4 Оценка использования логистических принципов при организации товародвижения на складе ооо «альтпроект»
В ООО «Альтпроект» к основным функциям, осуществляемых на складе можно отнести приемку, хранение, учет и контроль за отпуском материальных ценностей.
Основные логистические операции, выполняемые с грузом (алкогольная продукция) на складе организации отражены на рисунке 4.1.
Участок разгрузки
приемочная экспедиция
участок приемки
зона хранения и отборки
участок комплектования
отправочная экспедиция
участок погрузки
Рисунок 4.1 – Основные логистические операции, выполняемые с готовой продукцией (алкогольная продукция) на складе ООО «Альтпроект»
Примечание – Источник: составлено автором.
Как видно, из рисунка 4.1, на участке разгрузки продукции организации происходит приемка и разгрузка с последующим перемещением продукции в зону хранения и отборки. По истечении срока хранения продукции на складе на участке комплектации, они комплектуются и передаются на отправочную экспедицию с последующим поступлением на участок погрузки продукции. Все погрузочно-разгрузочные работы происходят перед зданием с помощью грузчиков, доставка продукции осуществляется при помощи погрузчика и гидравлических тележек.
Организация складского хозяйства ООО «Альтпроект» включает следующие операции: приемку, хранение, учет и контроль за отпуском материальных ценностей.
Прежде чем приступить к приемке алкогольной продукции, их необходимо разгрузить (приемка).
Материалы перевозят исключительно автомобильным транспортом согласно правилам, действующим на этих видах транспорта. При этом лицо, материально ответственное за перевозимые алкогольная продукция, следит за тем, чтобы в пути не было повреждений.
ООО «Альтпроект» реализует продукцию приобретенную в Республике Беларусь, у таких поставщиков как: РУП «Минск Кристалл», «Климовичский ЛВЗ», «Гомельский ЛВЗ», «Брестский ЛВЗ», а также импортную продукцию: «Беларусьторг», «Табакинвест», «Продтовары», «МТС», «Белбакалея», «Зеленая линия», «Прайм резерв», «Хладокомбинат №1» и т.д.
На ввоз алкогольной продукции на склад ООО «Алтпроект» выписывается пропуск с указанием номера товарно-транспортной накладной, количества мест с ненарушенными и отдельно с нарушенными пломбами и номеров тары.
После регистрации на контрольно-пропускном пункте алкогольная продукция ввозится на территорию предприятия, где разгружается грузчиками ООО «Альтпроект».
Алкогольная продукция принимается заведующим складом при обязательном участии товароведа ООО «Альтпроект».
Приемщики алкогольной продукции в первую очередь проверяют соответствие количества мест данным товарно-транспортной накладной. Далее они осматривают и проверяют тару и наличие маркировки.
При приемке алкогольной продукции по количеству измеряется и сверяется масса нетто и количество товарных единиц в каждом месте.
При приемке алкогольной продукции по качеству проверяются сертификаты качества переданные вместе с ТТН поставщиком.
Ответственность за принятое количество продукции несет заведующий склада ООО «Альтпроект».
Бухгалтерией ООО «Альтпроект по окончании каждой приемки материалов производится сверка учета измерений с данными соответствующих приходных документов на полученную продукцию.
Если же было обнаружено, что:
количество мест не соответствует данным товарно-транспортной накладной;
продукция поступила в неисправной таре;
качество и количество продукции не соответствует данным товарно-транспортной накладной.
В этом случае, о выявленной недостаче товаров составляется акт за подписями лиц с обеих сторон, производивших приемку.
Он составляется в тот же день, когда недостача выявлена. Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. Не позднее, чем на следующий день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителя ООО «Альтпроект».
Составленный по результатам приемки материала акт является документом, подтверждающими невыполнение поставщиком условий договора, и служит основанием для предъявления ему претензий.
После приемки продукции на складе заведующий складом расписывается в приходной накладной и заверяет ее печатью склада.
Выполнение операций, связанных с поступлением продукции, предусматривает разгрузку транспортных средств, доставку материалов в зону приемки, расфасовку и приемку их по количеству и качеству.
После приемки и оформления приходных документов товар поступает на хранение на склад ООО «Альтпроект».
Принятые материалы доставляют в зону хранения, склад в зависимости от наименования продукции (алкогольные напитки, импортные алкогольные напитки), где их размещают на стеллажах стационарных.
Далее следуют операции, связанные с отпуском алкогольной продукции со склада ООО «Альтпроект», которые включают:
документальное оформление продажи грузов (алкогольной продукции) оптовым клиентам-покупателям;
процесс отборки товаров с их мест хранения;
процесс перемещения товаров в сектор комплектации заказов клиентов-покупателей;
сборка, комплектация заказов и упаковка (укладка в тару-оборудование или упаковка иного рода);
помаршрутная комплектация партий товаров (алкогольной продукции);
перемещение укомплектованных и готовых к отправке партий товаров в сектор их погрузки на транспортные средства;
погрузка автомобильного транспорта.
