48. Protseduurireeglid - mõiste ja sisu

Kõiki organisatsiooni tegevusi saab jagada protseduurideks.

Protseduuriks nimetatakse omavahel sisuliselt ja ajaliselt seotud sündmuste jada. Protseduuridest selgub kes millega konkreetselt tegeleb.

Protseduurikorraks(-reegliks) nimetatakse kokkulepitud ja organisatsioonis kinnitatud tegutsemis- või käitumisreeglite kogumit, mis reguleerib teatud konkreetset tegutsemisvaldkonda.

Protseduurireegliga määratakse kindlaks:

• tegevuse sisu - mida tuleb teha;

• tegevuse vajalikkus, eesmärgid;

• tegevuste seostatus;

• kes tegevust täidab;

• informatsioon, dokumendid - millised dokumendid tuleb koostada, allkirjastamine

• tähtajad;

• võimalikud alternatiivsed variandid;

• tehnilised vahendid, kulutused

49. Organisatsiooni struktuuri mõiste

• Organisatsiooni struktuur on org.-ni ametikohtade vaheliste suhete mudel.

• Struktuur ei ole eesmärk omaette, eesmärgiks on niisuguse süsteemi loomine, mis kõige

paremini soodustaks edu saavutamist ettevõtte tegevuses.

Struktuur on äri organiseerimise viis, mis pole igavene ega püsiv.

Organisatsiooni struktuuri on vaja selleks, et:

• Tagada firma tegevuse efektiivsus;

• Koordineerida organisatsiooni eri osade tegevust vastavate tegevusvaldkondade lõikes;

• Tagada paindlikkus ja kohanemisvõime;

• Määratleda ametikohtade aruandekohustused.

50. Organisatsiooni struktuuri kujundamise võtmeelemendid, nende selgitused

a)töö spetsialiseerimine- kogu tööd ei tee üks inimene, vaid töö on jaotatud etappideks ja iga etappi teostab üks inimene. Töötajad spetsialiseeruvad tegevuse osale. See suurendab säästlikkust ja tootlikkust.

b)liigendamine- iga org. Klassifitseerib ja grupeerib töötegevused omal viisil. Klassikaks loetakse funktsionaalset liigendamist. Veel on tuntud tooteliikide, geograafiline, protsessi ja kliendi järgi liigendamine. Suured org. ühendavad enamasti enamiku või kõik liigendamise vormid. Teine suund on selles, et funktsionaalset liigendamist täiendatakse kasutades risti-funktsionaalseid meeskondi.

c)käsuliin- katkematu võimuliin, mis kulgeb kõige kõrgemalt org. tasandilt kõige madalamale tasandile ja näitab, kes kellele aru annab. See aitab töötajatel kindlaks määrata kelle poole pöörduda, kui neil on probleeme ja samuti, kelle ees nad vastutavad.

d)kontrolliulatus- näitab kui palju alluvaid võib juht efektiivselt ja säästlikult juhtida.

See oleneb: •alluvate tööülesannete sarnasusest,

•nende ülesannete keerulisusest,

•organisatsiooni juhtimise infosüsteemist,

•organisatsioonikultuuri tugevusest

•eelistatud juhtimisstiilist.

Kontrolliulatus määrab, kui palju tasandeid ja juhte org. on.

e)tsentralisatsioon-detsentralisatsioon – kõrge tsentraliseeritusega org. teevad tippjuhid kõik otsused ja madalama astme juhid üksnes järgivad nende direktiive. Detsentraliseeritud org. otsustavad nende tasandite juhid, kes on tegevusele kõige lähemal. Org ei saa olla kunagi täielikult tsentraliseeritud ega ka detsentraliseeritud.

f)formaliseerimine – määr, milleni töö org. on standardiseeritud ja töötajate käitumine juhitud kirjalike reeglite ja protseduuridega. Kõrge formaliseeritusega org. on üksikasjalikud töökirjeldused, palju reegleid ja selgelt sõnastatud protseduurid tööprotsessi jaoks. Madala formaliseeritusega org. on töökäitumine suhteliselt korraldamata ja töötajatel on rohkem vabadust oma töö teostamisel.

51. Organisatsiooni struktuuri tüübid, nende eelised ja puudused

a) funktsionaalne struktuur

eelised: juht peab kursis olema suhteliselt kitsa tegevuste ringiga ja koordineerimine on lihtsam

puudused: otsustamine on aeglane ja bürokraatlik, kommunikatsioon pole tõhus, tulemuste järgimine on keerukas ja töötajad keskenduvad oma eesmärkide täitmisele ega mõista org. tervikeesmärke.

b)struktuur asukoha järgi

eelised: org. kohandatavus mitmesuguste keskkonnatingimustega, kiirem reageerimine klientide nõudmistele ja üldjuhtimise oskuste suurenemine

puudused: koordineerimiseks vajatav suur hulk funktsionaalseid töötajaid, väiksem tippjuhtkonna poolne kontroll ja võitlus ettevõtte ressursside eest

c)struktuur toodete järgi

eelised: ühe tootega seotud tegevusi on hõlbus koordineerida, otsustamine on kiirem ja tulemuslikum, tooterühmade töötulemusi on parem hinnata

puudused: juht võib keskenduda ainult oma toodetele ja jätta org. huvid tahaplaanile, halduskulud suurenevad

d)struktuur tarbijate järgi

eelis: saab kasutada erinevate klientide teenindamiseks vajalike erioskustega spetsialiste (pankades näiteks äri- ja erakliendid)

puudus: osakondade tegevuste integreerimiseks vajaminev suur töötajate ja juhtide arv

