3.2 Поліпшення фінансового стану підприємства

Питання автоматизації бухгалтерського обліку, торгово-закупівельної діяльності, матеріально-технічного постачання і збуту не є чимось новим для нашого бізнесу. Більшість організацій в тій чи іншій мірі використовують призначені для цього різноманітні програмні продукти, однак, так зване'' управлінське ПО'' найчастіше носить поверхневий характер або взагалі не використовується на підприємстві, хоча наявність на підприємстві саме інтегрованої системи управління гарантує успішне ведення бізнесу, сприяє раціоналізації виробництва, надає можливість оперативного отримання виробничо-економічних даних, дозволяє з високим ступенем точності планувати і управляти виробничими процесами. Інакше кажучи, поряд з користю для своїх підлеглих від впровадження комплексної системи автоматизації, керівник теж повинен розраховувати на якусь користь безпосередньо і для самого себе.

Таким чином, керівники явно відчувають потребу у використанні сучасних інформаційних технологій, причому не тільки по відношенню до свого підприємства в цілому, але і для організації своєї власної роботи.

Сьогоднішній ринок ПЗ надає безліч програмних продуктів для автоматизації діяльності підприємства, однак здебільшого вони охоплюють тільки певні сегменти діяльності підприємства. Відбувається так звана "клаптева" автоматизація, коли окремі структури підприємства використовують всі переваги інформаційних технологій, в той час як інші ведуть облік по-старому. Така політика іноді виправдана, особливо в умовах нестачі коштів, однак все-таки найбільший ефект досягається саме при комплексній автоматизації. У цій області лідерами є західні розробники, такі як SAP AG, Baan, Oracle, IBA.

Програмний продукт R / 3 від SAP AG - це ефективний інструмент для менеджменту, основою якого є орієнтація на потребу в стратегічної інформації про виробничої ефективності випускається в умовах швидкої мінливості споживчого попиту. Актуалізація і оперативний збір інформаційних даних за допомогою системи R / 3 дозволяє повною мірою вирішувати питання по кваліфікованій підтримці менеджменту. Система SAP R / 3 являє собою набір модулів програмного забезпечення в архітектурі клієнт-сервер, які підтримують широкий спектр процесів, що дозволяють з'єднати на підприємстві виробництво, збут, бухгалтерський облік та облік витрат в одне ціле, сприяє раціоналізації виробництва, надає можливість оперативного отримання виробничо- економічних даних і дозволяє точно планувати і управляти всіма адміністративно-господарськими операціями [6].

За сферою застосування R / 3 підрозділяється на наступні системи:

- Фінанси (Fl);

- Фінансовий менеджмент (TR);

- Контролінг (СО);

- Контролінг підприємства (ЄС);

- Управління інвестиціями (IM);

- Планування і управління виробництвом (РР);

- Управління матеріальними потоками (ММ);

- Технічне обслуговування і ремонт обладнання (РМ);

- Управління якістю (QM);

- Збут (SD);

- Управління персоналом (HR).

Максимальну користь може принести тільки застосування всіх модулів, що забезпечують прямий обмін даними між усіма сферами та учасниками підприємства [6]. Корпорація BAAN пропонує систему BAANIV, яку легко адаптувати до будь-якого користувача інтерфейсу при вирішенні управлінських завдань. Доступ до бази даних системи BAANIVвозможен з будь-яких додатків. Імпорт і експорт даних здійснює'' BAANIV-Обмін'' (BAANIVExchange). Цей модуль перетворює дані в формат BAANIV і назад. Відкрита архітектура системи дозволяє легко і швидко настроювати систему відповідно з конкретними вимогами замовника. Замовник сам визначає режим роботи системи BAANIV на своєму підприємстві. Він може задати різні варіанти конфігурації'' клієнт-сервер'' [7].

Так само система BAANIV надає своїм користувачам єдиний для всіх пакетів для користувача інтерфейс. Найголовніше в системі - її гнучкість і функціональне наповнення.

Склад базової системи BAANIV:

- Програмні інструментальні засоби;

- Виробництво;

- Збут, постачання, склади;

- Сервіс;

- Фінанси;

- Транспорт;

- Проект;

- Організатор;

Порівняно недавно на білоруському ринку з'явилися готові програмні рішення OracleApplications від Oracle, в якому теж передбачено робоче місце керівника під назвою'' OracleFinancialAnalyzer''. Oracle Applications Services (OAS) являє собою інтегрований комплекс переднастроєних сховища фінансових даних і ряду додатків, призначений для підтримки прийняття управлінських рішень на підприємстві.

Використання OAS дозволяє підприємствам кардинально поліпшити систему вимірювання ефективності (підрозділів організації, фінансових продуктів, клієнтів), а також процеси управління ризиками, бюджетування та планування. Крім цього існує більш ніж 35 інтегрованих програм, в які входять:

- Програми для управління фінансами;

- Програми для управління матеріальними потоками;

- Програми для управління виробництвом;

- Програми для управління проектами;

- Програми для управління персоналом;

програми для управління маркетингом.

Головною особливістю цієї системи є глобалізація, так як дані програмні модулі призначені для автоматизації всіх аспектів діяльності підприємства [8].

Компанія IBA пропонує цілий набір додатків, реалізованих на платформі LotusNotes, які можуть скласти основу корпоративної системи будь-якого підприємства з можливістю подальшого розвитку та розширення.

Система Lotus Notes являє собою платформу виду "клієнт-сервер", що служить для розробки та розміщення прикладних програм (додатків) групового забезпечення. Система Lotus Notes дозволяє користувачам отримувати, відстежувати, спільно використовувати і створювати інформацію раніше недоступними для них способами навіть у тих випадках, коли ці користувачі підключаються до мережі нерегулярно. Система Notes дозволяє користувачам (або клієнтам) через локальну мережу (LAN-мережа) або з використанням ліній зовнішнього зв'язку отримувати надійний доступ до документа, що зберігається в пам'яті комп'ютера колективного користування (або Notes-сервера) [9].

Додатки IBA, реалізовані на платформі Lotus Notes, поділяються на такі категорії універсальних програм, залежних додатків.

Універсальні додатки, які можуть функціонувати або автономно, або як елементи корпоративної системи включають:

- Облік кадрів;

- Діловодство;

- Договори;

- Система менеджменту якості'' IBA-ISO9000''.

Зовсім додатки, які або виступають як'' надбудова'' для існуючих універсальних додатків, або обов'язково використовують набори даних, що містяться в базах універсальних програм, містять:

- Відрядження;

- Заявки на оснащення;

- Обладнання;

- Обслуговування ПЕОМ;

- Заявки на автотранспорт;

- Навчання.

Система управління фінансово-господарською діяльністю підприємства на базі програмної платформи БОС-Корпорація розроблена як базова для автоматизації середніх і великих підприємств, в тому числі з холдинговою структурою. Система реалізована в структурі "клієнт-сервер" з використанням СУБД Oracle.

