2.3 Электронно-цифровая подпись в автоматизированной системе этран

Современные требования к организации перевозочного процесса и качеству выполняемых перевозок на железнодорожном транспорте диктуют необходимость применения новых организационных и технологических решений в управлении перевозками, базирующихся на широком внедрении комплексных информационных систем. Разработка и внедрение таких информационных систем направлена на улучшение работы участников перевозочного процесса. Одной из таких систем является новая автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов АС «ЭТРАН», которая эксплуатируется сейчас на всей сети Российских железных дорог и установлена на предприятии ЗАО «ЛМЗ» в 2009 году. Система впервые включает клиента (грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечивая ему возможность оформить заявку на перевозку, подготовить электронную накладную, получить итоговые документы, увидеть результаты расчетов провозной платы по перевозкам и, в определенной степени, отследить ход перевозок его грузов со своего рабочего места.

Возможности, предоставляемые системой ЭТРАН клиенту, позволяют минимизировать бумажный документооборот, время и сроки оформления перевозок:

• подача заявки на перевозку;

• получение результата согласования заявки;

• оформление накладной на основе заявки;

• оформление результатов погрузки;

• получение в электронном виде квитанции о приеме груза к перевозке;

• получение информации о нештатных ситуациях.

Разработчики инновационных технологий по заказу ОАО «РЖД» постоянно ведут работу по улучшению системы ЭТРАН и развитию ее функциональности, что позволяет ОАО «РЖД» предлагать клиентам новые сервисы. Так, важнейшим элементом по сокращению времени оформления заявок является использование электронно-цифровой подписи. Электронно-цифровая подпись, являясь сертифицированным программным средством, позволяет осуществлять юридически значимое взаимодействие при обмене сообщениями в электронном виде без предоставления бумажного документа (заверенного подписью должностного лица и печатью) [7].

2.4. Проведение самооценки деятельности и предложения по улучшению качества экспедиторских услуг в зао «лмз».

В экономически развитых государствах бизнесмены уделяют внутреннему аудиту такое же пристальное внимание, как и внешнему. У нас в стране пока не так: если становление внешнего аудита в России, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится все еще в зачаточном состоянии. Значение собственного аудита еще в полной мере не оценено. Органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять функции по управлению предприятием. На предприятии ЗАО «ЛМЗ» в структурном подразделении ЖДЦ внутренние аудиты не проводятся [7].

Основной целью самооценки является улучшение работы организации. Однако сам по себе процесс самооценки еще не обеспечивает этого, он дает лишь «моментальный снимок» состояния дел и представляет информацию о сильных сторонах деятельности организации и об областях, где можно ввести улучшения, а также позволяет дать ее оценку в баллах. Если результаты самооценки не будут использованы для разработки и реализации соответствующих мероприятий по улучшению, она не даст эффекта. Как показывает опыт, большинство организаций, проводящих самооценку, выявляют более сотни областей своей деятельности, где можно ввести улучшения, начиная с проблем, требующих стратегических решений, и заканчивая конкретными задачами, решаемыми в оперативном порядке. Однако для любой организации низкая оценка по критерию «Удовлетворенность потребителей качеством продукции (услуг)» указывает приоритетное направление для улучшения деятельности. Поэтому первым этапом процесса использования результатов самооценки является определение тех важнейших ключевых областей, в которых необходимо ввести улучшения. Определение приоритетности задач позволит сократить число планируемых мероприятий при том же уровне эффекта от них.

Необходимо помнить:

- концентрация усилий на нескольких наиболее важных направлениях обеспечивает более высокий уровень мотивации персонала, чем одновременное решение большого количества проблем;

- применение таких методов, как анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз; анализ силы воздействия и сложности изменений, помогут выявить области, которые важны для будущего существования организации и улучшения в которых приведут к лучшему результату. Опыт показывает, что в этом случае наибольший шанс для претворения в жизнь будут иметь те мероприятия (после определения их приоритетности), которые будут включены в традиционно разрабатываемые планы мероприятий по совершенствованию организации, в том числе бизнес-планы, планы организационно-технических мероприятий. планы технического перевооружения, программы повышения качества др. Такая практика, как правило, уже существует в большинстве организаций именно ее следует придерживаться при реализации плана мероприятий по совершенствованию и контролю его выполнения, а не создавать отдельный параллельный процесс их выполнения. Процесс планирования с использованием результатов самооценки наряду с традиционно используемыми данными для планирования (например, прогнозы продаж, состояние рынка, деятельность конкурентов, прогнозируемые финансовые показатели и т. п.) [4].

Оценка сильных и слабых сторон предприятия:

1. Конкурентные преимущества предприятия

Сильными сторонами ЗАО «ЛМЗ» является:

• Применение системы менеджмента качества по 9001-2000.

• Стабильные рынки массового спроса.

• Известность товарной марки.

• Представительство Компании в областном Законодательном собрании.

• Представительство Компании в городской думе.

• Наличие инфраструктуры сбыта.

• Наличие представительства в различных регионах.

2. Факторы, снижающие конкурентоспособность предприятия

• Низкая загрузка оборудования.

• Устаревший парк производительного оборудования.

• Низкий уровень технологии по сравнению с зарубежными аналогами.

• Основные поставщики сырья являются одновременно конкурентами.

• Большая зависимость от поставщиков (их политики, цен, условий).

• Ограниченность собственных ресурсов (отсутствие необходимого количества оборотных средств для стабильного производства, нехватка высококвалифицированных кадров и т.д.).

• Планирование объемов продаж осуществляется из наличия ресурсов, что не позволяет использовать рыночные возможности в полном объеме.

• Удаленность от сырьевой базы.

• Низкая конкурентоспособность товарного ассортиментного ряда.

• Медленное обновление товарного ассортиментного ряда Компании.