52. Organisatsiooni mehhaanilise ja orgaanilise ülesehituse põhimõtted

Mehhanistlikud org:

1. spetsialistide tööülesanded on koostatud nii, et need on teistest isoleeritud

2. täpne, kohati pedantne meetodite ja kohustuste kirjeldamine

3. suhtlemine ja vastastikune mõjutamine juhtide hulgas toimub vertikaalselt

4. valitsev on võimukas käitumine

Orgaanilised org:

1. spetsialistide ülesandeid vaadeldakse kogu ettevõtte kontekstis

2. töö on defineeritud nii, et jääks ruumi muutustele

3. suhtlemine on vastastikune ja mõjutamine toimub vertikaalselt kui horisontaalselt

4. teadmised on jaotunud üle kogu organisatsioon

Organisatsioonid ei ole kunagi puhtalt ühte ega teist tüüpi!

53. Juhtimisulatuse mõiste ja sisu

Ühe ülemuse alluvuses olevate nende inimeste arv, kes otseselt peavad talle aru andma. Optimaalseks loetakse 3-7 inimest. Mida laiem on juhtimisulatus, seda vähem on ettevõttes juhtimistasandeid ja vastupidi. Juhtumisulatust mõjutavad: organisatsioonisisesed protseduurid, alluvate kompetentsus, eesmärkide standardsus, töö iseloom ning ekspertide olemasolu.

54. Juhtimistasandi mõiste ja sisu

Ühel ja samal tasandil olevate juhtimise ametikohtade kogum. Juhtimistasandid moodustavad tööjaotuse ja sellest tuleneva org. sügavuti hargnemise tulemusena. Seda mõjutavad organisatsiooni suurus, tööjaotuse sügavus, alluvate tegevuste kooskõlastamine, kontrollimise vajaduse määr ja juhtumisulatus.

55. Kitsa ja laia juhtimisulatuse eelised ja puudused (teema 6,7 lk 54)

• Kitsa juhtimisulatuse eelised: •Tihe kontroll • Igapäevane koormus on väiksem, rohkem strateegilist mõtlemist •Jõukohane ka suhteliselt madala kvalifikatsiooniga juhtidele

• Kitsa juhtimisulatuse puudused: •rohkem juhte, rohkem kulusid • suhtlemise ja koordineerimise probleemid

• Laia juhtimisulatuse eelised: •Töötajate suurem iseseisvus •Väiksemad juhtimiskulud •Väiksemad juhtimise ja koordineerimise probleemid

• Laia juhtimisulatuse puudused: • Nõutav töötajate kvalifitseeritus, sest iseseisvustasand on kõrge • juht ei pruugi olla võimeline suunamapaljusid inimesi korraga

56. Riviorganisatsiooni mõiste ja sisu (teema 6,7 lk 55)

• Riviorganisatsioon - organisatsiooni ülesehituse osa, mis koosneb organisatsiooni eesmärke vahetult taotlevatest (põhitegevuse) ametikohtadest ja allüksustest.

• Riviorganisatsiooni põhiülesandeks on nende tööde ja toimingute täideviimine, milleks ettevõte või asutus on loodud.

• Riviorganisatsiooni kuuluvad ametikohad ja allüksused esindavad esmaseid õigusallikaid. Sellest lähtudes kujundatakse riviorganisatsioonis alluvus järjekord.

57. Staabiorganisatsiooni mõiste ja sisu. (teema 6,7 lk 57)

• Staabiorganisatsioon - organisatsiooni ülesehituse osa, mis koosneb organisatsiooni eesmärkidele kaasaaitavatest erialastest ametikohtadest ja allüksustest.

• Põhitegevusest eraldatakse teda toetavad tööd ja toimingud, mille alusel moodustatakse mitmesugused erialased ametikohad, allüksused ja nende rühmitused (talitused).

• Staabiorganisatsiooni põhiülesandeks on varustada riviorganisatsiooni mitmesuguste erialaste teadmiste, oskuste, andmete, lahenduste ja nõuannetega.

58. Rivi- ja staabiorganisatsiooni vaheliste konfliktide põhjused (teema 6,7 lk 60)

Rivi seisukohalt: •Staap haarab võimu. •Staabi seisukohad on teoreetilised. •Staap on kitsalt kinni oma valdkonnas.

Staabi seisukohalt: • Rivi hakkab eesmärkidele vastu. • Rivi ei suuda kasutada staapi efektiivselt. •Staabil ei ole piisavalt õigusi hoida rivi oma raamides.

59. Eestvedamise mõiste. (teema 8 lk 2)

• Eestvedamine(leadership) on tegevuste ja käitumiste kogum, kus üks inimene mõjutab teisi mingi eesmärgi saavutamise nimel vabatahtlikult kaasa töötama (Üksvärav 2004)

• Eestvedamine on inimsuhete vorm kus ÜKS inimene (Liider) mõjutab ja suunab teiste inimeste käitumist (Mullins 1993).

• Eestvedamine on püüe ja võime mõjutada järgnejate tegevusi eesmärgi või eesmärkide saavutamiseks suhtlemise vahendusel (Vadi, 2001).