Основним результатом впровадження рішення є створення єдиної корпоративної системи управління інформацією для керівництва підприємства, яка дозволяє реалізувати ефективні алгоритми прийняття управлінських рішень на різних рівнях ієрархії та оптимізувати існуючі системи збору, обробки та аналізу фінансової та управлінської звітності [10].

У системі підтримується 4 основних контуру обліку. Облік всередині контурів побудований на одних і тих же первинних документах, що забезпечує цілісність і повноту даних: зміна первинних документів тягне за собою зміни у всіх чотирьох контурах обліку:

- Бухгалтерський облік ("Фінанси");

- Матеріальний облік ("Логістика");

- Управлінський облік;

- Податковий облік.

Система програм «1С: Підприємство» призначена для вирішення широкого спектру завдань автоматизації обліку та управління, що стоять перед динамічно розвиваються сучасними підприємствами. «1С: Підприємство» являє собою систему прикладних рішень, побудованих за єдиними принципами і на єдиній технологічній платформі. Керівник може вибрати рішення, яке відповідає актуальним потребам підприємства і буде надалі розвиватися в міру зростання підприємства або розширення завдань автоматизації [11].

Система 1С: Підприємство складається з компонентів:

- Бухгалтерський облік;

- Облік витрат, виробництво;

- Управління фінансами;

- Управління персоналом;

- Стикування з банківськими програмами.

Враховуючи різнобічні потреби підприємств малого і середнього ринку, компанія "Інтелект-Сервіс" пропонує і розвиває програми БЕСТ-5, БЕСТ-ПРО.

Інформаційна система управління підприємством БЕСТ-5 розрахована на управління підприємствами або групами підприємств різних сфер діяльності. "БЕСТ-5" - це не просто програма, це - інформаційна середу управління всією діяльністю сучасної компанії. "БЕСТ-5" дає можливість інтеграції системи управління з наявними у Вас аналітичними, правовими та іншими програмами. Це комплексна система управління підприємством [12].

"БЕСТ-5" складається з декількох груп підсистем:

- Фінанси (підсистеми для ведення спільного бухгалтерського та податкового обліку, а також оперативного обліку грошових коштів, розрахунків за зобов'язаннями та довготривалих активів);

- Логістика (підсистеми для обліку товарно-матеріальних запасів, включаючи, власне сировину, матеріали, товари і готову продукцію, сюди ж відносяться підсистема управління закупівлями товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг, а також управління продажами товарів і продукції);

- Персонал (підсистеми для ведення кадрового обліку та розрахунків по заробітній платі);

- Контролінг (підсистема для ведення управлінського обліку, бюджетування та управлінського аналізу даних). Система управління підприємством "БЕСТ-ПРО" розрахована на управління виробничими і торговими підприємствами, бюджетними структурами, організаціями сфери послуг з локальною мережею, що об'єднує до 100-150 комп'ютерів. Система допоможе повністю контролювати всі ресурси підприємства, оптимізувати структуру витрат, виявити джерела додаткового прибутку і приймати обгрунтовані управлінські рішення [12].

Можливості системи'' БЕСТ-ПРО'':

- Бухгалтерський облік;

- Облік грошових коштів

- Управління запасами;

- Управління закупівлями і продажами;

- Облік договорів;

- Облік взаєморозрахунків;

- Підготовка виробництва;

- Планування виробництва;

- Облік виробництва;

- Калькуляція витрат і собівартості;

- Управління автотранспортом;

- Облік кадрів і заробітної плати;

- Бюджетне планування і контроль;

- Податковий облік.

- Підготовка виробництва;

- Планування виробництва;

- Облік виробництва.

Корпоративна інформаційна система (КІС) ОНІКС від'' Atlas'' призначена для великих підприємств. Основним принципом побудови системи є використання єдиного інформаційного простору. При цьому, кожна госпрозрахункова одиниця підприємства має доступ тільки до "своїх" даним і даним, які відкриті для загального користування.

Корпоративна інформаційна система вирішує наступні завдання:

- Автоматизація основних господарських функцій на всіх рівнях управління підприємством;

- Збір та обробка інформації про господарську діяльність підпорядкованих підрозділів (відділів), що входять до складу підприємства, на підставі якої можуть прийматися оперативні рішення з управління як окремої одиниці, так і всього підприємства в цілому, і плануватися довгострокові бізнес-процеси [13].

До складу ОНІКС входять наступні автоматизовані підсистеми:

- Бухоблік (багатоплановий);

- Планування та контроль виконання бюджету підприємства;

- Ведення договорів;

- Облік товарно-матеріальних цінностей;

- Облік і ведення фінансово-розрахункових операцій;

- Облік кадрів і штатний розклад;

- Документообіг.

Система'' ТЕТРА'' може експлуатуватися в мережевому режимі. Вона включає в себе такі функції:

- Облік товарно-матеріальних цінностей;

- Зарплата;

- Каса;

- Основні засоби;

- Баланс;

- Облік МБП;

- Кадри (в т.ч. персоніфікований облік);

- Адміністрування.

Ця система дуже проста і легка для навчання. Однак цей продукт не дозволяє зв'язати дані в єдину базу.

Однією з небагатьох вітчизняних розробок, яка може зрівнятися із західними продуктами, є система управління підприємством "Галактика".

"Галактика" охоплює майже всі сфери діяльності підприємства, і ця комплексність, здатність контролювати всі процеси від закупівлі сировини до продажу готової продукції та доставки її споживачеві є її головною конкурентною перевагою.

Завдання, на вирішення яких орієнтований комплекс "Галактика", умовно виділені в чотири функціональних контуру:

- Бухгалтерського обліку;

- Оперативного управління;

- Адміністративного управління;

- Управління виробництвом.

Кожен контур включає в себе кілька модулів, які вирішують свої специфічні завдання.

При цьому модульність побудови "Галактики" допускає як ізольоване використання окремих компонентів системи, так і їх довільні комбінації, що диктуються виробничо-економічною необхідністю [14].

Ще однією вітчизняною розробкою є комплекс програм "Ветразь", який являє собою сукупність функціональних програмних модулів, які залежно від потреб замовника можуть працювати як в комплексі, так і окремо:

- Програма "Зведений синтетичний і аналітичний облік" (призначена для повної комплексної автоматизації бухгалтерського обліку і проведення часткового аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства);

- Програма "Облік розрахунків" (призначена для ведення обліку розрахунків з контрагентами в розрізі документів, аналізу дебіторської / кредиторської заборгованості, залишків передоплати по клієнтам, відстеження незакритих (прострочених) договорів, ведення фінансового плану (графіка майбутніх доходів і витрат) підприємства);

- Програма "Консолідований баланс і межофісний обмін" (призначена для отримання єдиного балансу, звітів, податків підприємства корпоративного типу. Ця підсистема дозволяє в будь-який момент часу незалежно від звітного місяця на підприємствах дані змінювати і перераховувати консолідовані дані);

- Програма "Паралельний облік і міжнародний стандарт" (передбачає режим паралельного ведення бухгалтерського обліку в міжнародних стандартах (IAS)) [15].

