1. Теоретические основы учета денежных средств в кассе предприятия

1.1 Нормативно правовое регулирование учета денежных средств

Безналичные расчеты регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации, Положением Банка России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» и другими нормативными актами. В соответствии с ГК РФ (ст. 862) при осуществлении безналичных расчетов допускается использование следующих форм безналичных расчетов, которые определяются способом платежа и соответствующим ему документооборотом: расчеты платежными поручениями, расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах, предусмотренных законом. В Положении Банка России № 2-П указано, что формы безналичных расчетов избираются клиентами банка самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых ими со своими контрагентами.

Порядок ведения кассовых операций ранее регламентировался документом: "Порядок ведения кассовых операций в РФ", который отменен Указанием Банка России от 13.12.2011 № 2750 У. На смену Порядку пришло Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России от 12.10.2011 № 373 П, действующее с 01.01.2012.

Порядок применялся в отношении предприятий. Положением следует руководствоваться в первую очередь юридическим лицам. Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Таким образом, Положением должны руководствоваться все юридические лица, в том числе некоммерческие, например, общественные и религиозные организации (объединения), благотворительные и иные фонды, объединения юридических лиц (ассоциации и союзы).

Особенно примечательным является указание Положения на то, что оно распространяется на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, то есть на индивидуальных предпринимателей. Порядок такой нормы не содержал.

Согласно п. 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ учреждения банков не реже одного раза в два года проверяют соблюдение определенного Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью¹.

В пункте 6 Порядка указывалось, что предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Обычно это делалось одновременно с установлением лимита. Теперь согласно приложению к Положению предприятие само определяет, как часто оно будет сдавать выручку. Соответствующая цифра используется в расчете лимита, но не должна превышать 7 рабочих дней, а при расположении предприятия в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

Значения лимита и периода сдачи выручки следует закрепить во внутреннем нормативном акте, к которому прилагается расчет лимита.

В пункте 1.2 Положения дано определение понятию "лимит остатка наличных денег" - это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

Согласно п. 4 Порядка наличные деньги, полученные предприятиями в банках, следовало расходовать на цели, указанные в чеке. В Положении такого требования нет, как и нет указания, подобного приведенному в п. 7 Порядка, согласно которому предприятия, имевшие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могли расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Таким образом, теперь любое предприятие обязано сдавать в банк только сверхлимитные наличные денежные средства. Выручку они могут расходовать на любые цели, лишь бы на конец дня не было превышения лимита. Во всяком случае иначе трактовать произошедшее изменение не получается.

Кроме того, в п. 10 и 11 Порядка было подробно расписано, как выдаются наличные средства под отчет. В частности, указывалось, на какие цели их можно выдавать под отчет (на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, а также на командировочные расходы).

При этом в п. 11 Порядка имелись следующие принципиальные требования:

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Последнее из указанных требований в действующем Положении отсутствует. В пункте 4.4 данного документа уточняется, что трехдневный срок для отчета исчисляется со дня выдачи денег или со дня выхода на работу после командировки, а также то, что выдача денег под отчет производится не просто после полного отчета по предыдущему авансу, а при условии погашения задолженности по нему. То есть предприятие не может открывать своеобразную кредитную линию своему работнику, постоянно получающему деньги под отчет.

Согласно новым требованиям, при направлении работника в командировку, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней²:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Следует отметить, что в ранее действующем Порядке подробно говорилось, как следовало организовать хранение наличных денежных средств на предприятии. В частности, независимо от размера предприятия и количества наличных необходимо было размещать кассу в отдельном изолированном помещении, в котором должны быть установлены металлические шкафы.

Теперь предприятие само определяет мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег (п. 1.11 Положения).

Функции кассира по распоряжению руководителя может исполнять любой работник предприятия, в том числе и сам руководитель, которым, видимо, может являться и индивидуальный предприниматель. Необходимо понимать, что такой работник необязательно освобождается от выполнения своих основных функций. В пункте 35 Порядка эта возможность предоставлялась только предприятиям, которые имели большое количество подразделений или обслуживались централизованными бухгалтериями, с целью оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий.

При этом в Положении ничего не говорится о необходимости заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности. Вероятно, такое решение принимается на усмотрение предприятия.

Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия, а расходные - руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это.

В соответствии с п. 2.3 Положения на предприятии обязательно должны утверждаться образцы подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы (кроме случая, когда кассовые операции ведет руководитель). Кроме того, определено, что на этих документах следует проставлять оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции.

При составлении кассовой книги автоматизированным способом теперь надо учитываться некоторые нюансы (п. 2.5 Положения). В частности, должна обеспечиваться сохранность содержащихся в таком документе данных на электронном носителе информации и исключаться возможность несанкционированного изменения указанных данных. То есть необходимо сохранять данные на электронном носителе в течение того же срока, что установлен для хранения кассовых документов.

С 2013 года вступил в действие новый Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 №402-ФЗ.

Нормы Закона № 402-ФЗ в отношении регистров бухгалтерского учета характеризуются следующими принципиальными отличиями³:

1. Отсутствует положение о том, что в регистрах бухгалтерского учета накапливается информация для отражения в бухгалтерской отчетности.

2. Установлено, что формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Исключением являются организации государственного сектора, для которых формы регистров устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В настоящее время для организаций государственного сектора формы регистров утверждены Приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н в соответствии со ст.165 Бюджетного кодекса РФ.

3. Установлен перечень обязательных реквизитов регистра бухгалтерского учета.

4. Содержание регистров бухгалтерского учета не относится законом к коммерческой тайне. Закон № 402-ФЗ допускает наличие в договоре условия о предоставлении регистра бухгалтерского учета другому лицу.

Кроме того, введены нормы, регламентирующие внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета и замену регистров копиями в случае их изъятия в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указанные нормы аналогичны соответствующим нормам в отношении первичных учетных документов.

Таким образом, были рассмотрены основные нормативные требования регулирования учета денежных средств и последние изменения в соответствующих регламентах.