12. Бланки служебных док-тов: их назначение, виды, состав и расположение рек-тов

Это официальный док-т, используемый в текущей деят-сти орг-ии.

Бланк служебного док-та по этому же ГОСТу – это набор рек-тов, идентифицирующих автора официального письменного док-та.

Из опр-ия следует, что назначение бланков док-тов заключается в подтверждении официальности док-та, к-ый на нем создается, и хар-ристики орг-ии-автора. Применение бланков:

1) ускоряет процесс создания док-та за счет наличия постоянной инф-ии;

2) сокращает трудозатраты на составление;

3) упрощает восприятие инф-ии;

4) повышает культуру упр-кого труда.

ГОСТом Р 6.30 – 2003 «УСД. Унифицированная сист. ОРД. Требования к оф-нию док-тов» установлены 3 вида бланков док-тов для орг-ии, ее стр-рного подр-ения, должностного лица: 1. общий бланк, 2. бланк письма, 3. бланк конкретного вида док-та.

Общий бланк используют для изготовления любых видов док-тов, кроме письма. В зависимости от учредительных док-тов орг-ии бланк включает в себя рек-ты:

01 – Гос-нный герб РФ (02 – герб субъекта РФ или 03 – эмблема орг-ии или товарный знак (знак обслуживания));

08 – наименование орг-ии;

11 – дата док-та;

14 – место составления или издания док-та

Бланк письма в зависимости от учредительных док-тов включает в себя рек-ты:

01 – Гос-нный герб РФ (02 – герб субъекта РФ или 03 – эмблема орг-ии или товарный знак (знак обслуживания));

04 – код орг-ии;

05 – основной гос-нный регистр-ый номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 – наименование орг-ии;

09 – справочные данные об орг-ии

и, при необх.сти, ограничительные отметки для верхних зон расположения рек-тов:

11 – дата док-та;

12 – регистр-ый номер док-та;

13 – регистр-ый номер док-та;

14 – место составления или издания док-та;

15 – адресат;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст док-та.

Бланк конкретного вида док-та, кроме письма, в зависимости от учредительных док-тов включает в себя рек-ты:

01 (02 или 03); 08;

10 – наименование вида док-та;

14 и, при необх.сти, ограничительные отметки для верхних зон расположения рек-тов:

11; 12; 13; 18; 19.

Для орг-ий субъектов РФ, имеющих наряду с гос-нным языком РФ гос-нный язык субъекта РФ, целесообразно использовать продольный бланк; при этом рек-ты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В зависимости от расположения рек-тов устанавливают 2 варианта бланков:

угловой. Рек-ты при таком расположении занимаю площадь 73х73 мм в левом углу листа и выравниваются по левому полю либо по центру.

и продольный. Все рек-ты располагаются вдоль верхнего поля и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

Рек-т 01 (02 или 03) располагаются над серединой рек-та 08. Рек-т 03 допускается располагать на уровне рек-та 08.

Рек-ты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для рек-тов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения рек-тов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строчки рек-тов равно удалены от границ зоны расположения рек-тов);

флаговым (каждая строка рек-тов начинается от левой границы зоны расположения рек-тов).

При изготовлении док-тов на двух и более страницах вторую и послед-ие нумеруют посередине верхнего поля листа.

ГОСТом установлены 2 стандартных формата бланков док-тов: А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Могут быть использованы листы А3 формата для схем, таблиц. Каждый лист док-та, оф-нный на бланке или не на бланке, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В приложении ГОСТа Р 6.30 – 2003 приведены ориентировочные границы зон расположения рек-тов, в соответствии с к-ыми оформляют бланки. Каждая зона определяется совок-ью входящих в нее рек-тов.

Стандарт устанавливает не только состав рек-тов, требования к оф-нию рек-тов, но и требования к бланкам док-тов, включая бланки с воспроизведением Гос-нного герба РФ.

Они могут иметь рек-ты бланков, указанных выше, но отличаются присутствием герба РФ. Причем Гос-нный герб РФ помещается только на тех бланках док-тов, к-ые перечислены в ФКЗ «О Гос-нном гербе РФ» от 2000 г. (последняя ред. 2003 г.). Использовать в своей работе бланки с изображением герба имеют право федеральные органы власти и упр-ия, опр-ные законом. К тому же в законе (ст. 3) сущ-ют разграничения в воспроизведении герба во многоцветном, в одноцветном вариантах и одноцветного герба без геральдического щита.

Напр., во многоцветном варианте герб помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений Госдумы Федерального Собрания РФ, Верховного Суда РФ и др.

В одноцветном варианте – на бланках: Администрации Президента РФ, федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры РФ и др.