• Отсутствие экспортного потенциала товарного ассортимента.

• Отсутствие продукции, сертифицированной по европейским стандартам.

3. Оценка стратегических целей предприятия

Стратегическими целями предприятия являются:

• Сохранение сильных позиций на рынке.

• Получение максимальной прибыли предприятия.

• Сохранение и усиление конкурентного статуса.

• Непрерывное улучшение качества продукции.

В настоящие время работа предприятия направлена на достижение стратегических целей. Предприятие работает на стабильных рынках массового спроса. Ведется работа по снижению издержек производства.

Продукция производства ЗАО «ЛМЗ» занимает значительную долю отечественного рынка и является конкурентоспособной по качеству, цене, и внешнему виду. Из этого следует, что стратегические цели, поставленные предприятием за последние годы, были достигнуты [7].

Предложения по улучшению качества экспедиторских услуг в ЗАО «ЛМЗ»:

Для осуществления полного комплекса экспедиторских услуг при наличии на предприятии ЗАО «ЛМЗ» заключенного договора об электронном обмене документами сотрудник предприятия ЗАО «ЛМЗ» оформляет документы в АС ЭТРАН. В настоящее время документы в АС ЭТРАН оформляются без электронно-цифровой подписи, что значительно увеличивает время оформления перевозных документов и тормозит работу предприятия по электронному документообороту в целом.

Применение ЭЦП при обмене электронными перевозочными документами является одной из передовых ИТ-технологий по информационному воздействию с пользователями услуг железнодорожного транспорта на сегодняшний день. ЭЦП обеспечивает следующие функции:

• подтверждает , что подписывающий не случайно подписал электронный документ;

• подтверждает, что только подписывающий и только он подписал электронный документ;

• ЭЦП должна зависеть от содержания подписанного документа и времени его подписания;

• подписывающий не должен иметь возможности в дальнейшем отказаться от своей подписи.

Цифровая подпись обеспечивает:

• удостоверение источника документа;

• защиту от изменений документа;

• невозможность отказа от авторства;

• организацию юридически значимого электронного документооборота [7].

Вследствие вышесказанного, предлагаю рассмотреть возможность оформления перевозочных документов в АС ЭТРАН, с применением электронно-цифровой подписи на предприятии ЗАО «ЛМЗ». Работа по электронному документообороту с применением ЭЦП значительно сократит время оформления перевозочных документов. А также исключит ошибки в оформление, связанные с человеческим фактором и позволит в режиме реального времени с рабочего места грузоотправителя ЗАО «ЛМЗ» оформлять и подписывать практически все документы, связанные с железнодорожными перевозками.

Применение ЭЦП исключает доставку комплекта документов на станцию, что сокращает затраты на содержание автотранспорта предприятия-грузоотправителя и высвобождает дополнительное рабочее время сотрудников, уполномоченных на оформление перевозочных документов.

Электронная цифровая подпись предназначена для защиты электронного документа от подделки. ЭЦП формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В настоящее время доступны следующие функции с использованием ЭЦП:

• оформление накладной на груженый рейс (за исключением экспорта); (приложение А );

• возврат собственных (арендованных) вагонов;

• подписание ведомостей подачи и уборки вагона (приложение Б );

• подписание накопительной ведомости (приложение В);

• подписание учетной карточки;

• рас кредитование перевозочных документов;

• оформление накладной на порожний рейс в Российско-Финском сообщении.

Управление технической и другой нормативной документацией в структурном подразделении ЖДЦ ЗАО «ЛМЗ».

Уровневая классификация документации:

Рисунок 2.1 - Уровневая классификация документации

К нулевому циклу (7) относятся следующие документы:

1. Федеральный закон № 17-ФЗ от 10.01.2003 г. «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации (приложение А);

2. Приказ Росжелдора от 17.05.2005 г. №17 «О создании системы добровольной сертификации на железнодорожном транспорте Российской Федерации» (приложение Б);

3. Распоряжение Правительства РФ от 28.02.2006 г. № 266-р «Концепция развития национальной системы стандартизации» (приложение В);

К базовому уровню (6) относятся следующие документы:

1. Договор на эксплуатацию путей необщего пользования ЗАО «ЛМЗ» от 29.05.2012 г.. (приложение Г);

2. Устав железных дорог Российской Федерации от 10.01.2003г.;

3. технические нормативы работы и эксплуатации подвижного состава;

4. правила технической эксплуатации железных дорог Российской Федерации (ПТЭ);

5. должностная инструкция приемосдатчика груза и багажа (приложение Д);

6. Устав ЗАО «ЛМЗ» от 29.06.2011 г.;

К пятому уровню (5) относится Госстандарт России «Экспедиторские услуги на железнодорожном транспорте» (приложение Ж).

К четвертому уровню (4) относится инструкция по охране труда для приемосдатчика груза и багажа № ИОТ 763.18-13 от 26.06.2013г.

(приложение З).

К третьему уровню (3) относятся следующие документы:

1. «Положение о железнодорожных перевозках на Лысьвенском металлургическом заводе»

2. Инструкция по работе с вагонами, подаваемыми в завод и с вагонами внутреннего парка (приложение И);

3. Распоряжение о порядке приемки грузов на подъездном пути

ЗАО «ЛМЗ» от 25.04.2008г. № 65 (приложение К)

Ко второму уровню (2) относятся следующие документы:

1. Положение о системе управления охраной труда в ЗАО «ЛМЗ» от 19.07.2010 г.;

2. Правила внутреннего трудового распорядка от 31.12.2009 г..

К первому уровню (1) документации относится Руководство по качеству предприятия.

Общество ЗАО «ЛМЗ» руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, а также Уставом, внутренними документами (Положениями) Общества и решениями органов управления и контроля Общества.