Зовсім недавно'' БелХард'' представив на ринку свою систему автоматизованого управління підприємством'' АРХІПЕЛАГ''. Це, мабуть єдина система, яка може зрівнятися за конкурентним перевагам зі знаменитою'' Галактикою''. "АРХІПЕЛАГ" має модульну структуру. Вона складається з різних взаємопов'язаних функціональних модулів. Кожен модуль - це закінчена завдання з певним функціоналом, наприклад: "Зарплата", "Склад", "Виробництво", "Основні фонди", "Кадри", "Документообіг", "Юридичний відділ" і т.д. На сьогодні їх в системі більше 20. Будь модуль системи являє собою закінчене рішення і може працювати автономно.

Кожна з перерахованих вище ІС забезпечує бухгалтерський облік (у тому числі: облік коштів, облік товарно-матеріальних цінностей, калькуляцію витрат і собівартість, облік майна підприємства, а так само податковий облік). Однак при цьому дані системи не містять таких компонентів, як управління маркетингом, управління інвестиціями і керування якістю.

Таблиця 2 підсумовує відмітні особливості кожної інформаційної системи.

Таким чином, з одного боку, практично будь-яка КІС має в собі потенційні можливості для автоматизації управлінської діяльності, з іншого - ці можливості, знову ж таки не зовсім конкретизовані. У реальному житті це повторює відому класичну ситуацію взаємин програміста і замовника - "скажіть, що вам потрібно, і ми це зробимо".

Одним з найважливіших напрямків розвитку оцінки фінансового підприємства стану є його автоматизація. Найважливішим практичним наслідком комплексної автоматизації аналізу фінансового стану підприємства є скорочення тимчасових витрат, і, що найважливіше, автоматизація дає змогу аналітику концентрувати свій час і зусилля не на виконанні рутинних розрахункових процедур, а на вдосконалення методики аналізу, постійне поліпшення його якості. [58]

Основна вимога до автоматизації оцінки фінансового стану підприємства, представлене в найбільш загальному вигляді, могло б виглядати так: програмний комплекс повинен відповідати завданням конкретного банку і фактично являти собою його модель.

Автоматизація оцінки фінансового стану підприємства технологічно реалізується в певних програмах, які умовно можна розділити на:

• спеціалізовані;

• програми загального призначення (Excel).

• Спеціалізоване програмне забезпечення буде розглянуто на прикладі аналітичного програмного комплексу «Нострадамус»

• Аналітичний програмний комплекс (АПК) «Нострадамус» представляє собою інструментальну систему класу OLAP (оперативної аналітичної обробки) і містить розширюваний набір прикладних решеній (реалізованих методик) для ефективного управління аналізу фінансового стану підприємства. Прикладні рішення АПК «Нострадамус» допомагають управляти бізнес-процесами підприємства і призначені, в першу чергу, для вищої та середньої керівництва, аналізу, планування. Крім того, реалізовані прикладні рішення, що дозволяють отримувати як стандартну, так і будь-яку спеціалізовану звітність підприємства. [59]

АПК «Нострадамус» складається з ядра і прикладних рішень.

Ядро включає в себе:

• Сховище даних c налаштованим модулем завантаження даних з різних джерел і компонентами адміністрування комплексу;

• Система показників, що дозволяє забезпечити простий доступ до даних різної структури і розрахунок формульних методик;

• Генератор звітів з можливостями аналізу «що-якщо», занурення в дані, Збереження звітів в архів і побудови графіків;

• Модуль багатовимірного аналізу (OLAP), що дозволяє аналізувати дані в різних інформаційних розрізах;

• Модельні таблиці, що дозволяють будувати фінансові моделі для побудови прогнозів і планів, а також для проведення аналізу «що-якщо».

В даний час в рамках комплексу реалізовані наступні прикладні рішення:

• Підготовка звітності підприємства;

• Аналіз фінансового стану підприємства;

• Аналіз балансів підприємств;

• Бюджетування;

• Казначейство.

• Аналіз клієнтської бази.

Прикладні рішення АПК «Нострадамус» використовують потужний інструментарій ядра, що дозволяє швидко реалізовувати нові методики або адаптувати існуючі в відповідно до вимог кожного підприємства.

При проектуванні АПК «Нострадамус» використовувалися найбільш ефективні технологічні принципи побудови корпоративних аналітичних систем.

Технологія сховищ даних (data warehouse) покладена в основу роботи системи. Інформація збирається в єдину базу даних, систематизується і приводиться до єдиного формату. Після цього вона доступна для аналізу та перегляду. Дана технологія особливо актуальна в підприємствах, які використовують у своїй роботі не одну, а кілька бізнес-систем. У цьому випадку АПК «Нострадамус» може синхронізувати дані з різних джерел і при аналізі зіставляти інформацію з різних систем. Робота на власному сховище дозволяє позбавити бізнес-системи (зокрема, АБС) від навантаження, пов'язаного зі звітами та аналітичними запитами, і, таким чином, підвищити їх продуктивність. [62]

Технологія багатовимірного аналізу (OLAP) надає користувачеві можливість самостійно аналізувати дані в різних інформаційних розрізах, не обмежуючись вбудованими в систему звітами і не звертаючись до програміста. Система дозволяє швидко змінювати інформаційні розрізи та шляхи підсумовування даних, а також отримувати агреговану інформацію по групах об'єктів за допомогою динамічного згортання, розгортання, фільтрації вимірів і механізму угруповань.

Відкритість. АПК «Нострадамус» підтримує роботу зі стандартними форматами даних та протоколів, завдяки чому він легко інтегрується в існуючу технологічну інфраструктуру банку. Підтримується імпорт з різних банківських облікових систем (в тому числі, ІСУБД «Нова Афіна», ІХС «Гефест», ІХС «Центавр»), баз даних (Oracle, MS SQL і т.п.), Файлів форматів Dbase, Excel, текст. Можливий експорт у форматах HTML, MS Word, MS Excel. Завдяки гнучкості і відкритості системи, список підтримуваних форматів даних може бути легко розширений.

Надійна система безпеки. Захист даних на рівні СУБД робить неможливим несанкціонований доступ до даних навіть для технічно грамотного зловмисника, а гнучка система розмежування прав дозволяє організовувати доступ до даних на рівні конкретних документів, Клієнтів і особових рахунків у суворій відповідності з повноваженнями конкретного користувача.

Ергономічність АПК «Нострадамус» відрізняють інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, можливість індивідуального настроювання відповідно до потреб користувача, використання сучасних візуальних технологій, таких як:

• переміщення елементів по екрану за допомогою миші (drag - drop),

• спливаючі меню,

• настроюються панелі інструментів,

• дерева об'єктів зі зручною навігацією і т.д.

