2.12. Товарный отчет материально ответственного лица

Товарный отчет - один из самых необходимых документов, с его помощью можно четко проследить движение товара. Он помогает избежать ошибок в учете, отслеживать потери при хранении и т.п. К сожалению, многие материально ответственные лица магазинов пренебрегают заполнением этого документа, из-за чего возникают ошибки и пробелы в учете. Ведь если не составить товарный отчет, расхождение между фактическим наличием товара и учетными данными можно выявить только путем инвентаризации.

Товарный отчет предназначен для документального учета движения товарных запасов в торговых предприятиях. Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней. Эти сроки устанавливаются руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. При розничной торговле полный отчет материально ответственного лица за полученное количество товаров обязателен.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляют товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов, например накладной: N ТОРГ-12, товарно-транспортной, железнодорожной.

В торговой организации накладная может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Ее должно выписывать материально ответственное лицо при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.

Учет товаров ведет материально ответственное лицо, он может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой).

При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании приходных и расходных документов или в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.

При наличии на товарах штриховых кодов и соответствующей вычислительной техники аналитический учет по наименованиям возможен и без составления документов на выбытие товаров.

Материально ответственное лицо составляет товарный отчет в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета сдается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера. Товарные отчеты материально ответственных лиц, которые поступили на работу не с начала года, нумеруются с первого номера от даты начала работы и до конца года.

Форма товарного отчета N ТОРГ-29, ее подписывают материально ответственное лицо и бухгалтер, который принимает этот отчет. Утверждает отчет руководитель торговой организации или лицо, на которое возложены эти обязанности приказом руководителя.

Необходимые реквизиты товарного отчета:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- номер и дата составления документа;

- отчетный период, то есть период, за который он составлен;

- фамилия и инициалы материально ответственного лица;

- табельный номер материально ответственного лица.

В товарном отчете нужно указывать остаток товаров на начало отчетного периода, который должен соответствовать остатку товаров на конец периода из предыдущего отчета.

В разделе "Приход" фиксируют каждый приходный документ (товарно-транспортные накладные и др.) с указанием источника поступления товара, номера и даты документа, стоимость поступивших товаров и тары. Подсчитывают итог прихода, а также итог прихода с учетом остатка на начало периода.

В разделе "Расход" товарного отчета по отдельным его строкам по каждому документу показывают движение товаров. После этого подсчитывают общую стоимость реализованных и выбывших товаров и определяют остаток товаров на конец отчетного периода.

К товарному отчету прикладывают все приходные и расходные документы, а их общее количество указывают в приложении. Отчет проверяют и подписывают главный бухгалтер и материально ответственное лицо.

Исправления в товарный отчет могут быть внесены лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Эти исправления должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые подписали отчет, с указанием даты их внесения (п. 5 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете").

В свободных строках первичного документа обязательно ставят прочерк. Организации розничной торговли составляют товарные отчеты в тех ценах, в которых они отражают товары.

То есть если учет ведут в покупных ценах, то в них же должны быть и товарные отчеты (аналогично и в случае применения продажных цен).

Пример 2.52.

Руководитель и главный бухгалтер торговой организации определили, что товарные отчеты надо составлять один раз в пять дней. Это решение закреплено в приказе об учетной политике. Учет товаров ведется по продажным ценам.

Допустим, по условию примера товарный отчет составили за период с 1 по 5 марта 2008 г. Остаток товаров на начало отчетного периода - 100000 руб.

За отчетный период приход товара был следующим:

- по накладной N 70 от 1 марта 2008 г. на сумму 29 500 руб., в том числе НДС - 4500 руб. сумма торговой наценки составила 6000 руб.;

- по накладной N 1080 от 3 марта 2008 г. на сумму 44250 руб., в том числе НДС - 6750 руб. сумма торговой наценки - 9000 руб.;

- по накладной N 23 от 4 марта 2008 г. на сумму 23600 руб., в том числе НДС - 3600 руб., сумма начисленной торговой наценки - 4800 руб.

В отчетном периоде были проданы товары (с учетом торговой наценки с НДС):

┌───────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────┐

│ Дата реализации │ Сумма, руб. │

├───────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤

│1 марта 2008 г. │ 12600 │

├───────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤

│2 марта 2008 г. │ 22680 │

├───────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤

│3 марта 2008 г. │ 18900 │

├───────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤

│4 марта 2008 г. │ 30240 │

├───────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤

│5 марта 2008 г. │ 26460 │

└───────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────┘