18. Основні вимоги до інформаційного забезпечення (в контексті планування діяльності підприємства)

— повнота інформації — дані, якими вона представлена, повинні бути достатньою мірою деталізовані для того, щоб на їх основі можна було провести “повноцінний” факторний аналіз;

— оперативність одержання інформації — вона повинна бути “готовою для використання” за першою вимогою;

Примітка: Умовою оперативності інформації є скорочення часу між господарським фактом чи подією та відображенням його в облікових документах.

— порівнюваність інформації — формат інформаційних даних повинен забезпечувати їх співставимість (саме це дає можливість здійснювати обробку інформації, її аналіз та оцінювання (якість аналізу детермінується вірогідністю та достовірністю результатів оцінювання, що в свою чергу забезпечується співставимістю показників)).

Примітка: Категорії “співставимість” і “повна відповідність” не є тотожними.

— безперервність інформації — процеси управління і аналізу є неперервними;

— перспективність інформації — для аналізу та прийняття управлінських рішень необхідна не тільки ретроспективна, але й прогнозна інформація;

— адитивність інформації — можливість зведення до єдиного (узагальненого) показника певних показників діяльності різних структурних підрозділів підприємства, окремих підприємств та періодів. (Ця вимога є найбільш актуальною щодо витрат та результатів діяльності підприємства).

19. Внутрішньофірмове планування: основні методи, аспекти координації елементів процесу планування. Переваги і недоліки різних підходів інтерактивного аспекту планування

Організація процесу планування передбачає встановлення часових та просторових “точок”, до яких “прив’язуються” певні роботи зі складання, координації, затвердження планів, видавання планових завдань, контролю за виконанням планів конкретними керівниками. При цьому ефективність організації процесу планування забезпечується шляхом здійсненням наступних заходів:

— облік всіх об’єктів планування та контролю, відповідних заходів з планування, а також їх групування відповідно до структури системи планування;

— передача суб’єктам планування необхідних вихідних даних (контрольні цифри, прогнози стану зовнішнього середовища, результати аналізу діяльності підприємства), інструктивних матеріалів, нормативно-методичної документації з планування;

— встановлення графіка розробки розділів плану та їх координації, затвердження планів за прийнятою системою.

Основні методи внутрішньофірмового планування:

1. Синхронне планування — одночасне розроблення та координація всіх етапів і розділів плану, що забезпечує його оптимальність та досягнення максимального ефекту.

Це зумовлено тим, що всі планові рішення мають складні взаємозв’язки, і тому доцільно опрацьовувати їх паралельно. В результаті підвищується якість планів та скорочується час на їх розроблення;

2. Послідовне планування — планування при якому оптимізується не весь план, а часткове, але першочергове завдання. Інші аспекти і розділи плану розробляються послідовно, крок за кроком для забезпечення розв’язання основного завдання. Таке планування здійснюється без врахування зворотного впливу наступних рішень на попередні. Порівняно з синхронним плануванням послідовне використовується набагато частіше. Воно є основним в практиці планової роботи.

Оскільки всі дії та всі елементи процесу планування тісно пов’язані між собою, виникає необхідність їх координації, яка проводиться в трьох аспектах: часовому, функціональному та інтерактивному:

1. “Планування в часі”:

— послідовне планування в часі — розробка планів на окремі планові періоди здійснюється окремо і послідовно. При цьому результати (показники) планування попередніх періодів обов’язково враховуються при складанні планів на кожний наступний період;

— синхронне плануванні в часі — одночасна розробка плану на весь плановий період з розподілом його результатів за окремими періодами. Це однаковою мірою стосується розроблення річного плану для підрозділів підприємства з поквартальним його розподілом;

2. Функціональне планування. Полягає в охопленні плануванням ряду підрозділів і відділів у межах одного комплексного плану:

— функціонально-послідовне планування — поступова “ув’язка” планів підрозділів, що здійснюється за декілька координаційних повторень, для вибору кращого варіанта. Найчастіше таке планування починається з випускового цеху за умов технологічної спеціалізації виробничих підрозділів або з підрозділу, що є лімітуючим за виробничою потужністю (“вузьке місце”);

— функціонально-синхронне планування охоплює одразу всі підрозділи в межах загального плану з урахуванням їх взаємозв’язків. Це здійснюється централізовано одним відділом планування на основі формалізованої моделі з рядом технічних та економічних змінних, обмежень і критерію оптимальності. (Таке планування є досить складним, потребує широкої інформаційної бази, а тому використовується обмежено).

3. Ієрархічне планування. Передбачає різні підходи, різні схеми планування залежно від того, на якому організаційному рівні структури виникає базова ідея, де розглядаються плани та хто їх виконує. Даний вид планування здійснюється за однією з таких схем:

— планування “знизу-догори”: плановий відділ підприємства невеликий, інформація накопичується головним чином оперативними підрозділами, а цілі відділень, стратегії відділень, виробничі плани — все ініціюється оперативними підрозділами. Це децентралізований процес планування. (До прерогативи планового відділу належать тільки встановлення форм планових документів та координація планової діяльності оперативних підрозділів).

Примітки: 1. При плануванні “знизу-догори” план складається на нижчому рівні ієрархії. Однак це не означає, що ідеї висуваються (виробляються) будь-ким. Продукування “справжніх” стратегічних ідей можливе лише рівні ланки вищого керівництва підприємства;

2. Застосування цього методу є найбільш оптимальним для підприємств з спеціалізованими підрозділами, котрі виробляють закінчену продукцію на ринок (так звані “центри відповідальності та прибутку”);

— планування “згори-донизу”: базова інформація, завдання кожного підрозділу та ключові стратегії формуються на рівні вищого керівництва і є для оперативних підрозділів “головною лінією”. При цьому керівники оперативних підрозділів складають тактичні плани. Це класична централізована схема планування;

— інтерактивне планування (“комбінована схема”, “зустрічне планування”) — представляє собою щось середнє між двома описаними вище схемами. Ідеї продукуються і формуються в процесі взаємодії (інтерактивності) між вищим керівництвом, плановим відділом та оперативними підрозділами.

Примітки: 1. Інтерактивна схема поєднує (комбінує) позитивні сторони централізованої та децентралізованої схем;

2. Переваги і недоліки основних схем ієрархічного планування наведені в табл. 2.2.1;

3. Комбіноване планування може мати кілька варіантів залежно від рівня повноважень підрозділів. Але початковим етапом завжди є “рамковий” план підприємства з визначенням орієнтовних завдань на плановий період;

4. Процес планування вважається закінченим, коли на основі узагальнених планів оперативних підрозділів сформовано деталізований план діяльності підприємства, який відповідає установленим вимогам.