9. Защита содержимого ячеек от несанкционированного доступа и внесений изменений.

Защита книги Excel с помощью пароля

Пароль может включать в себя буквы, цифры и специальные символы. Длина пароля не может быть более 255 символов. При указании пароля Excel учитывает точное написание слова и различает строчные и прописные буквы. Пароль не будет отображен в окне диалога. Вместо каждого символа пароля в окне диалога будет отображен символ подстановки (звездочка). При задании пароля всегда появляется второе окно диалога, в котором пароль следует повторить. Пароль воспринимается системой только, если в обоих окнах он введен одинаково. Снять установленную с помощью пароля защиту в дальнейшем можно только в случае, если пароль известен. Откройте рабочую книгу, выберите команду Файл/Сохранить как. В появившемся окне диалога Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и в развернувшемся меню выберите команду Общие параметры. В открывшемся окне диалога Параметры сохранения удалите пароль. Сохраните рабочую книгу под тем же именем. Задание пароля для открытия файла Если задан пароль для открытия файла, то рабочая книга может быть открыта только в случае, если пароль известен.1. Выберите команду Файл/Сохранить как. В открывшемся окне диалога Сохранение документа в поле Имя файла при необходимости присвойте файлу другое имя. 2. Нажмите кнопку Сервис и в развернувшемся меню выберите команду Общие параметры. 3. В открывшемся окне диалога Параметры сохранения введите в поле Пароль для открытия нужный пароль (при воде пароля отображаются символы подстановки) и нажмите кнопку ОК. Excel рекомендует для документов, которые могут использоваться также и на компьютерах Маcintosh, применять в паролях только латинские буквы, цифры и спецсимволы. Если вы работаете только на IBM-совместимых компьютерах, эту рекомендацию можно игнорировать. При необходимости перед нажатием кнопки ОК можно нажать кнопку Дополнительно, чтобы выбрать способ шифрования содержимого файла введенным паролем. Наиболее надежное из доступных способов шифрования RC 4 позволяет даже задать стойкость ключа (чем больше введенное число, тем выше стойкость). 4. Подтвердите (повторите) заданный пароль в следующем окне диалога.

Защита рабочей книги Excel от изменений

Вы имеете возможность установить защиту рабочей книги таким образом, что изменения в рабочей книге могут быть сохранены только после указания соответствующего пароля или путем присвоения рабочей книге другого имени. 1. Отобразите на экране окно диалога Параметры сохранения. 2. Укажите в поле Пароль для изменения нужный пароль и закройте окно диалога нажатием кнопки ОК. 3. Подтвердите (повторите) заданный пароль в следующем окне диалога. Если вы установите в окне диалога Параметры сохранения флажок параметра Рекомендовать доступ только для чтения, то при открытии файла на экран будет выведено сообщение о том, что файл рекомендуется открывать в режиме Только для чтения. Вы можете открыть файл только для чтения (кнопка Да) или для чтения и внесения изменений (кнопка Нет). Открыв файл только для чтения вы будете вынуждены для сохранения изменений в файле присвоить файлу другое имя (с помощью команды Файл/ Сохранить как). Защита окна рабочей книги Excel

Установка защиты окна рабочей книги означает, что размер и позиция окна рабочей книги не могут быть изменены. Окно также нельзя закрыть. 1. Выберите команду Сервис/Защита, а в появившемся подменю - команду Защитить книгу. 2. В окне диалога Защита книги установите флажок параметра Окна. Вы можете установить парольную защиту окон рабочей книги. В этом случае защита может быть снята только, если пароль известен. Чтобы снять защиту, выберите команду Сервис/Защита, а в открывшемся подменю - команду Снять защиту книги. При необходимости укажите пароль. Установка защиты структуры рабочей книги Excel Установка защиты структуры рабочей книги означает, что листы книги не могут быть удалены, переименованы, скрыты (видимые) или отображены (скрытые). Вы не можете в этом случае также вставить в рабочую книгу дополнительные листы. 1. Выберите команду Сервис/Защита, а в открывшемся подменю - команду Защитить книгу.1. В окне диалога Защита книги установите флажок параметра Структура. Вы можете установить парольную защиту структуры рабочей книги. В этом случае защита книги может быть снята только, если пароль известен. Защита всего рабочего листа Excel При установленной защите рабочего листа изменить содержимое ячеек невозможно. 1. Выберите команду Сервис/Защита, а в открывшемся подменю - команду Защитить лист. 2. Чтобы установить защиту листа и содержимого его ячеек установите флажок, расположенный в верхней части окна Защита листа. 3. В случае необходимости укажите при установке защиты листа пароль. Тогда защита листа может быть снята только после указания пароля. 4. Установив флажки соответствующих параметров, укажите, что могут делать пользователи на защищаемом рабочем листе. Установка флажков параметров Форматирование… разрешает пользователям внесение изменений формата ячеек, строк и столбцов. Можно разрешить вставку и удаление строк и столбцов, установив соответствующие флажки. Установка флажка Изменение сценариев разрешает изменение сценариев рабочего листа. Установка флажка Изменение объектов разрешает изменение объектов рабочего листа. Если перед установкой защиты листа защита (блокировка) отдельных ячеек не снята, то вы не сможете внести изменения ни в одну ячейку рабочего листа. Чтобы снять защиту листа, выберите команду Сервис/Защита, а в открывшемся подменю - команду Снять защиту листа. Если рабочий лист защищен с помощью пароля, то для снятия защиты листа необходимо указать пароль.