Одноцветный вариант без геральдического щита – на бланках: Межведомственной комиссии по защите гос-нной тайны, федеральных судов, органов прокуратуры РФ и др.

Такие бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты на данный вид произ-ва. Гербовые бланки подлежат учету в службе ДОУ. Они нумеруются, а учет яв-ся мерой защиты от подделок.

Условно бланки можно подр-ить на виды:

гос-нных органов (федеральных, региональных, муниципальных),

международных национальных общ-ных орг-ий (Всемирная орг-ия здравоохр., Красный крест др.),

союзов, объединений, защищающих коллективные интересы опр-ной гр-ы населения («Общество защиты прав потребителей»),

политических орг-ий и массовых движений (Наш дом – Россия),

выдающихся общ-ных и гос-нных деятелей (Фонд Горбачева, Сораса).

13. Опр-ие понятий «сист. док-ции» и «системообразующие признаки». Классификация систем док-ции.

Отдельный док-т – это единичный акт док-вания. Деят-сть любой орг-ии отражается совок-ью док-тов, к-ые принято называть «системой док-ции» (СД). ГОСТ определяет сист. док-ции как совок-ь взаимосвязанных док-тов, применяемых в опр-ной сфере деят-сти. СД представляет собой комплекс взаимоувязанных док-тов, в к-ых последовательно отражаются:

деят-сть опр-ной отрасли упр-ия (промышленности, транспорта, с/х, связей, культуры). Таких СД насчитывается столько, сколько сущ-ет отраслей. Отраслевой признак.

отдельные фун-ии упр-ия, и им соответствуют фун-иональные СД, имеющие межотраслевое значение и присущие всем органам упр-ия (планирование, учет, отчетность, материально-техническое снабжение). Фун-иональный признак. Исходя из этого признака выделяют фун-ии – организационно-распорядительную, плановую, финансирования.

В лит-ре выделяют:

общие фун-ии упр-ия (планирование, орг-ия, контроль) для всех предприятий;

спец-ые фун-ии (снабжение, финансирование, учет), к-ые могут реализоваться в органах упр-ия полностью или частично.

уровень упр-ия, определяемый местом каждого учр-ия в сист. органов власти и упр-ия (федеральные органы, региональные, местные, министерства, областная администрация).

СД хар-ризуется всеми признаками, к-ые присущи др. сист.м:

1. Деление сист. на подсист.. СД отрасли или отдельной фун-ии делятся на подсист.. Напр., сист. плановой док-ции включает в себя: а) организацию и методологию планирования; б) перспективное, текущее планирование. Исследуя плановую подсист. по уровням упр-ия, можно выделить подсист. док-ции, образующиеся в плановых комитетах гос-нных, районных администрациях, в самих министерствах.

2. Взаимосвязь внутри и между элементами сист.. Каждый из док-тов фун-ионирует не изолированно, а занимает опр-ное место, предназначен для опр-ных целей и отражает в свое содержании внутренние и внешние связи, иерархию систем упр-ия. Хар-рной особенностью СД яв-ся их взаимосвязь и взаимопроникновение. Напр., ОРД связана с отраслевыми и фун-иональными СД. В них отражаются такие фун-ии, как рук-во, контроль, планирование, отчетность. ОРД представляет для др. систем правовую основу.

3. Наличие внутренней орг-ии. Тесно связаны между собой сист. плановой и отчетно-статистической док-ции. Так напр., различные виды планов входят в состав плановой док-ции, а отчеты об их выполнении относятся к отчетно-статистической сист., а связь прояв-ся на всех стадиях действия планов (в ходе переписки по их выполнению и при подведении итогов).

4. Автономность элементов сист.. Прояв-ся в возможности опр-ия самостоятельности фун-ионирования и развития каждой части сист.. Т.е. подсист. может фун-ионировать и выполнять свои задачи самостоятельно. Напр., в подсист. учета имущественно-материальных ценностей ведутся книги и картотеки товаров, материалов, акты о приеме и сдаче.

5. Спос-ть к саморазвитию. Каждая сист. непрерывно развивается. Связано это с усложнением технологии упр-ия, технической оснащенности, фун-ий упр-ия, к-ые она отражает.

Классификация – происходит от лат. «распределение объектов, явлений и понятий по классам, отделам, разрядам в зависимости от их общих признаков». Это особый познавательный метод, т.к. она применяется во всех отраслях науки. Она способствует упорядочиванию предметов, явлений, чем помогает раскрыть закономерности и облегчает поиск сведений.

