2.11. Движение товаров (первичные документы по приемке, продаже, хранению)

В торговой деятельности товары приобретаются у поставщиков для последующей оптовой реализации либо для реализации через розничную торговую сеть.

Заключая договор на поставку товаров, покупатель предполагает, что товар будет ему передан со всеми необходимыми принадлежностями, документами, в согласованном количестве, ассортименте, установленного качества, в надлежащей упаковке и (или) таре и будет свободным от прав на него третьих лиц.

При заключении договоров организации необходимо учитывать требования, предусмотренные ГК РФ.

Договор поставки - это разновидность договора купли-продажи. Если непосредственно в гл. 30 ГК РФ отсутствуют нормы, регулирующие отношения по договору поставки, применяются общие положения ГК РФ о договоре.

Основным отличием договора поставки от других видов договоров является то, что поставщик (продавец) обязуется передать в определенный договором срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 506 ГК РФ). Этим договор поставки регулирует взаимоотношения между хозяйствующими субъектами, например между двумя организациями или между организацией и предпринимателем, по поставкам материальных ценностей, предназначенных для дальнейшей реализации.

К существенным условиям договора поставки ГК РФ относит условия о предмете договора: наименование товаров, их количество, срок поставки и цену, по которой будет поставляться товар (ст. 506 ГК РФ).

При приобретении товаров по договору поставки порядок бухгалтерского учета будет зависеть, от таких важных условий, как момент перехода права собственности на поставляемые товары, условия расчетов, порядок установления цены по договору.

2.11.1. Приемка товаров

Документальное оформление поступления товаров производится согласно требованиям, изложенным в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (см. Письмо Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

Для документального отражения операций по поступлению товаров применяются Унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Организация-покупатель ведет учет расчетов с поставщиками на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками":

- по кредиту счета 60 отражается стоимость фактически поступивших товаров согласно расчетным документам поставщика в корреспонденции со счетом 41 "Товары";

- по дебету счета 60 отражаются суммы, оплаченные поставщикам в погашение обязательств, в корреспонденции со счетами учета денежных средств (51 "Расчетные счета", 50 "Касса").

Если условиями договора предусмотрена предварительная оплата (полная или частичная), то эти суммы также отражаются на счете 60 субсчет, "Авансы выданные".

Структура аналитического учета по счету 60 должна позволять получать данные о состоянии расчетов по каждому поставщику, о неоплаченных в срок расчетных документах, об авансах выданных и сроках возникновения задолженности.

Суммы дебиторской задолженности в зависимости от сроков ее погашения отражаются по строкам 230 и 240 актива бухгалтерского баланса, общая сумма кредиторской задолженности отражается по строке 620 пассива баланса, а задолженность перед поставщиками выделяется из общей суммы по отдельной строке баланса.

Право собственности на товар по договору поставки переходит в момент передачи вещи, если иное не предусмотрено законом или договором (ст. 223 ГК РФ). Вещь признается переданной приобретателю с момента ее вручения. Переданной считается также вещь, сданная перевозчику для отправки приобретателю или в организацию связи для пересылки приобретенных вещей (ст. 224 ГК РФ).

Стороны договора поставки могут предусмотреть любой иной приемлемый для них момент перехода права собственности.

Если товары будут поставлены до момента оплаты, то в договорах может быть предусмотрен переход права собственности к покупателю:

- после полной оплаты;

- в момент поступления на склад покупателя;

- при оплате определенной части договорной цены.

Если в договоре поставки момент перехода права собственности к покупателю специально не определен, это право, согласно ГК РФ, переходит в момент передачи товаров.

Иначе поступление товаров по дебету счета 41 "Товары" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в бухгалтерском учете отражается именно в момент возникновения права собственности на полученные товары.

Торговая организация получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки долгосрочного действия, по отдельным заявкам и т.п.

Материально ответственный работник и члены приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

Приемку товаров можно вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории самой торговой организации-покупателя.

Если приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Формы доверенности N М-2 (с отрывным корешком) и N М-2а (без корешка) установлены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве". В доверенности указываются следующие сведения:

- номер и дата выдачи;

- срок ее действия;

- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные;

- номер и дата документа, на основании которого отпускается товар;

- наименование, адрес, банковские реквизиты покупателя;

- наименование товаров, подлежащих получению материально ответственным лицом, единицы их измерения и количество.

Если доверенности выписывают по форме N М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товарно-сопроводительного документа).

