дополнительно код при­чины постановки на учет КПП — 9-значный цифровой код.

Реквизит 07 (обязат.) — код формы документа (ОКУД), в соот­ветствии с общероссийским классификатором, имеет 7-значный числовой код.

Реквизит 08 (обязат.) — наименование организации, являющей­ся автором документа. Этот реквизит предполагает также наименование вышестоящей организации. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии, полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном (справа или ниже). Наименование на иностранном языке воспроизводят, если оно закреплено в уставе, располагают ниже наименования на русском языке.

Реквизит 09 (доп) – справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, и др.). Группа цифр в номерах телефонов и факсов разделяется дефисом. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами Банка России. ГОСТ не ограни­чивает состав и объем, включаемые в справочные данные об организации.

Реквизит 10 (обязат.) — наименование вида документа, оно должно соответствовать уставным документам и видам документов, согласно УСОРД и ОКУД.

В письме наименование вида не указывается.

Название вида документа печатается большими буквами:

ПРИКАЗ, АКТ идр.

Реквизит 11 (обязат.) — дата документа, для протоколов -дата заседания. Если авторами документов являются несколько организаций, то дата пишется один раз. Оформляется арабскими цифрами: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя цифрами, разделенными точкой, год — четырьмя арабски ми цифрами:

01.08.2013

Допускается запись даты полностью буквенным — словесны способом: Двадцать первое марта две тысячи тринадцатого года.

При подготовке документа печатается только обозначение месяца и года, а день проставляется от руки.

Реквизит 12 (обязат.) — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих органи­зации через косую черту в порядке указания авторов документа,

Реквизит 13 (доп.) — ссылка на регистрационный номер и дату, на который дается ответ. Этот реквизит оформляется в письмах-ответах, ликвидируя выражение типа «На ваше письмо дается ответ».

Реквизит 14 (доп.) — место составления или издания докумен­та, если трудно определить по реквизитам место составления. Со­кращение г. (город) не употребляются при названиях «Москва» и «Санкт-Петербург».

Реквизит 15 (доп.) — адресат — указывает, кому предназначен документ. Располагается в центре листа документа, после 32 ударов от линии левого поля. От 4-го положения табулятора. При ад­ресовании документа должностному или физическому лицу — ини­циалы указывают перед фамилией.

Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном языке, а должность в дательном.

В состав реквизита входит при необходимости почтовый адрес, в соответствии с правилами услуг почтовой связи.

Реквизит 16 (доп.) — гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом, оба способа имеют одинаковую юриди­ческую силу.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа, после 40 ударов от линии левого поля, от 5-го по­ложения табулятора.

При утверждении документа должностным лицом гриф дол­жен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименова­ния должности лица, утверждающего документ, его подписи, ини­циалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении несколькими лицами подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, при­казом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕР­ЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО и т. д.).

Реквизит 17 (доп.) — резолюция— указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается тот, кто назван пер­вым в резолюции. Допускается написание резолюции на отдель­ном листе с указанием регистрационного номера и даты докумен­та. Пишется на свободном месте, от руки на подлиннике, между адресатом и текстом

Реквизит 18 (обязат.) — заголовок к тексту — должен раскры­вать содержание документа, должен быть очень кратким, точным, отвечать на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчерки­ваются, от левого поля листа, если заголовок превышает 150 зна­ков, допускается печатать от левого до правого поля листа через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку.

Реквизит 19 (обязат.) — отметка о контроле-—сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения. Обозна­чается буквой «К» или словом «Контроль».

Реквизит 20 (обязат.) — текст документа — должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.

Реквизит 21 (доп.) — отметка о наличии приложения — рас­полагается после текста, перед подписью документа, печатается про­писными буквами.

Реквизит 22 (обязат.) — подпись — в ее состав входит:

• наименование должностного лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

• при оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.

Реквизит 23 (доп.) — гриф согласования — состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовыва­ют документ (включая наименование организации), личной под­писи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласо­вания.

Согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, протоколом и другими документами. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их располагают вертикаль­ными рядами.

Реквизит 24 (обязат.) — виза согласования документа — указываето на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Согласование оформляется визой, включающей:

• подпись и должность визирующего документ;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу оформляют на от­дельном листе бумаги, подписывают и прилагают к документу. Отказ от визирования не допускается.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны после­днего листа подлинника. Если документ отправляется из организа­ции, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит 25 (доп.) — оттиск печати — заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати необ­ходимо располагать так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и первую букву его подписи. Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «М.П.». Место для печати может быть обозначено кругом. На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов.

Реквизит 26 (доп.) — отметка о заверении копии. Проставля­ется ниже реквизита «Подпись»:

• заверительная надпись «Верно»;

• должность лица, заверившего копию;

• личная подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

• дату заверения.

Реквизит 27 (доп.) — отметка об исполнителе — инициалы и фамилия исполнителя документа, номер его служебного телефона, располагают на лицевой или стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 (обязат.) — отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие данные:

• ссылку на дату документа, свидетельствующего о его исполнении

• слова «В дело»;

• - номер дела, в котором будет храниться документ.

Проставляется на первом листе документа, ниже отметки о( исполнителе, подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения.

Реквизит 29 (обязат.) — отметка о поступлении документа в организацию — содержит порядковый номер и дату поступления; документа (при необходимости — часы и минуты), может проставляться в виде штампа. Проставляется на первом листе входящей документа в нижнем правом углу.

Реквизит 30 (доп.) — идентификатор электронной копии документа — проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержит наименование файла на машинном носителе дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Нормативные данные не устанавливают требований к его оформлению.

Приложение 1.7 Технические требования к изготовлению документов

Развитие электронного документооборота и автоматизация де­лопроизводства предъявляют определенные требования к оформ­лению документации с использованием технических средств.

Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощ­ником.

При подготовке документов рекомендуется применять тексто­вой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times new Roman Cyr размером 14 через 1-2 интервала.

Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстроч­ных интервала. По ГОСТ 6.10.5 — 87 межстрочный интервал со­ставляет 4,25 мм, а шаг письма, т. е. размер печатного знака, — 2,6 мм.

Для документов А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строчку каждого абзаца текста следует печатать, отсту­пив на 5 знаков от границы левого поля (т. е. с «красной строки»).

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, пе­чатают через один межстрочный интервал. Составные части рек­визитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстроч­ными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом меж­ду инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место состав­ления или издания документа», а также ограничительные отметки Для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» б пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из следующих способов (см. п. 4.5 ГОСТ Р 6.30-2003):

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов);

• флаговым( каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны рас положения реквизитов).

При печатании документов используют восемь стандартных положений печатающего устройства:

0— от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложеня», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ ПРЕДЛАГАЮ;

1— после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2— после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3— после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4— после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5— после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения документа», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6— после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7— после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копи! с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием 1 его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого и пятого положения табулятора, а относящийся к ним текст —через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруют­ся второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стра­ница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.