Отпуск алкогольной продукции в ООО «Альтпроект» осуществляется на основании заявок менеджеров по продажам, которые формируются на основании запросов клиентов на оптовую поставку. Для поставки продукции заключается договор на поставку с оптовым клиентом-покупателем .
На офисе ООО «Альтпроект» заявки на отпуск алкогольной продукции утверждаются начальником транспортного отдела, формируются и печатаются ТТН, пример которой представлен в Приложении В. Оформление и выдача ТТН водителям ООО «Альтпроект», в составе 9 человек, осуществляет транспортный отдел.
Для отборки товаров с мест их хранения в ООО «Альтпроект» служит отборочный лист. Этот документ оформляется так, чтобы последовательность выполненных в нем записей товаров соответствовала тому порядку, в котором они размещены в секциях стеллажей. Такой принцип оформления отборочного листа намного облегчает выполнение отборки товаров сотрудниками склада ООО «Альтпроект».
Отобранные товары перемещаются в сектор комплектации заказов клиентов-покупателей, там проверяют верность выполненной отборки товаров и ее соответствие заказам. После этого товары укладываются в инвентарную тару. Инвентарной тарой могут служить специальные сборно-разборные ящики, корзины-тележки и проч.
Загруженная инвентарная тара доставляется в экспедицию, в которой производится помаршрутная комплектация партий товаров в строгом соответствии с географическим размещением конкретных оптовых клиентов-покупателей алкогольной продукции ООО «Альтпроект».
Учет в экспедиции сформированных партий товаров ведется в специальном журнале. В нем отмечают полное наименование клиента-покупателя, дату и номер оформления заказа, сумму этого заказа, указывают общее количество мест, которые подлежат отправке в его адрес, идентифицируют тару. Заведующий складом ставит свою подпись, удостоверяя прием готового к отправке товара.
Груз, полностью подготовленный к отправке, доставляется в сектор его погрузки ООО «Альтпроект».
Водитель, который получил груз (товар) для его доставки, должен расписаться в журнале. В нем отмечается номер и дата путевого листа. Водитель, привезя товар (груз) на место назначения, должен сдать его заведующему магазином (либо иному материально-ответственному лицу), предварительно убедившись в наличии у того действующей доверенности на право получения товара (груза).
Заведующий магазином (или иное материально-ответственное лицо) проверяет общее количество мест, доставленных водителем и ставит свою подпись, удостоверяя получение товара, на всех экземплярах товарно-транспортной сопроводительной документации. Также он указывает дату и номер своей действующей доверенности и проставляет штамп магазина (торговой точки). Один экземпляр ТТН при этом остается у заведующего магазином, два других экземпляра возвращаются ООО «Альтпроект».
Бухгалтерия ООО «Альтпроект» один раз в месяц контролирует и анализирует работу всех складов, строго проводя принцип материальной ответственности складских работников за правильное использование вверенных им ценностей.
Контроль работы складов бухгалтерией ООО «Альтпроект» проводится по учетным картам, с учетом установленных норм потерь и путем проведения систематических инвентаризаций складов, с сопоставлением фактических и документальных остатков материальных ценностей.
Основная задача информационной логистики заключается в доставке информации к системе управления ООО «Альтпроект» и от нее.
Представим схематично информационную модель ООО «Альтпроект» с учетом специфики ее бизнес-процессов и функций (рис. 4.2).
Рисунок 4.2 – Информационная модель ООО «Альтпроект» с учетом специфики ее бизнес-процессов и функций
Примечание – Источник: собственная разработка.
Каждый этап продажи (покупки) товара со склада сопровождается подготовкой соответствующего информационного обеспечения в виде входных и выходных документов, информационных баз и т.п. Для того чтобы отгрузить потребителю товар (или закупить его у поставщиков) необходимо выполнить ряд операций:
1) Покупатель делает заказ на тот или иной товар, обговаривает необходимое количество товара, требования к качеству и т.п. В соответствие с распоряжением директора ООО «Альтпроект» коммерческая служба в лице менеджеров по продажам формируют запрос на наличие заказанной продукции на складе, выясняет, сколько ее имеется. Все необходимые данные содержаться в электронной базе данных фирмы (поступающие на склад товары немедленно заносятся в базу, проданные удаляются из нее).
2) Только после проверки наличия товара на складе в необходимом количестве директор ООО «Альтпроект» заключает с покупателем этого товара договор поставки.