Защита отдельных диапазонов ячеек Excel

Перед установкой защиты рабочего листа можно снять защиту (блокировку) нужных ячеек или диапазонов ячеек. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые не должны быть защищены. 2. Выберите команду Формат/Ячейки и в появившемся окне диалога перейдите на вкладку Защита. Сбросьте флажок параметра Защищаемая ячейка. 3. Эти ячейки теперь могут быть изменены и после установки защиты листа. 4. Установите защиту листа. С помощью этого способа можно добиться создания формы для ввода данных в рабочем листе. Для этого защитите от изменений ячейки с заголовками и снимите блокировку ячеек, в которые должны быть введены данные. Для перехода к следующей (предыдущей) незащищенной ячейке в рабочем листе следует использовать клавишу Tab (сочетание клавиш Shift + Tab ). Установка защиты объектов При необходимости защитите от изменений сохраненные в рабочем листе графические объекты. Установить защиту объектов можно аналогично установке защиты диапазонов ячеек. Однако перед выбором команды выделите вместо ячеек графический объект (графические объекты). В меню Формат будет отображена команда Объект, Рисунок или другая, определяемая типом объекта. Раскройте вкладку Защита и установите флажок Защищаемый объект. Изменение объекта на защищенном листе будет возможно только в случае установки флажка параметра Изменение объектов.

Защита и сокрытие формул Excel

1. Выделите ячейку или ячейки с формулами, которые вы хотите скрыть. 2. Выберите команду Формат/Ячейки и в появившемся окне диалога перейдите на вкладку Защита. 3. Установите флажок параметра Скрыть формулы. 4. Задайте защиту листа при установленном флажке параметра Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек. Формулы в дальнейшем не будут отображаться в строке формул при помещении указателя ячейки на защищенной ячейке, содержащей формулу. Сокрытие рабочей книги Excel

1. Активизируйте рабочую книгу, которую вы хотите скрыть. Сокрытие рабочей книги уменьшает количество открытых на уровне рабочей области окон. Тем самым сокрытие окна рабочей книги целесообразно только в том случае, если открыто несколько рабочих книг. 2. Выполните команду Окно/Скрыть. Окно рабочей книги исчезнет с экрана. Скрытая рабочая книга продолжает оставаться открытой, хотя вы и не можете работать с ней. Однако содержимое этой книги можно использовать, например, с помощью внешних ссылок. Если перед сокрытием рабочей книги в нее были внесены и не сохранены изменения, то при завершении работы с Excel программа выведет на экран соответствующий запрос. При положительном ответе изменения в скрытой рабочей книге будут сохранены. В этом случае скрытая рабочая книга при следующем открытии также будет скрытой. Чтобы отменить сокрытие рабочей книги и вывести ее на экран, выберите команду Окно/Отобразить, а в открывшемся на экране окне диалога - нужную рабочую книгу. Сокрытие рабочего листа Excel 1. Активизируйте нужный рабочий лист. Либо выделите несколько рабочих листов. 2. Выполнение команды Формат/Лист/Скрыть приведет к сокрытию рабочего листа. 3. "Вернуть" рабочий лист на экран можно, выполнив команду Формат/Лист/Отобразить и выбрав в списке скрытых листов нужный.