Занурення в дані (drill-down). Усі звіти, таблиці, графіки та діаграми в системі забезпечені коштами «занурення в дані», які дозволяють негайно з'ясувати, яким чином були отримані ті чи інші результати, аж до доступу до первинної інформації. [63]

Гнучкість. Система володіє широким набором засобів настроювання відповідно до вимог технології роботи конкретного підприємства.

Мова налаштувань. Передбачена можливість написання макросів на простому, зручному й потужному мовою скриптів.

Формульний мову. В АПК «Нострадамус» використовується система показників, що визначаються формулами. Можлива побудова ієрархії формул у вигляді системи показників. Для прискорення процесу обчислень передбачена можливість попереднього розрахунку часто використовуваних показників і збереження їх значень в базі даних.

Система довідників - також один із засобів налаштування АПК «Нострадамус». Можлива настройка користувальницького інтерфейсу й структури існуючих довідників, а також створення нових довідників.

Редактор методик. Передбачена можливість швидкого і зручного редагування аналітичних методик рядовим користувачем без залучення програмістів.

Найбільш доступним способом вирішення задачі оцінки фінансового стану є аналіз стандартної звітності, і тут АПК «Нострадамус» надає інструментарій для ефективного проведення такого аналізу.

Пропонований метод аналізу складається з наступних етапів:

1. Завантаження звітності організацій.

АПК «Нострадамус» поставляється з готовими настройками прийому і аналізу інформації, що публікується звітності підприємства, однак при необхідності він може бути легко перенастроєний для роботи з будь-якими іншими джерелами даних. [63]

2. Проведення швидкого експрес-аналізу організації.

Досить багато організацій можуть бути швидко і впевнено оцінені як ненадійні або, навпаки, як бажані партнери. Експрес-аналіз дозволяє навіть відносно некваліфікованої персоналу швидко і просто обробити подібні «прості» випадки.

3. Проведення структурного і динамічного аналізу за допомогою аналітичних таблиць і графіків.

Якщо експрес-аналіз не дав однозначно позитивною або однозначно негативної оцінки, то організація повинна бути більш ретельно проаналізовано досвідченим аналітиком. На допомогу йому АПК «Нострадамус» надає зручний інструментарій для проведення структурного аналізу фінансового стану, а також для відстеження історичної динаміки стану організації.

4. Рейтинг-аналіз на ринку.

Досить часто зустрічається завдання групового аналізу декількох організацій. Наприклад, це необхідно при виборі партнера з групи організацій, відстеження поведінки конкурентів або аналізу загальної ситуації на будь-якому сегменті ринку. Для проведення таких досліджень АПК «Нострадамус» надає наочні діаграми і рейтинг-звіти.

5. Регулярне автоматичне проведення моніторингу діяльності, що цікавить організації. [60]

Для забезпечення надійності бізнесу необхідно регулярно відслідковувати стан контрагентів і конкурентів. АПК «Нострадамус» може автоматично із заданою регулярністю відстежувати цікавлять показники і своєчасно сповіщати про виникнення критичних ситуацій.

Важливою перевагою системи є можливість формування практично будь-якого звіту за результатами аналізу за допомогою гнучкого генератора звітів.

Недоліком системи виступає її дорожнеча, а також те, що, як і будь-яка інша складна програмна система, вона вимагає час у персоналу для адаптації до неї. Крім того, настройка і налагодження системи також потребують додаткових трудовитрат.

Програма «Аналіз фінансового стану підприємства». [61]

Програма «Аналіз фінансового стану підприємства» є спеціалізованою аналітичною програмою, призначеної для фінансового аналізу.

Введення даних за балансовими рахунками можна здійснювати на основі ручного введення або на основі прив'язки до операційного дня. Для ручного введення користувач з довідника вибирає потрібний підприємство. Далі необхідно набрати дату, на яку буде проводиться введення. Також можливий введення даних лізингові звітності, що публікується. Важливими перевагами розглянутої програми є:

• вбудована методика рейтингового аналізу фінансової звітності (методика Кромонова);

• гнучкість, можливість створення власної методики та модифікації наявних методик;

• проведення факторного аналізу;

• знаходження оптимальної структури балансу шляхом обліку вводяться обмежень.

Автоматизація дистанційного аналізу за допомогою MS Excel.

Незважаючи на всю привабливість використання спеціалізованих програмних комплексів, найбільш популярним інструментом аналітика для проведення будь-яких розрахунків є табличні процесори. Тим більше, коли треба оцінити результати, які можна отримати від використання нових методів аналізу. Можливість застосування табличних процесорів можна оцінити на прикладі найпоширенішою системи - Excel. [60]

Електронна таблиця Excel дозволяє імпортувати різні формати зовнішніх даних. Зокрема, це можна здійснювати через стандартний буфер обміну між Windows-додатками або через технологію OLE (objects linking and embedding). Вихідні результати також можна представити у вигляді звітів довільної форми, включаючи графіки та діаграми. Дані в електронній таблиці можна сортувати і фільтрувати по заданому набору параметрів. У формулах можна використовувати широкий вибір вбудованих функцій по обробці даних. Є можливість використовувати власні процедури, написані на мові Visual Basic. Для вирішення складних рівнянь і оптимізаційних задач існує вбудована система пошуку рішень. Використання цієї системи може сильно полегшити роботу за наступними необхідних процедур дистанційного аналізу:

• агрегування даних балансу і побудова аналітичного балансу;

• графічний аналіз агрегованого балансу;

• розрахунок різних показників, що характеризують фінансовий стан підприємства. [58]

Важливим видається й той факт, що при використанні Excel весь процес обчислень відбувається на очах користувача, який оперує не з абстрактними змінними, а з конкретними даними. Це важливо для аналітиків, які не є професійними програмістами і зазнають труднощів при спробах записати процедуру аналізу на якому-небудь алгоритмічній мові. Ймовірно, ця наочність і можливість для фахівця оперувати з досить складними об'єктами в інтуїтивно зрозумілою середовищі зробило програму Excel такою популярною. Автоматизація оцінки фінансового стану підприємства практично реалізується в 2 типах програм: Спеціалізовані програмні комплекси і програми загального призначення (MS Excel). Спеціалізовані програмні комплекси надають користувачам безліч переваг, але вони досить дорогі і часто складні в експлуатації. Таким чином, кожне підприємство повинно вирішити досить складну проблему вибору між цими двома типами програм для оптимальної автоматизації аналітичної служби. [60]

Системи'' ТЕТРА'' і'' 1С: Підприємство'' прості і легкі для навчання, однак вони не сумісні між собою і не дозволяють зв'язати дані в єдину базу, що збільшує витрати часу при здійснення документообігу і отже знижується продуктивність праці та ефективність діяльності підприємства в цілому. Цей недолік можна усунути шляхом впровадження на ІП «БМУ Союз-Телефонстрой» програмного комплексу «Галактика-Експрес».