Оснований для классификации СД может быть несколько. Главное – определить критерии, на основании к-ых они выделяются. В лит-ре по ДОУ выделяют критерии: 1) отрасль деят-сти – отраслевые СД (наука, культура, с/х, промышленность); 2) фун-ии упр-ия – фун-иональные СД (плановая, отчетная, организационно-распорядительная); 3) вед-ые СД (Федеральная служба безопасности, пограничные, налоговая служба, таможенная); 4) конкретного учр-ия.

Общие СД называются так потому, что они встречаются во всех учр-иях. Их раньше называли «административные» или «административно-упр-кие». Позднее

«ОРД». А в спец-ты выделяют: организационно-правовую, сист. распорядительной, сист. справочно-инф-ионной и аналитической.

Спец-ые СД понимались как самостоятельные специфические, связанные с обслуживанием спец-ых фун-ий аппарата и док-ванием отдельных операций в работе учр-ий (техническая, проектная, конструкторская).

СД могут различаться не только по объекту док-вания, но и по процедурам упр-ия:

1) протокольная док-ция, отражающая работу коллегиальных органов в различных сферах деят-сти (упр-кая, судебная, военная,. научная). Протоколирование как форма док-вания означает объективную запись хода коллективного обсуждения.

2) СД актирования. Акт как вид док-та сост-ся в различных отраслях упр-ия и деят-сти (судебная, материально-технического снабжения, капитального строительства). Он объективно фиксирует установление несколькими лицами факта или состояния.

3) паспортная СД, хар-ризующая человека или предметы (гражданские паспорта, паспорта на машины, изделия, объекты, архивные фонды).

Т.о., сущ-ет множество СД, к-ые связаны между собой и взаимообусловлены.

ОРД всегда универсальна: с ней тесно связаны СД плановая, внешнеторговая, бухгалтерская, отчетно-статистическая.

14. Ун-ция и стандартизация док-ции: ее цели, принципы, объекты. Унифицированные сист. док-ции и их хар-ристика.

Ун-ция док-тов – установление единообразия состава и форм упр-ких док-тов (УД), фиксирующих осуществление однотипных упр-ких фун-ий.

Цель ун-ции: а) сокращение неоправданного кол-ва док-тов, применяемых в деят-сти орг-ий; б) типизация форм док-тов (стр-ры, языковых конструкций); в) снижение затрат на подготовку и обработку (трудовые, материальные); г) достижение инф-ионной совместимости различных систем док-ции. Принципы ун-ции:

*Ун-ция от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца док-тов, а на его основе разработке конкретных форм док-тов.

*Единообразие построения форм док-тов и правил построения, оф-ния, обеспечиваемое путем типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к док-там.

*Комплексность ун-ции. Должны предусматриваться все требования к док-там на всех стадиях создания, исполнения, обработки и хр..

*Информативность, т.е. включение в док-ты только тех рек-тов, к-ые нужны для решения конкретных задач, также для придания док-ту юридической силы.

*Сопряжение с действующими сист.ми классификации и кодирования технико-экономической и социальной инф-ии (ТЭСИ).

*Экономичность за счет обоснованного включения док-тов в сист. док-ции и широкого применения бланков.

Стандартизация – возведение в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оф-нию док-тов с целью упорядочения деят-сти в опр-ной области. В Законе РФ «О стандартизации» от 10.06.93: стандартизация – это деят-сть по установлению правил, норм, хар-ристик с целью обеспечения: а) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья; б) технической и инф-ионной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; в) кач-ва продукции; г) экономии всех видов ресурсов.

Т.о., стандартизация – это форма юридического закрепления результатов ун-ции. Ун-ция и стандартизация – основные направления совершенствования док-ции, ведущие к снижению затрат на создание унифицированных док-тов. Объекты ун-ции и стандартизации:

* Термины и опр-ия, к-ые исп-ся при работе с упр-кой инф-ией.

* Организационные стр-ры орг-ия, учр-ий, предприятий.

* Классификаторы упр-ких фун-ий.

* Упр-кая док-ция.

Результатом ун-ции яв-ся создание унифицированных форм док-тов. УФД – совок-ь рек-тов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деят-сти задачами и расположенных в опр-ном порядке на носителе инф-ии. УФД входят в состав унифицированных систем док-ции.

УСД – сист. док-ции, созданные по единым правилам и требованиям, содержание инф-ию, необходимую для упр-ия в опр-ной сфер деят-сти.

УСД включает в себя: а) госстандарты на док-тацию, устанавливающую состав и состояние работы с унифицированными формами док-тов (средства ведения УФД); б) нормы, правила и рек-ции (нормат. док-ты, являющиеся обязательными для всех министерств и ведомств); в) УФД (альбом форм док-тов).

Одновременно разрабатываются классификаторы ТЭСИ, к-ые обеспечивают совместимость обработки данных в автоматизированы сист.х.