Если доверенности выписываются по форме N М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются:

- дата выдачи доверенности и ее порядковый номер;

- Ф.И.О. лица, получившего доверенность;

- срок действия доверенности;

- наименование поставщика, у которого материально ответственное лицо должно получить товар;

- подпись материально ответственного лица за получение доверенности.

После того как полученный товар доставлен в торговую организацию, материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. В книге доверенностей делается отметка о том, что по данной доверенности товар получен по документу, эта процедура называется "закрытием доверенности". Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.

Если приемка товаров осуществляется на территории торговой организации, то руководитель назначает приказом приемную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец). Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (оптовая или розничная торговля), объемов поступающего товара и т.п. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.

О каждой поставке товаров на территорию торговой организации администрация сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы.

При приемке товаров:

1) по количеству - проверяется на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т.д.), соответствие количества товара, указанного в договоре, и фактически поставленного.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. При доставке товаров железнодорожным транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере". Коносамент оформляется при доставке груза морским транспортом. Товарные накладные оформляются по унифицированной форме ТОРГ-12. Поставщики - неторговые организации могут оформлять отпуск своей продукции по накладным других форм. Например, по унифицированной форме М-15, по ведомственным формам, формам, разработанным самостоятельно. Однако если организация применяет не унифицированную форму, то она должна:

- быть утверждена приказом руководителя организации (в составе учетной политики);

- содержать все реквизиты, предусмотренные соответствующей унифицированной формой.

При отсутствии необходимых документов составляется акт, в котором указывают недостающие документы. Если в договоре или сопроводительных документах указаны как весовые, так и объемные показатели количества товара, то следует проверить оба показателя.

Когда товар поступает в ненарушенной таре, приемку можно производить по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц в соответствии с маркировкой на таре. Такая форма приемки товара называется "приемкой по трафарету". Если фактическое наличие товара в таре не проверяется, то об этом надо сделать соответствующую запись в приемных документах или проставить отметку в сопроводительном документе.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества или качества товара договору, то составляется рекламационный акт (рекламация);

2) по качеству (приемка осуществляется двумя способами):

- на основе документа, подтверждающего соответствие качества товара. В зависимости от вида товара, условий договора качество товара может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т.д. Для продовольственных и ряда непродовольственных товаров законодательством введена обязательная сертификация, при приемке продовольственных товаров документами, подтверждающими качество товара, являются ветеринарный сертификат, гигиеническое заключение. При приемке машинно-технической продукции или товара, на которые отсутствуют стандарты, а также при приемке единичной продукции, к которой предъявляются специальные требования, качество товара определяется техническими условиями. Когда договором предусмотрено определение качества товара по образцу, в договоре дается его техническое описание или образец передается торговой организации, в этом случае образец становится эталоном;

- путем проверки качества фактически поставленного товара в месте приемки. При этом способе приемки проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания. Для продовольственных товаров обязательной является проверка сроков годности и реализации поставленного товара, просроченные товары являются некачественными;

3) по комплектности - это понятие применяется к технически сложным изделиям, например, к бытовой технике. Если в договоре предусмотрено условие о комплектности, то материально ответственное лицо при приемке товара проверяет соответствие поставленного товара этому условию. При проверке комплектности необходимо установить наличие перечисления составных частей товара (комплектующих изделий, узлов и др.), указанных в договоре или в государственном стандарте, отраслевом стандарте, стандарте предприятия, технических условиях и т.д.

Существуют два способа проверки поступившего товара по количеству, качеству и комплектности - сплошной и выборочный способ.

Сплошным способом проверяют товары, поступившие в таре или упаковке.

Выборочный способ применяют при поступлении товара навалом и иногда в упакованном виде.

При выборочной проверке ее результаты распространяются на всю партию товара. Процентное соотношение проверяемой партии товара определяется договором или нормативными документами. Возможность или обязательность выборочной проверки должна быть установлена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами. В случае несогласия отправителя (поставщика) с результатами проверки производится рассортировка и перевешивание всей партии.

Приемку товара могут производить:

- стороны или их представители совместно;

- стороны или их представители совместно с третьими лицами;

- указанная в договоре незаинтересованная контролирующая организация, назначенная по соглашению сторон.

