9. Формуляр служебного (официального) д хх в.

ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Требования к оф-нию Д. устанавливает максимальный набор рек-тов для упр-ких Д и их местонахождения на бумажном носителе И. Установлено 29 рек-тов.

В любом Д выделяют 3 части: заголовочную (1-16 рек-тов); содержательную (17-20); оформляющую (21-29).

Рекв-ты 1-12 заголовочной части – в левом верхнем углу стандартного листа (угловое расположение), вдоль верхней стороны листа (продольное).

1) гос герб РФ. (ГГ) Положение о гос гербе РФ, указ Президента и постановление правительства РФ 27.12.1995. Допуск ГГ в одноцветном варианте помещается: на бланках ФЗ, указов През-та, постановл-й правительства, решений Конституционного суда, Верховного суда.

бланках Презид-та, палат Федерального собрания, правительства, Верховного и Арбитражного суда, Центрального банка.

При угловом расположении рекв-тов изображение герба на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием орг-ции. На бланках с продольным расположением рекв-ов – в центре верхнего поля. Изображение Герба диаметром не более 20 мм (А4 – 18/18, А5 – 13/13).

2) Герб субъекта РФ исп-ся на бланках республик, областей и краев.

ФЗ «Об общих принципах орг-ции местного самоупр-ия» 29.08.95 – муниципальные образования: город, район, поселок – могут иметь свою символику.

3) Эмблема орг-ции, товарный знак (знак обслуживания). Ряд федеральных ведомств имеют свои геральдические знаки – эмблемы (эмблемы вооруженных сил, налоговой полиции, Министерство внутренних дел).

Ссылка на № и дату Д - на ответных письмах, дата и № для ссылки переписывается из инициативного письма. Эта ссылка помогает орг-ции, получившей письмо-ответ найти копию инициативного письма. 04-19/185.

Место составления или издания Д. В том случае, если затруднено опр-ие рек-та, выясняются по рек-там наименования орг-ции и справочным данным орг-ции. Место составления или издания указывается с учетом принятого админ-территор деления и общепринятых сокращений.

Гриф ограничения доступа к Д. Проставляется если Д содержит сведения ограниченного распр-ия – секретную, конфиденциальную инф-ию. Без « » на первом листе Д проставляются отметки: для служебного пользования, секретно (совершенно), подлежит возврату вместе с ответом.

В коммерческих стр-рах на подобных Д отметки: коммерческая тайна, конфиденциально.

На второй строке - № экз.

Адресат. На исходящих Д его наличие необх. для сверки с адресом на упаковке; на внутреннем Д в том случае, если Д предназначен для передачи рук-ву (заявление), стр-рному подр-ению. Данный рек-т состоит из: а) наименование учр-ия, орг-ции в именительном падеже (Департамент занятости населения), б) наименование стр-рного подр-ения, в) указание должности получателя (дател. падеж), в) фамилия и инициалы (дател. падеж) О.В. Морозову

Если Д отправляется в несколько однородных орг-ций их указывают обобщенно (ректорам вузов). Рек-т может содержать не более 4-х адресатов.

Входит в состав рек-та почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на Д, к-ые отправляются в правительственные орг-ции, постоянным корреспондентам. Если письмо адресовано орг-ции то указывается ее наименование, почтовый адрес. (индекс-город-улица-дом-).

При адресовании Д физическому лицу указывается почтовый адрес. На почтовых отправлениях адрес корреспондента: ФИО, название улицы, № дома, № квартиры, город, область, страна, почтовый индекс. Допускается центрировать каждую стоку рек-та адресат по отношению к самой длинной строке адресата.

Гриф утверждения Д - Д может утверждаться соответствующими органами, должностными лицами (уставы, положения, штатные расписания, инструкции, акты).

При утверждении Д должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без «»), наименование должности лица, его подписи, расшифровки подписи, даты утверждения (утверждаю-должность-подпись-ИОФ-дата). При утверждении Д несколькими должностными лицами их подписи на одном уровне.