Комплекс «Галактика» - це розрахована на багато мережева система управління діяльністю підприємства, яка вирішує завдання планування, оперативного управління, бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. На тлі вирішення управлінських завдань багато облікові завдання, такі як завдання бухгалтерського, матеріального обліку, податкового планування та інші, вирішуються без додаткових витрат шляхом вторинної обробки даних оперативного управління. Тобто реалізується принцип «первинний не врахування, а управління», облік в даному випадку є додатковим засобом контролю.

Рішення'' Галактика-Експрес'' - це спеціально сконструйоване рішення на базі системи'' Галактика''. У комплектацію даного рішення входять два контури системи'' Галактика'' - бухглтерський обліку та логістики.

Особливо ефективно виділяється інформатизованим система документообігу в порівнянні з "ручним" з точки зору доступності (пошуку) документів. При інформатизованому документообіг створюється ефект, що кожен документ знаходиться (доступний) в будь-якій точці системи (виняток становлять закриті (конфіденційні) документи)). При цьому кожен користувач може оперативно отримати копію даного його документа для ознайомлення, коригування або формування нового документа.

Узагальнюючи можна сказати, що інформатизація управління значно скорочує потік первинних документів і величину трудовитрат на оформлення та обробку електронних форм документів. Суть зміни бізнес-процесів полягає в переході від підтримки процесу управління за допомогою паперових носіїв інформації та окремих розрізнених завдань, автоматизують деякі облікові функції, до технології безперервного збору та аналізу всієї виробничо-господарської інформації, визначальною економічні показники діяльності підприємства. Нова технологія процесу управління спрямована на забезпечення повного контролю за всіма бізнес-процесами і перехід до повної інформаційної керованості підприємством.

Як вже зазначалося вище основним об'єктом з яким працює програмний комплекс «Галактика» є операційний документ. Операційний документ формуються при здійсненні будь-якої господарської операції і підтверджує її вчинення. Документи можуть бути пов'язані між собою. Сукупність усіх операційних документів підприємства називається його документообігом.

Поділ документопотока на контур логістики та бухгалтерський контур дозволяє своєчасно фіксувати відомості, що є, з точки зору бухгалтерії, неповними і не підлягають обліку. Обробка оперативної інформації дозволяє, проаналізувати взаємини з одним (або групою) контрагентів на основі відомостей про кореспонденцію матеріальних цінностей, послуг, робіт і фінансових коштів і оцінити ефективність функціонування підприємства за різними напрямками господарської діяльності.

Так само відповідно до встановлених правами доступу, фахівці всіх служб підприємства мають можливість аналізу не тільки тієї інформації, за введення якої вони і несуть безпосередню відповідальність, а й сполученої з нею, за підготовку та введення якої відповідають інші служби.

При цьому адміністрація підприємства, використовуючи для управління господарською діяльністю систему «Галактика-Експрес», отримує ряд можливостей:

- Своєчасного отримання достовірної інформації про поточну діяльність підприємства;

- Оперативного контролю та управління фінансами, матеріальними та трудовими ресурсами;

- Формування обгрунтованих планів на підставі аналізу даних про наявні ресурси;

- Контролю виконання планів і взаємних зобов'язань;

- Аналізу результатів діяльності та формування оптимальних керуючих впливів.

У функціональній структурі системи "Галактика" є наступні контури:

- Контур адміністративного управління;

- Контур планування та управління фінансами;

- Контур планування та управління виробництвом;

- Контур управління персоналом;

- Контур логістики;

- Контур бухгалтерського обліку.

Система побудована за модульним принципом, завдяки чому в залежності від виробничо-економічної ситуації допускається ізольована експлуатація окремих модулів, а також використання їх довільних комбінацій.

Необхідними технічними умовами для функціонування програмного комплексу «Галактика-Експрес» є:

- Наявність структурованої кабельної системи зі швидкістю передачі даних не менш 10Mb / s і виділеним сервером з мінімальними характеристиками PentiymIV, під управлінням операційної системи Windows XP;Vista., для більш новітніх компютерів д 2-х ядерним процсором Atlon 6400 під управлінням операційної системи Windows 7,8.

- В якості клієнтських станцій - персональний комп'ютер з мінімальними характеристиками: Pentium II під управлінням операційної системи Windows 95/98.

У пропозицію'' Галактика-Експрес'' входить програмний комплекс системи'' Галактика'' в обсязі 7 об'єднаних ліцензій на контур логістики (КЛ) і контур (КБУ) з можливістю вибору замовником співвідношення зазначених компонентів системи'' Галактика'', а так ж можливість вибору двох додаткових модуля (управління персоналом + заробітна плата). При цьому ліцензія на одне робоче місце надає право використання функціональності даного компонента'' Галактика-Експрес'' одноразово одним користувачем на одному клієнтському робочому місці, в той час як об'єднана ліцензія надає право використання функціональності одного з модулів, що входять в дану об'єднану ліцензію, одноразово одним користувачем на одному клієнтському робочому місці

Контур логістики забезпечує деталізацію і виконання планів постачання і збуту; управління матеріальними потоками всередині підприємства і при взаємодії з постачальниками і одержувачами продукції, товарів і послуг; контроль взаєморозрахунків з постачальниками і одержувачами. У комплект контуру логістики включені наступні модулі:

- Управління договорами;

- Управління постачанням;

- Складський облік;

- Розрахунки з постачальниками і одержувачами;

- Матеріально-технічне забезпечення;

- Давальницька сировина.

Модуль управління договорами призначений для автоматизації бізнес-процедур, пов'язаних з укладенням, виконанням та обліком договорів і контрактів. При цьому спрощується вирішення наступних завдань:

- Укладання договорів, пов'язаних, в першу чергу, з постачанням і збутом;

- Облік розрахунків за договорами, у тому числі векселями та цінними паперами;

- Формування календарних планів руху послуг і платежів;

- Конкретизація рамкових договорів шляхом періодичного укладання додаткових угод, уточнюючих взаємовідносини сторін на певний період;

- Організація транспортування і формування платіжних документів;

- Формування звітності та проведення остаточних розрахунків.

Гнучка система налаштувань дозволяє отримувати вичерпні звіти в різних розрізах, за будь-який період і з різними рівнями деталізації.

Стандартні функції модуля управління постачанням припускають:

- Ведення картотеки припущень потенційних постачальників;

- Складання плану закупівель відповідно з укладеними договорами і довгостроковими контрактами;

- Реєстрація документів, на підставі яких проводиться закупівля;

- Оформлення довіреності на отримання;

- Розподіл матеріальних цінностей по складах;

- Контроль стану договорів і платіжних документів на придбання;

- Отримання різних звітів в розрізі відслідковується номенклатури, партій, груп і використовуваних систем класифікації.