В настоящее время действует 8 УСД: 1. УС организационно-распорядительной док-ции; 2. УС банковской док-ции; 3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской док-ции бюджетных учр-ий и орг-ий; 4. УС отчетно-статистической док-ции; 5. УС учетной и отчетной бухгалтерской док-ции предприятий; 6. УС док-ции по труду; 7. УС док-ции Пенсионного фонда РФ; 8. УС внешнеторговой док-ции.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и вед.ми, к-ым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осущ-ся их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм док-тов по мере необх.сти.

Сист. организационно-распорядительной док-ции (ОРД)универсальна, включает в себя: сист. организационно-правовой (ОПД), сист. распорядительной (РД), инф-ионно-справочной док-ции (ИСД).

ОПД – комплекс взаимоувязанных док-в, содержащих правила, нормы и регламентирующих стр-ру, задачи и фун-ии предприятия, орг-ию его работы, права, обязанности и ответственность рук-ва.

В этих док-ах отражается одна из фун-ий упр-ия – орг-ия сист. и процессов упр-ия: создание орг-ии и ее организационно-правовой формы; установление ее стр-ры; опр-ие штатной численности и состава; форм-ие совещательных органов; установление режима работы и др.

К ОПД относятся: устав об орг-ии или положение об орг-ии; положение о стр-рном подр-ении, о коллегиальных и совещательных органах упр-ия; регламенты работы аппарата упр-ия, коллегиального органа; штатное расписание; инструкции; договоры контракты.

ОПД реализует нормы административного права и яв-ся правовой основой деят-ти учр-ия. ОПД проходят процедуру утверждения: в вышестоящей орг-ии (министерство); рук-лем данной орг-ии; коллегиальным органом (совет учредителей). Орг-ый док-ты могут утверждаться актом рук-ля, постановлением, решением, приказом. Цель разработки ОПД – рациональное разделение и кооперация труда между подр-ениями и сотрудниками учр-ия. Действуют ОПД бессрочно, пока не будут отменены или заменены новыми. Все изменения и дополнения вносятся распорядительными актами. Разрабатываются ОПД рук-лем учр-ия или подр-ения с привлечением спец-тов. Текст большинства ОПД состоит из разделов с собственными заголовками и пунктами.

РД – док-ты, регулирующие деят-ть, позволяющую органу упр-ия обеспечивать реализацию поставленных задач и получать эффект от своей деят-ти и деят-ти орг-ий, к-ые им подчиняются. Решения, к-ые содержатся в РД, направлены на совершенствование орг-ой стр-ры учр-ия, содержание произ-венной деят-ти, обеспечение различными видами ресурсов. Решения идут сверху вниз по сист. упр-ия, т.е. РД реализуют упр-ие объектами по вертикали.

В юридическом плане РД – нормативно-правовые акты, к-ые выражают властные полномочия. С т.з. действия РД подр-яются на: 1) акты, действующие на федеральном уровне (от президента, правительства, министерств); 2) действующие на уровне субъектов РФ (края, республики); 3) действующие в пределах отрасли (отраслевые орг-ии федеральной исполнительной власти); 4) действующие в рамках отдельной орг-ии.

Подготовка РД в федеральных органах исполнительной власти осущ-ся в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства «Об утверждении правил подготовки нормативно-правовых актов в федеральных органах исполнительной власти и их гос-нной рег-ии» (последняя ред. 2002 г.). Основанием для издания РД может быть:

необх-ть исполнения принятых законодательством нормативных актов и др. решений вышестоящих органов;

необх-ть осуществления собственной исполнительно-распорядительной деят-ти, вытекающей из задач и фун-ий учр-ия.

С т.з. порядка решения вопросов РД бывают: 1) издаваемые коллегиально правлением, советом, собранием и т.д. (постановления, решения). На этой основе действуют федеральное правительство, органы местного самоупр-ия, гос-ые комиссии и др. 2) издаваемые единолично рук-лем (приказы, указания, распоряжения). Обеспечивается оперативность упр-ия, повышается персональная ответственность рук-ля. На этой основе действуют министерства в лице министров, администрации субъектов РФ, генеральных директоров.

ИСД – док-ты, к-ые содержат объективную и достоверную инф-ию и служат основанием для принятия упр-ких решений. Сущность этих док-тов: 1) выполняют служебную роль по отношению к ОПД,. РД и др.; 2) док-ты этой гр-ы не содержат поручений; 3) инициируют упр-кие решения; 4) идут снизу вверх по сист. упр-ия. Условно ИСД разделяют на 2 гр-ы:

ИСД: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, эл-ое сообщение, телекс, телефонограмма, факсограмма).

САД (справочно-аналитические док-ты): акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.