Защита от вирусов

Защищая свой документ, никогда не следует забывать о таком источнике опасности, как вирусы. Среди множества разновидностей вирусов есть и такая, которая называется макровирусы. Макровирусы оформляются как макрокоманды (или VBA -мо-дули) и могут передаваться с одного компьютера на другой в составе документов и шаблонов. Активизируется такой вирус, как правило, в момент открытия документа или запуска макроса. Чтобы поставить заслон на пути проникновения макровирусов на компьютер, в Excel XP предусмотрены встроенные средства контроля документов и возможность подключения внешних антивирусных программ (от сторонних поставщиков). Встроенные средства контроля документов доступны в рамках команды Сервис/Макрос/Безопасность и позволяют выбрать один из трех уровней антивирусной защиты: Высокий уровень гарантирует запуск только тех макросов, которые получены из надежных источников или имеют цифровую подпись разработчика, удостоверяющую их происхождение. Надежные источники перечисляются на одноименной вкладке окна Безопасность. Средний уровень безопасности возлагает задачу контроля на плечи пользователя. В момент открытия документа, содержащего макросы из "ненадежных источников", на экран выдается предупреждение и пользователь сам решает, следует ли загружать макросы или лучше отказаться от них. Низкий уровень соответствует полному отсутствию антивирусного контроля документа программой Excel 2002. Этот уровень стоит применять только будучи уверенным что внешние по отношению к Excel 2002 антивирусные программы не пропустят вирусы. Описанные средства контроля проверяют только загружаемый документ и не выполняют проверки всех документов, хранящихся на вашем компьютере. Эту задачу решают специальные антивирусные программы (такие, как DrWeb, Norton Antivirus и другие). 10. Формулы и функции в ЭТ. Типы формул и функций. Примеры

Формулы

Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций, которые используются в Excel относятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

 возведение в степень и выражения в скобках;

 умножение и деление;

 сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Внесение изменений в формулу Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Enter. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Использование ссылок

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Перемещение и копирование формул После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются. При копировании формул можно управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$” (например, $A$1), то это будет абсолютная ссылка, которая при копировании формулы не изменится. Изменятся только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”, т.е. относительные ссылки. Для быстрой установки символов “$” в ссылке ее необходимо выделить в формуле и нажать клавишу F4. Для перемещения формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки, где изображение указателя мыши изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Завершив перемещение, отпустите кнопку мыши. Если в записи формулы есть адреса ячеек, они при перемещении формулы не изменяются. Для копирования формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки или блока, где изображение указателя изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите клавишу Ctrl и левую кнопку мыши и перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Для завершения копирования отпустите кнопку мыши и клавишу Ctrl. Если в записи формулы есть относительные адреса ячеек, при копировании формулы они изменятся. Распространение формул Помимо копирования и перемещения формулу можно распространить на часть строки или столбца. При этом происходит изменение относительных ссылок. Для распространения формулы необходимо выполнить следующие действия: 1.  Установите курсор в ячейку с формулой. 2.  Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Изображение указателя изменяется на черный крестик. 3.  Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перемещайте курсор до нужного места. Для завершения распространения формулы отпустите кнопку.

Необходимо отметить, что Excel выводит в ячейку значение ошибки, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки.

Функции Excel

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы. Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ. Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9  — ее аргументы. Эта формула суммирует числа в ячейках A2, и A9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов. Ввод функций в рабочем листе Вы можете вводить функции в рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция меню Вставка. Если вы выделите ячейку и выберете команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул.

В этом окне сначала выберите категорию в списке Категория и затем в алфавитном списке Функция укажите нужную функцию.

Excel введет знак равенства (если вы вставляете функцию в начале формулы), имя функции и круглые скобки. Затем Excel откроет второе окно диалога мастера функций, в котором необходимо установить аргументы функции (в нашем случае ссылки на A2 и A9).

Второе окно диалога Мастера функций содержит по одному полю для каждого аргумента выбранной функции. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение (21 и 33). Текущее значение функции отображается внизу окна диалога (54). Нажмите кнопку ОК или клавишу Enter, и созданная функция появится в строке формул.

Обзор формул

Показать все

Формулы представляют собой выражения, позволяющие выполнять вычисления, возвращать данные, манипулировать содержимым других ячеек, проверять условия и т. д. Формула всегда начинается со знака равенства (=).

Ниже приведены примеры формул различных типов, которые можно использовать на листах.

• =5+2*3    Сумма числа 5 и произведения чисел 2 и 3.

• =A1+A2+A3    Сумма значений в ячейках A1, A2 и A3.

• =SQRT(A1)    Функция SQRT возвращает квадратный корень значения в ячейке A1.

• =СЕГОДНЯ()    Возвращает текущую дату.

• =ПРОПИСН("привет")     Преобразует строку "привет" в "ПРИВЕТ" с помощью функции ПРОПИСН.

• =ЕСЛИ(A1>0)    Анализирует ячейку A1 и проверяет, превышает ли значение в ней нуль.