Модуль складський облік тісно пов'язаний із завданнями управління постачанням, а також урахуванням матеріалів у виробництві. Складські ордера формуються за супровідними документами на прийом і відпуск матеріальних цінностей (МЦ) у всіх модулях, де створюються такі документи.

Основні можливості модуля складський облік:

- Ведення прибуткових і видаткових складських ордерів, розподіл матцінностей з матеріально-відповідальним особам;

- Облік матцінностей в декількох валютах;

- Облік операцій з МЦ за допомогою картки складського обліку;

- Облік операцій внутрішнього переміщення;

- Проведення інвентаризації;

- Проведення переоцінки МЦ;

- Формування відомостей наявності МЦ на будь-яку дату;

- Формування відомостей руху за період;

- Контроль неліквідів;

- Контроль відповідності накладних і складських ордерів;

- Перегляд бухгалтерських проводок по складам.

Модуль постачальники, одержувачі призначений для контролю за порядком розрахунків з постачальниками і одержувачами за виконуваним документам-підставах (ДО).

Функції модуля можна розділити на такі групи:

- Контроль взаєморозрахунків;

- Створення актів взаєморозрахунків;

- Розрахунок штрафних санкцій;

- Ведення рахунків-фактур для обліку ПДВ;

- Врахування боргів, контроль взаєморозрахунків за допомогою звітів.

Контур бухгалтерського обліку включає модулі:

- Каса;

- Фінансово-розрахункові операції;

- Матцінності;

- Основні засоби та нематеріальні активи;

- Господарські операції;

- Бухгалтерська звітність;

- Клієнт-банк;

- Податкові регістри;

- Консолідація;

- Векселі та кредити;

- Фактичні витрати;

- Спецодяг;

- МБП.

Модуль госпоперації є головним виконавчим інструментом контуру бухгалтерського обліку. Він забезпечує автоматизоване відображення проведених господарських операцій у бухгалтерському та управлінському обліку. Це завдання вирішується за допомогою механізмів типових господарських і фінансових операцій.

Модуль каса дозволяє здійснювати облік:

- Витрат на відрядження;

- Всіх видів розрахунків з підзвітними особами;

- Зарплати і виплат;

- Касових операцій.

Модуль ведення податкових розрахунків призначений для автоматизованого формування документів реєстрації та оплати податків.

Модуль векселі і кредити дозволяє вести облік векселів та інших цінних паперів, враховувати отримані і видані кредити, формувати графіки отримання / погашення кредитів і контролювати виконання.

Модуль бухгалтерська звітність дозволяє проаналізувати всі рахунки бухгалтерського обліку, зробити процедуру автоматичного закриття рахунків, сформувати типові форми для звітності. Звіти можна отримувати як в текстовому форматі, так і у форматі MSExcel.

Модуль фактичні витрати забезпечує можливість розподілу непрямих витрат за допомогою процедури закриття рахунків.

Модуль консолідація забезпечує можливість ведення спільної бази даних корпорації і отримання консолідованої звітності.

Контур управління персоналом дозволяє автоматизувати облік кадрів на підприємстві і виконувати обчислювальні процедури, пов'язані з оплатою праці персоналу.

Модуль управління персоналом має тісний зв'язок з модулем заробітна плата. Облікові дані, введені в одному з цих модулів, стають доступними для іншого. Таким чином, виключається необхідність повторного введення ідентичних даних про працівників підприємства.

Модуль управління персоналом призначений для кадрових служб підприємств будь-якої організаційної структури незалежно від форм власності та кількості співробітників. У базі можливе зберігання необмеженого за обсягом архіву даних. Функціональність модуля передбачає отримання більшого числа ієрархічних, стандартних і користувальницьких звітів.

Модуль заробітна плата повністю автоматизує роботу бухгалтерів-расчетніков, а також табельників, призначений для автоматизації облікових і обчислювальних процедур, пов'язаних з оплатою праці персоналу, при погодинній і відрядній формах оплати праці. При розробці даного модуля реалізовані принципи універсальності й адаптованості.

Про Оцінка економічної ефективності в результаті впровадження КС'' Галактика-Експрес''

Компанія, що збирається впровадити комп'ютерну систему управління, як правило, дає наступну установку: система повинна почати діяти якомога швидше, в строк і в рамках бюджету.

Впровадження системи'' Галактика-Експрес'' - це складний процес, який передбачає проведення цілого ряду організаційно-технічних заходів, виконуваних спільно фахівцями корпорації і підприємством замовника.

Послуги з впровадження системи'' Галактика-Експрес'' включають в себе:

- Обстеження підприємства;

- Пуско-налагоджувальні роботи по введенню системи в експлуатацію;

- Консультації з тематики експлуатації системи;

- Інші витрати.

У зв'язку з існуючими особливостями виробничо-господарської діяльності та організаційно-функціональної структури необхідно впровадити систему "Галактика-Експрес'' з наступними контурами і модулями:

- Контур бухгалтерського обліку для вдосконаленої автоматизації бухгалтерського обліку та скорочення часу на виконувану роботу;

- Контур логістики, що дозволяє автоматизувати розрахунки з постачальниками і одержувачами, складський облік;

- Модуль управління персоналом, який автоматизує кадровий облік і звітність;

- Модуль заробітна плата, що виробляє нарахування і розрахунок заробітної плати.

До складу витрат підприємства на впровадження програмного комплексу'' Галактика-Експрес'' включаються капітальні (одноразові) і поточні витрати. Загальні капітальні витрати включають в себе наступні:

- На придбання та освоєння програмного забезпечення;

- На навчання персоналу.

Витрати на придбання програмного забезпечення зведуться до придбання АПК'' Галактика-Експрес''. Таким чином, за даними корпорації'' Галактика'' загальна сума витрат на придбання програмного забезпечення та річного її обслуговування складатиме 18000 грн/рік. Витрати на пуско-налагоджувальні роботи складуть 1000 грн. Проект впровадження програмного комплексу автоматизації управління проходитиме протягом певного періоду часу і за цей час необхідно буде забезпечити підготовку групи фахівців (провести їх навчання роботі з програмним продуктом) в кількості 17 осіб та їх навчання входить у вартість придбання КС'' Галактика-Експрес''. Представлені витрати (капітальні) на придбання і запуск системи:

Придбання программного забезпечення - 18000

Пуско-налагоджувальні роботи 1000

Підготовка фахівців -

Разом капітальні вкладення 19000

Поточні витрати являють собою суму витрат, пов'язаних з експлуатацією програмного комплексу'' Галактика-Експрес''. Вони включають амортизаційні відрахування і непередбачені витрати.

Термін корисної дії АПК'' Галактика-Експрес'' визначимо рівним п'яти рокам. Непередбачені витрати на додаткові консультації і виклик фахівців складуть 14,2 тис.грн.

Результати прогнозування поточних витрат наведені в таблиці 18.

