25 Учет расчетов с подотчетными лицами

При осуществлении хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость выдачи наличных денег под отчет работникам на хозяйственные расходы, а также на расходы, связанные с выполнением служебных заданий вне места их постоянной работы. Работники, получившие деньги на данные цели, называются подотчетными лицами.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. В этой связи порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь.

Деньги на эти цели могут быть получены предприятиями только в банках и расходуются на те цели, на которые они получены.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников предприятия, производится в порядке и размерах, установленных Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Командированному работнику возмещаются расходы:

– по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции и пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно без представления подтверждающих документов;

– по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Командированному работнику также по представлению подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов;

– за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов – суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Направление работника в командировку оформляется приказом и выдачей работнику командировочного удостоверения. Время пребывания в месте командировки определяется по отметкам о прибытии и выбытии в удостоверении. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте и заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Документом, подтверждающим расходы по приобретению материальных ценностей, является кассовый чек с приложенной копией товарного чека.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Неиспользованные наличные деньги возвращаются в кассу, а использованные в интересах предприятия личные средства подлежат возмещению.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет и оправдательные документы в установленный срок и не возвратило в кассу остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерская служба вправе произвести удержание из сумм оплаты труда данного лица в погашение начисленной дебиторской задолженности.

Расходы на командировки в пределах норм относятся на себестоимость продукции. Расходы организаций негосударственной формы собственности свыше норм возмещаются за счет собственных источников. Суммы, превышающие нормы, подлежат включению в фонд заработной платы данных работников для удержания подоходного налога.

Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражают суммы выданных под отчет авансов, и суммы, выданные в возмещение перерасхода. По кредиту счета – списание выданных сумм согласно авансовым отчетам и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу по приходным кассовым ордерам.

Синтетический учет по счету 71 при полной журнально-ордерной форме учета ведется в журнале-ордере № 7. Он заполняется ежемесячно на основании отчетов кассиров и приходных и расходных кассовых документов (для отражения выданных и внесенных сумм); авансовых отчетов с оправдательными документами (для списания израсходованных сумм подотчетным лицом).

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу. Для этого для каждого подотчетного лица отводится одна строка. Записи производят на основании журнала-ордера № 7 за предыдущий месяц (для переноса остатков по подотчетным лицам на начало месяца).

По каждому подотчетному лицу в журнале-ордере № 7 определяется сальдо на конец месяца: дебетовое сальдо – дебиторская задолженность подотчетного лица; кредитовое – кредиторская задолженность организации.

Основные хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание хозяйственной операции		Дебет счета	Кредит счета
1	2		3	4
1	Выдано из кассы в подотчет		50	71
2	Приобретены подотчетным лицом материалы		10	71
3	Сумма НДС по приобретенным ценностям		18	71
4	Утверждены авансовые отчеты подотчетных лиц по командировкам		25, 26, 29, 44	71
5	Возврат неиспользованных остатков авансов		50	71
6	Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки		94	71
7	Положительная курсовая разница	Курсовая разница по переоценке дебиторской задолженности подотчетного лица	71	98, 91/1
8	Отрицательная курсовая разница	Курсовая разница по переоценке дебиторской задолженности	98, 91/4	71