Если по результатам приемки товара установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп торговой организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товаров данным документов или отклонения по качеству приемка товаров приостанавливается. Составляется Акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании. В состав комиссии, составляющей акт, должны входить представители администрации торговой организации (заместитель руководителя, товаровед, бухгалтер), материально ответственное лицо торговой организации, представитель поставщика или представитель незаинтересованной стороны. В случае отказа какого-либо лица подписать акт об этом делается отметка в самом акте. Акт утверждает руководитель торговой организации. Акты о приемке товаров регистрируются и хранятся в бухгалтерии торговой организации - получателе товара.

Если при приемке товара выявлены излишки по сравнению с количеством, указанным в сопроводительных документах, то получатель может по своему усмотрению либо принять большее количество товара и оплатить его, либо принять к оплате предусмотренное количество и отказаться от излишков. О выявленных излишках делается отметка в приемном акте.

Акты о приемке товаров и сопроводительные документы на товар являются первичными оправдательными документами и принимаются к учету в бухгалтерии, если они составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства. Поступающие товары приходуются по фактическому количеству и сумме в день окончания их приемки. На основании оформленных документов на приемку товаров производятся расчеты с поставщиком. После приемки показатели о количестве поступивших товаров не пересматриваются (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Если право собственности к покупателю еще не перешло, но товары уже поступили на его склад, то они должны учитываться на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение". Статьей 491 ГК РФ предусмотрено, что в таких случаях покупатель до перехода к нему права собственности не имеет права продавать (передавать) товары другим лицам или распоряжаться ими иным образом. Если в срок, предусмотренный договором, переданные ценности не будут оплачены или не наступят другие обстоятельства, при которых право собственности переходит к покупателю, продавец вправе потребовать от покупателя возвратить ему товар.

Наряду с ситуацией, когда товар получен, но право собственности на него к покупателю не перешло, возможна и обратная ситуация, когда право собственности на товары переходит к покупателю до момента их фактического поступления на склад (в распоряжение покупателя).

Это возможно, когда поставщик передает товары перевозчику в оговоренном месте отгрузки, например, поставщик погрузил товары в вагон на железнодорожной станции отправления.

Направив покупателю предусмотренное договором извещение и расчетные документы, поставщик передает ему права собственности на эти товары. С этого момента уже покупатель несет все риски утраты или повреждения товаров.

Покупатель, получивший извещение об отгрузке и расчетные документы поставщика, должен оприходовать товары в бухгалтерском учете еще до их прибытия.

Товары, уже принадлежащие организации, но находящиеся в пути, принимаются к бухгалтерскому учету по стоимости, предусмотренной в договоре.

Для учета материальных ценностей, находящихся в пути, предусмотрен балансовый счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей".

Получив от поставщика извещение и расчетные документы, покупатель отражает отгруженные ему товары по ценам, предусмотренным договором, по дебету счета 15 в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

После того как материальные ценности фактически поступят на склад покупателя и будут оприходованы, делается проводка по кредиту счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" в корреспонденции со счетом 41 "Товары". Остаток по счету 15 на конец месяца показывает наличие товаров в пути.

Учет товаров в пути может быть организован и без применения счета 15. Для учета товаров в пути организация может просто открыть отдельный субсчет к счету 41.

После поступления товаров и товаросопроводительных документов поставщика уточняется их фактическая себестоимость.

Основные унифицированные формы при приемке товара:

Форма ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров" - применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии. Состав приемной комиссии утверждается в приказе руководителя организации;

Формы ТОРГ-2 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей" и ТОРГ-3 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров" - применяются для оформления поступления товара, имеющего количественные и (или) качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика. Форма ТОРГ-3 применяется при поступлении в торговую организацию товара от иностранного партнера по импортному контракту. Акты, составленные по формам ТОРГ-2 и ТОРГ-3, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю;

Форма ТОРГ-4 "Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика" - акт служит основанием для принятия к учету товаров по неотфактурованным поставкам. Неотфактурованными поставками называют поступление грузов без расчетных документов поставщиков. Он составляется в двух экземплярах комиссионно, по фактическому наличию поступившего товара в присутствии материально ответственного лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица;

Форма ТОРГ-5 "Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика" - акт составляется в случаях, когда товар поступает в торговую организацию в таре или упаковке, которая не указана в счете поставщика отдельной строкой, а цена на нее включена в цену товара. При распаковывании поступившего товара тара, цена которой включена в цену товара, приходуется отдельно.