Таблиця 3.1

Результати прогнозування додаткових поточних витрат на рік в (тис. Грн).

Стаття	Сума
Непередбачувані витрати	14,2
Арартизаційнійні витрати	3,8
Підсумок теперішні затрати	18

При оцінці економічної ефективності інновацій спочатку необхідно провести розрахунок чистого доходу (ЧД). ЧД характеризує накопичений ефект за розрахунковий період. Сумарний ЧД за весь розрахунковий період являє собою суму ефектів за кожен крок розрахунку (часовий період) і визначається на основі розрахунку фінансових потоків.

Головний економічний ефект від впровадження засобів автоматизації полягає в поліпшенні економічних і господарських показників роботи підприємства, в першу чергу за рахунок підвищення оперативності управління та зниження трудовитрат на реалізацію процесу управління, тобто скорочення витрат на управління. Економічний ефект виступає у вигляді економії трудових і фінансових ресурсів, одержуваної від:

- Зниження трудомісткості розрахунків, алгоритмізації програмування і налагодження програм за рахунок використання ЗВТ в процесі розробки автоматизованих систем;

- Зниження трудовитрат на пошук і підготовку документів;

- Економії на витратних матеріалах (папір, дискети, картриджі)

- Скорочення службовців підприємства.

Таблиця 3.2

Річні витрати на витратні матеріали

Найменування	Ціна за 1 одиницю продукції (грн).	До		Після
		кількість	грн	кількість	грн
Дискети	2	120	240	50		100
Офисная бумага LazerCopy А4, 80 г/м2, 500 л	47,60	35	1666	20		700
Картредж	120	20	2400	12		1440
Підсумок			4306			2240

Загальне зниження витрат на витратні матеріали визначається за наступною формулою:

З р.м. = Здо-Зпосле, (22)

де Здо, Зпосле-відповідно величини витрат на витратні матеріали до впровадження програмного комплексу і після, грн.

Ср.м. = 4306-2240 = 2066 грн

Зниження ж трудовитрат на підприємстві можливе за рахунок автоматизації роботи з документами, зниження витрат на пошук інформації. На підставі даних фотографії робочого часу бухгалтера його восьмигодинний робочий день проходить за виконанням конкретних операцій, з них:

- На підготовку рахунків-фактур на відвантажені матеріали витрачається 2 години 30 хвилин;

- На звірку розрахунків із замовниками за виконані роботи - 1 година 30 хвилин;

- На аналіз фактичних накладних витрат йде 1 година 30 хвилин;

- На складання зведеної відомості витрат на виробництво - 1 годину;

- На складання форми статистичної звітності форми № 1 ПВ - 30 хвилин;

- На складання форми статистичної звітності № 3 ПВ - 15 хвилин;

- На складання форми статистичної звітності № 1-ПВ (кв) - 15 хвилин.

Таким чином, після впровадження даного програмного комплексу робочий день бухгалтера складе 6 годин.

Кількість календарних днів роботи підприємства визначається за формулою:

К = Д - В, (23)

де Д - кількість днів у році (366), днів;

В - кількість вихідних і святкових днів (114), днів.

К = 366 - 109 = 257 дня

Річний фонд робочого часу одного працівника до впровадження АПК ''Галактика-Експрес'' визначається наступним чином:

Фрв до = К * Т, (24)

де К - кількість календарних днів у році (257), днів;

Т - протяжність робочого дня (8), годин.

Фрв до = 257 * 8 = 2056 годин

Тоді величина трудовитрат на пошук і підготовку документів за рік визначається:

Тз до = Фрв * Ч, (25)

де Фрв - річний фонд робочого часу одного працівника, годин;

Ч-кількість працівників, осіб.

Трудовитрати п'яти працівників бухгалтерії складуть:

Тз бух. до = 2056 * 5 = 10 280 людино-годин

Однак, як зазначалося вище, після впровадження АПК'' Галактика-Експрес'' робочий день працівника бухгалтерії складе 6 годин і тоді річний фонд робочого часу буде дорівнює:

Фрв після = 257 * 6 = 1542 годин

Тз бух. після = 1542 * 5 = 7710 людино-годин

Зниження трудовитрат на пошук і підготовку документів визначається за формулою:

СТЗ = Тз до - Тз після, (26)

де ТЗдо, ТЗпосле - відповідно величини трудовитрат працівників до впровадження програмного комплексу і після, человекочасов.

Для бухгалтерії загальне зниження трудовитрат складе:

СТЗ бух. = 10280-7710 = 2570 людино-годин

Таке зниження трузатрат створює передумови для умовного вивільнення одного працівника бухгалтерії, т.к. з усіма цими операціями зможуть впорається за свій восьмигодинний робочий день 4 працівника бухгалтерії.

Працівник виробничо-комерційного сектора (за даними фотографії робочого часу) про впровадження АПК'' Галактика-Експрес'' проводить свій робочий день за виконання таких операцій:

- Підготовка довідки про вартість матеріалів - 3 години;

- Складання відомості про комплектацію об'єктів матеріальними Ресурс - 1 година;

- Формування плану-завдання учасникам на квартал - 1 година 20 хвилин;

- Підготовка довідки про відповідність будівництва та здачі об'єктів нормативними термінами - 30 хвилин;

- Складання ресурсного розрахунку - 40 хвилин;

- Складання форми статистичної звітності № 3ф - 30 хвилин.

Після впровадження на підприємстві програмного комплексу передбачається скорочення часу на:

- Підготовку довідки про вартість матеріалів - 2 години 15 хвилин;

- Складання відомості про комплектацію об'єктів матеріальними Русурс - 40 хвилин;

- Підготовку довідки про відповідність будівництва та здачі об'єктів нормативними термінами - 10 хвилин;

- Складання ресурсного розрахунку - 20 хвилин;

- Складання форми статистичної звітності № 1ф - 15 хвилин.

Отже, у відділі господарського та товарно - маеріального забезпечення секторі загальне зниження трудовитрат на пошук і підготовку документів так само, як і в бухгалтерії складе 2520 людино-годин, що так само призведе до умовного вивільнення одного працівника цього сектора.

У відділі відділі головного It спеціаліста та комп’ютерного механіка:

- На складання звіту по складу запчастин витрачається 1 годину 50 хвилин;

- На формування матеріального звіту - 1 година;

- На формування звіту про витрату ПММ - 1 година 30 хвилин;

- На складання форми статистичної звітності 1-гр - 1 година 40 хвилин;

- На пропозиції для складання плану впровадження нової техніки і технології - 30 хвилин;

- На формування звіту ф. 2-сн за результатами використання теплоенергії - 50 хвилин;

- На формування звіту ф. З-сн про залишки сировини і матеріалів - 1 годину.

