3.2 Предложения по совершенствованию учета и аудита денежных средств в кассе предприятия ооо «Регионстрой»

Одним из важнейших условий организации внутреннего контроля является регулярная инвентаризация денежных средств.

В качестве недостатка учета кассовых операций на аудируемом предприятии можно отметить и тот факт, что в ООО «Регионстрой» не проводится инвентаризация кассы.

В качестве мероприятий, направленных на совершенствование бухгалтерского учета кассовых операций в ООО «Регионстрой» можно порекомендовать:

1. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить инвентаризацию кассы. Состав инвентаризационной комиссии представлен в таблице 3.7.

Таблица 3.7. Инвентаризационная комиссия

Ф.И.О	Состав инвентаризационной комиссии	Должность
Сафонова А.Н.	председатель	Главный бухгалтер
Журова Т.П.	чл.комиссии	зам. гл. бухгалтера
Кайт О.Н.	чл.комиссии	бухгалтер
Лоскутова Н.А.	чл.комиссии	секретарь

Главной задачей проведения инвентаризации кассы является проверка соблюдения правил хранения наличных денежных средств в кассе организации, а также соблюдение требований, предъявляемых к первичной документации, соответствие остатка по кассовой книги на текущую дату фактическому.

По результатам проведенной инвентаризации составляется Акт инвентаризации денежных средств по (Приложение 25).

В результате проведенной инвентаризации был выявлен как излишек, так и недостаток, в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 50 «Касса» - Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» - в ходе проведенной инвентаризации кассы выявлен излишек денежных средств в сумме 10 руб. Излишек оприходован в кассу, Приходный кассовый ордер № 50 от 01.04.2014г. (Приложение 26);

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 50 «Касса» - в ходе проведенной инвентаризации выявлена недостача денежных средств в кассе организации в размере 1 руб. 20 копеек. Недостача списана Расходным кассовым ордером № 60 от 01.04.2014г. (Приложение 27);

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - выявленная в кассе недостача денежных средств отнесена на материально-ответственное лицо - кассира организации.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2) Помимо проведения инвентаризации кассы, в целях обеспечения контроля за сохранностью денежных средств по решению руководителя предприятия, или же по требованию налогового органа в организации могут проводиться внезапные ревизии кассы. В том случае, если инициатором проведения такой ревизии является налоговой орган, в состав комиссии включают ее сотрудника - проверяющего.

Кроме того, в процессе проверки выявлено, что в организации достаточно регулярно выдаются денежные средства в подотчет на командировки и хозяйственные нужды.

3) Считаю целесообразнее производить выдачу денежных средств в подотчет на корпоративную банковскую карту.

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту сотрудника, безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи денежных средств из кассы организации. Во-первых, повышается оперативность и надежность осуществления платежей, во-вторых, минимизируются расходы на услуги банков (комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличных), в-третьих, уменьшаются трудозатраты работников бухгалтерии (отсутствует необходимость оформлять кассовые документы). Также безналичный способ позволяет выдать деньги сотруднику, находящемуся в другом городе или даже в другой стране.

Центральный Банк России в своем Письме от 23.07.2009 г. № 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций. В этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое законодательство не содержит.

4) Необходимо соблюсти правильность оформления всех первичных документов и отражения в бухгалтерском и налоговом учете данной операции.

5) Выдача денег под отчет в ряде случаев была произведена без составления предварительного расчета. На предприятии необходимо вести предварительный расчет денежных средств – выдаваемых под отчет.

Пример: Кассир Левкина Л.А. оформила Расходный кассовый ордер № 29 от 04.01.2014г. на сумму 45000 руб. на командировочные расходы для сотрудника данного предприятия Куприна О.Г. (Д71 К50). По приезду из командировки сотрудник Куприн О.Г. оформил Авансовый отчет на сумму 39000 руб. Считаю что, совершенствование «выдачи денежных средств под отчет» с предварительным расчетом - принесет предприятию менее трудоемкий процесс оформления и ведения финансово-хозяйственных операций с денежными средствами.

6) Возможность выдачи денежных средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена  в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном договоре и Положении о командировках и т.п.).

Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим банком.

7) Предприятию необходимо издать приказ, в котором будет содержаться перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.

В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы» или на «хозяйственные нужды»).

Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет. То есть в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

• выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки;

• выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет;

• подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Кроме того, при направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

• приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9.  Здесь и далее – указанные унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, применяются, если они утверждены учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации);

• служебное задание (унифицированная форма № Т-10а);

• командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10).

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;

• отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма № Т-10а).

При соблюдении всех вышеуказанных требований налоговые риски организаций при перечислении подотчетных сумм на банковские карты сотрудников минимальны. 

В бухгалтерском учете организации при выдаче денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника могут быть сделаны следующие проводки:

Дт. 71 Кт. 51 – перечислена подотчетная сумма с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника; 

Дт. 26 Кт. 71 – отражены расходы по авансовому отчету сотрудника.

Сумма перерасхода по авансовому отчету также может быть перечислена на карту сотрудника или выдана из кассы организации (Дт. 71 Кт. 51 (50)).

А сумма излишка может быть:

• возвращена сотрудником в кассу организации (Дт. 50 Кт. 71);

• переведена сотрудником на расчетный счет организации (Дт. 51 Кт. 71);

• удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Дт. 70 Кт. 71).

Расчет экономической эффективности предложенных мероприятий:

В качестве меры экономического эффекта возьмем количество времени (трудозатрат) на совершение одной операции в кассе и на расчетном счете (табл. 3.8.):

Таблица 3.8.

Расчет трудозатрат на совершение операций

Касса		Банк
Оформление РКО	3 мин.	Оформление платежного поручения	2 мин.
Пересчет денежных средств	1 мин.
Запись РКО в кассовую книгу	3 мин.
Итого:	7 мин.		2 мин.

Таким образом экономия времени при выдаче денежных средств в подотчет и при перечислении денежных средств на корпоративную карту составляет 5 мин. рабочего времени бухгалтера.

В пересчете на месячную заработную плату это составит:

18000/(22×8×60)×5 = 8,5 руб. - экономия денежных средств на одной операции.

С учетом того, то бухгалтер в месяц совершает порядка 1000 таких операций, то эффект составит: 8,5*1000 = 8500 руб. или 102000 руб. в год.

Экономия конечно не значительная, но если учесть что за это сэкономленное время бухгалтер делает еще много другой работы, то имеет место рост производительности труда, который приносит значительно больший положительный эффект в деятельности предприятия.

Таким образом, подводя итоги, можно сказать, что предложенные мероприятия по совершенствованию учета и контроля за движением денежных средств в кассе предприятия позволят повысить меры за сохранностью денежных средств, упростить операции по взаиморасчетам с подотчетными лицами.