Форма ТОРГ-6 "Акт о завесе тары" - применяется для оформления приемки и завеса тары. Он составляется комиссионно. Если при приемке товара выясняется, что фактическая масса тары превышает массу, указанную в документах поставщика, то акт надо составить в двух экземплярах в присутствии представителя поставщика. Второй экземпляр акта вместе с претензией направляется поставщику для возмещения. Если расхождения в весе тары обнаружены в ходе реализации товара, то комиссия составляет акт в одном экземпляре в присутствии материально ответственного лица. Затем материально ответственное лицо передает акт в бухгалтерию с товарным отчетом. Акт служит основанием для списания с его подотчета излишне оприходованного товара;

Форма ТОРГ-7 "Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары" - журнал применяется для учета тары, требующей завеса, записи в журнале производятся на основании приемных товарных документов;

Форма 1-Т "Товарно-транспортная накладная" - предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. Товарный раздел заполняет грузоотправитель, этот раздел служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя, и оприходования их у грузополучателя. Транспортный раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автотранспорта и грузоперевозчик - владелец автотранспорта. В транспортном разделе учитывается транспортная работа. По данным транспортного раздела производятся расчеты между грузоотправителем, автотранспортной организацией и грузополучателем.

Выписывается товарно-транспортная накладная в четырех экземплярах.

Первый экземпляр накладной остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей с учета.

Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. При этом второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей получателем груза, а третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр товарно-транспортной накладной служит основанием для расчетов. Данный экземпляр организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта.

Четвертый экземпляр товарно-транспортной накладной прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах.

В этом случае первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. При этом первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы. Третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

Если в оформляемой товарно-транспортной накладной не представляется возможным перечислить все перевозимые товары, как вариант в ней можно сделать ссылку на приложенные товарные накладные или иные документы, содержащие перечень перевозимых товаров. Указанные записи производятся в товарном разделе товарно-транспортной накладной.

При использовании для перевозок собственного автомобильного транспорта кроме товарно-транспортной накладной водителю выдается путевой лист по форме, утвержденной тем же постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. При перевозках грузовым транспортом используются формы N 4-с "Путевой лист грузового автомобиля" или N 4-п "Путевой лист грузового автомобиля".

Форма N 4-с применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля (то есть оплаты труда водителя) по сдельным расценкам, а форма N 4-п при оплате работы по повременному тарифу. Следует учитывать, что форма N 4-п рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Ссылки на реквизиты выданного водителю путевого листа отражаются, также, и в товарно-транспортной накладной. Кроме того, обе формы могут быть сопоставлены относительно совершенного пробега автомобиля, маршрутов движения при осуществлении перевозок, времени простоя, а также расчета оплаты труда водителя.

В оформляемой товарно-транспортной накладной указывается масса перевозимого груза с точностью до 0,01 тонны, а также способ, при помощи которого данный показатель был установлен (перевешивание, по стандарту, расчетным путем или др.).

О получении груза для перевозки расписывается водитель автомобиля, экспедитор или иное лицо, ответственное за доставку груза до места назначения. Роспись производится на всех экземплярах накладной. При этом на указанное лицо в соответствии со ст. 243 ТК РФ возлагается полная материальная ответственность за сохранность ценностей, полученных по разовому документу. В этом случае материальная ответственность возлагается на работника вне зависимости от того, будет с ним заключен письменный договор о полной материальной ответственности или нет.

При сдаче товара покупателю уполномоченное лицо организации должно быть готовым на то, что принимающая сторона будет осуществлять приемку товара по его количеству и качеству. Соответствующие данные о приемке товаров отражаются принимающей стороной в разделах "Сведения о грузе" и "Погрузочно-разгрузочные операции" товарно-транспортной накладной.

Если принимающая сторона оформляет приемный акт, для этого может использоваться форма N М-7 "Акт о приемке материалов", утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. При участии представителя поставщика в приемке материалов, ему может быть выдан один из экземпляров акта, который при прибытии в организацию должен быть сдан в бухгалтерию.

О принятии товаров расписываются лицо, сдавшее материальные ценности, а также представитель грузополучателя, их принявший. Одновременно с этим представителем грузополучателя в разделе "Погрузочно-разгрузочные операции" подтверждаются время прибытия и убытия транспортного средства из пункта назначения, имевшие место дополнительные операции и их продолжительность (упаковка, увязка груза, информационные услуги и др.).

Сведения о расстоянии перевозки, а также о причитающихся суммах оплаты за транспортные услуги (включая оплату труда водителя) указываются организацией - владельцем транспортного средства.