Після впровадження на ІП'' БМУ Союз-Телефонстрой'' КС'' Галактика-Експрес'':

- Складання звіту по складу запчастин займе 1 година 30 хвилин;

- Формування матеріального звіту - 40 хвилин;

- Формування звіту про витрату ПММ -1 годину 20 хвилин;

- Складання форми статистичної звітності 1-гр -30 хвилин;

- Пропозиції для складання плану впровадження нової техніки і технології - 30 хвилин;

- Формування звіту ф. 2-сн за результатами використання теплоенергії - 20 хвилин;

- Формування звіту ф. З-сн про залишки сировини і матеріалів - 30 хвилин.

Величина трудовитрат на пошук і підготовку документів у відділі головного механіка за рік аналогічно визначається за формулою (25):

Тз гл. м. до = 2056 * 4 = 8224 людино-годин

Після впровадження системи працівник відділу головного механіка виконує весь перелік тих же операцій не за 8, а за 5 годин і 40 хвилин. Тоді річний фонд робочого часу працівника відділу головного механіка після впровадження КС'' Галактика - Експрес'' буде дорівнює:

Фрв після = 257 * 5,4 = 1389 годин

Відповідно трудовитрати становлять:

Тз гл.м. після = 1389 * 4 = 5556 людино-годин

Загальне зниження трудовитрат на пошук і підготовку документів у відділі головного механіка визначається за формулою (26), як різниця величин трудовитрат працівників головного механіка до впровадження програмного комплексу'' Галактика-Експрес'' і після:

СТЗ гл. м. = 8224 -5556 = 2668 людино-годин

Зниження трудовитрат на 2668 людино-годин умовно вивільняє одного працівника цього відділу, т.к. ці операції зможуть виконувати троє залишилися працівників за свій восьмигодинний робочий день.

За даними фотографії робочого часу працівника відділу кадрів було виявлено, що:

- Складання протоколів про безупинному стажі займає 1 годину і 50 хвилин робочого часу;

- На формування звіту про чисельність працівників № 6ф. йде 1 година 10 хвилин;

- Складання табелю робочого часу адміністрації та лінійного персоналу займає 1 годину;

- Складання графіка чергових відпусток - 1 година 40 хвилин;

- Формування наказу по відпустках - 30 хвилин;

- Формування наказу з особового складу - 35 хвилин;

- Формування наказу про звільнення - 15 хвилин;

- Формування документів до призначення пенсій та допомог - 1 година.

В результаті застосування нової АПК працівник відділу кадрів може виконувати цю ж роботу, витрачаючи при цьому наступне час:

- На складання протоколів про безупинному стажі - 30 хвилин;

- На формування звіту про чисельність працівників № 6ф. - 25 хвилин;

- Складання табелю робочого часу адміністрації та лінійного персоналу займає 1 годину;

- Складання графіка чергових відпусток - 1 година 10 хвилин;

- Формування наказу по відпустках - 10 хвилин;

- Формування наказу з особового складу - 15 хвилин;

- Формування наказу про звільнення - 15 хвилин;

- Формування документів до призначення пенсій та допомог - 15 хвилин.

Трудовитрати на пошук і підготовку документів у відділі кадрів за рік аналогічно визначається за формулою (25):

Тз о. к. до = 2056 * 3 = 6168 людино-годин

Після впровадження системи працівник відділу кадрів може виконувати весь перелік тих же операцій вже за 4 години.

Річний фонд робочого часу працівника відділу головного механіка після впровадження АПК'' Галактика - Експрес'' буде дорівнює:

Фрв після = 257 * 4 = 1028 годин

Відповідно трудовитрати становлять:

Тз о.к. після = 1028 * 3 = 3084 людино-годин

Загальне зниження трудовитрат на пошук і підготовку документів у відділі кадрів визначається за формулою (26):

СТЗ о.к. = 6168 -3084 = 3084 людино-годин

Таке зниження трудовитрат так само умовно вивільняє одного працівника цього відділу.

Табл 3.3

Дані по розрахунку економії витрат на пошук і підготовку документів

Назва	Кількість робітників	Величина трудовитрат на пошук і підготовку документів за рік, людино-годин
		До	Після
Бухгалтерія	5	10280	7710
Відділ господарського та товарно - маеріального забезпечення	5	10280	7710
Відділ головного It спеціаліста та комп’ютерного механіка	4	6168	3084
Вітділ кадрів	3	8224	5556
Підсумок	17	34952	24060

Загальне зниження трудовитрат на пошук і підготовку документів визначається за формулою

СТ = ТЗпосле-ТЗдо, (27)

де ТЗдо, ТЗпосле - відповідно величини трудовитрат працівників до впровадження програмного комплексу і після, людино-годин.

СТ = 34952 - 24060 = 10892 людино-годин

Таким чином можна спрогнозувати скорочення витрат від основної діяльності на 386,08 тис. грн. за рахунок:

- Зниження трудовитрат на пошук і підготовку документів;

- Зниження витрат на витратні матеріали;

- Скорочення бухгалтера;

- Скорочення працівника виробничо-комерційного відділу;

- Скорочення працівника відділу головного механіка;

- Скорочення працівника відділу кадрів.

Результати прогнозування наведені в таблиці 3.4.

Стаття економії витрат	Екомія
Скорочення бухгалтера (з урахуванням з / п = 8 тис. грн.)	96
Скорочення працівника виробничо-комерційного сектора (з урахуванням з / п = 6,5)	78
Скорочення працівника відділу головного механіка (з урахуванням з / п = 10тис.грн)	120
Скорочення працівника відділу кадрів (з урахуванням з / п = 4,5	54
Витрати на витратні матеріали (папір, дискети, картриджі)	8,96
Підсумок	356,9

Результати прогнозування скорочення витрат за рік в (тис.грн) Табл 3.4

Таким чином, впровадження системи'' Галактика-Експрес'' призведе до скорочення витрат на суму 356,9 тис.грн і тим самим збільшить прибуток даного підприємства. Так як вартість програми всього лише 18000 грн/рік, або 1,500 грн/міс. Впровадження програмного комплексу «Галактика-Експрес» на підприємстві дозволить заощадити на поточних витратах на витратні матеріали та на навчанні персоналу, скоротити число замовляються в друкарні бланків, обсяг паперової кореспонденції, скорочуванні кільтості працюючих на підприємстві. Основною метою впровадження інформаційного управління на підприємстві є організація безпаперового офісу, тобто максимально можливе перенесення поточного діловодства з паперових носіїв в електронний варіант. Безумовно, безперечним перевагою володіють комплексні інформаційні системи західних виробників, однак існують відмінності в технологіях організації західного та вітчизняного бізнесу. Західне рішення завжди необхідно суттєво доопрацьовувати під конкретне підприємство. Для успішної реалізації такого доопрацювання потрібна наявність цілого ряду фахівців: аналітиків, IT спеціалістів, економістів, фінансистів. У західних розробників в Україні подібних фахівців в достатній кількості немає. Тому доведення західної системи до робочого стану вимагає великих фінансових ресурсів від підприємств.