3) Директор ООО «Альтпроект» дает точные указания по передвижению товаров на складе, согласовывает с заведующим складаплан передвижения товаров на складе, перемещение товаров должно быть выполнено в полном соответствии с этим планом. Причем, ответственные лица обязаны предоставить директору по окончанию операции документы (ТТН, ведомость на отпуск), т.е. контрольная информация.
4) Осуществляется весь комплекс работ на складе, погрузка на транспортное средство, доставка товара покупателю.
5) Оформляются выходные документы, вносятся коррективы в базу данных и электронный каталог ООО «Альтпроект» (электронные таблицы в форме Excel).
Основными структурными элементами базы данных ООО «Альтпроект» являются:
продукт (полная характеристика всех продуктов, поступающих в компанию и реализуемых потребителям);
договор (характеристика основных положений договора в части стоимости, объемов, скидок и условий оплаты);
поставщик (наименования и адреса всех поставщиков продуктов);
потребитель (наименования и адреса всех торговых организаций – потребителей продукции);
склад (обобщенная характеристика товара, учтенного на складе);
заявка (обобщенная характеристика заявок потребителей);
возврат продукта (даты и суммы, на которые возвращается товар);
накладная (обобщенная характеристика приходных и расходных накладных);
количество (обобщенные данные по количеству продукта, заказанного у поставщика, поступившего в компанию, оприходованного на складе компании, отгруженного со склада, находящегося в торговой сети и реализованного торговыми предприятиями и подразделениями компании);
акт (обобщенные данные по инвентаризациям складов или списаниям бракованного товара);
характеристика (данные, характеризующие различные стадии передвижения товара от поставщика до реализации).
Корпоративная информационная система ООО «Альтпроект» представляет собой разветвленную сеть, объединяющую разнотипные локальные и удаленные рабочие места пользователей. КИнС обеспечивает связь с информационными системами организации, причастными к основным бизнес-процессам.
Основными элементами КИнС ООО «Альтпроект» являются:
1) локальная вычислительная сеть центрального офиса (главный сервер корпоративной информационной системы компании с выходом в INTERNET, автоматизированные рабочие места главного бухгалтера, директора, юриста, транспортного и коммерческого отдела):
2) планшеты менеджеров по продажам.
Связь между локальными сетями и их элементами обеспечивается посредством модема, а также через WWW-сервер.
Функциями КИнСООО «Альтпроект» являются:
планирование транспортных потоков;
планирование и оптимизация складских запасов;
планирование доставки товаров от поставщика торговым предприятиям, представительствам и торговым подразделениям компании;
анализ деятельности перевозчиков и определение затрат на перевозки;
учет складских операций;
учет актов инвентаризации складов;
формирование справок по состоянию склада;
учет движения продуктов через центральный склад компании;
формирование маршрутов доставки продуктов от поставщиков и доставки в адрес торговых предприятий и торговых подразделений компании;
формирование реестра накладных.
Недостатком корпоративной информационной системы ООО «Альтпроект»является отсутствие автоматизированной системы формирования:
проекта маршрутов доставки товаров;
отчетов по складскому обороту, наличию товаров на складах и остаткам в торговых предприятиях;
отчетов по состоянию доставки товаров торговым предприятиям и торговым подразделениям компании.
Таким образом, изучение работы склада на ООО «Альтпроект» показывает, что процесс весьма сложен, поскольку требует полной согласованности функций обеспечения запасами, переработки грузов и физического распределения запасов. Практически логистизация процессов на складе предприятия охватывает все основные функциональные области.Условно весь процесс можно разделить на три части:
1) операции, направленные на координацию службы закупки;
2) операции, непосредственно связанные с переработкой груза и его документацией;
3) операции, направленные на координацию службы продаж.
На наш взгляд, к положительным моментам организации процесса товародвижения на складе ООО «Альтпроект» относится следующее:
рациональная планировка склада с выделением рабочих зон, которая способствует снижению затрат и усовершенствованию процесса переработки груза;
осуществление унитизации партий отгрузок и применение централизованной доставки, что позволяет существенно сократить транспортные издержки;
широкий перечень как продажных, так и послепродажных услуг, что в глазах покупателей выгодно отличает исследуемое предприятие от конкурентов.
Также при анализе состояния складского хозяйства предприятия были выявлены следующие проблемы организации складских работ.
Отсутствие автоматизированной системы управления складом ООО «Альтпроект» приводит к следующему:
нет возможности получения оперативной и точной информации о состоянии склада и ходе работ в любой момент времени;
инвентаризация без прерывания работы склада;
отсутствие взаимодействия внутренних подразделений предприятия;
отсутствие отделов логистики и складирования.
Помимо этого существенным отрицательным моментом является, низкий уровень механизации работ.