Д могут утверждаться коллегиальными органами (совет директоров, общее собрание акционеров). Такие Д утв-ся распорядительными актами.

Резолюция. В резолюции фиксируются указания рук-ля по к/л поводу - над текстом Д в верхнем правом углу. Если на Д более 1 резолюции, то вторая проставляется на любом свободном месте. Р может быть оф-на на дополнительном листе формата А6 (допускается не более 4 Р)

Состав Р: ФИО исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись рук-ля, дата Р.

Исполнителей м/б несколько, ответственным яв-ся лицо, указанное первым.

Заголовок к тексту – обязательный элемент, может отсутствовать на бумаге А5. содержит краткое содержание Д. без «» и подчеркиваний (положение о бухгалтерии, протокол собрания акционеров). Телеграмма и телефонограмма заголовка не имеют.

Отметка о контроле – на Д исполнение к-ых взято на особый контроль по поручению рук-ля. Обозначается «К», штампом «Контроль». На уровне заголовка на левом поле Д.

Отметка о наличии приложения. Если в тексте Д есть полное наименование приложения, то отметка о …. Оф-ся сокращенно.

Если Д имеет приложения, не названные в тексте, указывается его наименование, кол-во листов, экз; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если Д отправляют в несколько адресов, а приложение не во все, то «приложение на 3 л. в 5 экз. в 1-ый адрес». Оф-ние приложения «Приложение», № приложения, наименование, дата и № Д. (Приложение 3 к приказу директора).

Подпись. Состав: наименование должностного лица, подписавшего Д; личная подпись и расшифровка П (инициалы, фамилия).

Гриф согласования Д (внешнее, внутреннее). Внешнее оф-ся грифом согласования с конкретным должностным лицом или с компетентным органом. Гриф согласования оф-ся ниже рек-та подпись или на отдельном листе согласования. Лист согласования сост-ся в том случае, когда содержание Д затрагивает интересы различных стр-рных подр-ений. Внутренне согласование оф-ся визой., к-ая состоит из указания должности визирующего, П и ее расшифровка, дата.

Печать (гербовая и П орг-ции). Есть Д, содержащие пометку «Место печати».

Отметка о заверении копии (заверительная подпись Верно; наименование должности сотрудника; личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).

Отметка об исполнителе (ФИО. № тел). На лицевой или оборотной стороне последнего листа Д в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении Д и направлении его в дело («в дело», № дела, краткие сведения об исполнении Д, подпись исполнителя, дата проставления отметки). Подписывается рук-лем стр-рного подр-ения, формулируется «направлен ответ, №, вопрос решен по телефону».

Идентификатор электронной копии Д (имя файла, код оператора). Указывает полный путь к файлу, его имя и расширение.

10. Гос-нный стандарт Р 6.30 – 2003 «УСД. Унифицированная сист. ОРД. Требования к оф-нию док-тов», его отличительные черты и особенности применения.

Рек-т док-та по ГОСТу Р 51141 – 98 «Делопроиз-во и архивное дело. Термины и опр-ия» - это обязательный элемент оф-ния официального док-та.

ГОСТом Р 6.30 – 2003 «УСД. Унифицированная сист. ОРД. Требования к оф-нию док-тов» опр-ен состав рек-тов упр-ких док-тов, в него входят 30 наименований:

01 – Гос-нный герб РФ, 02 – герб субъекта РФ, 03 – эмблема орг-ии или товарный знак (знак обслуживания), 04 – код орг-ии, 05 – основной гос-нный регистр-ый номер (ОГРН) юридического лица, 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), 07 – код формы док-та, 08 – наименование орг-ии, 09 справочные данные об орг-ии, 10 – наименование вида док-та, 11 – дата док-та, 12 – регистр-ый номер док-та, 13 – ссылка на регистр-ый номер и дату док-та, 14 – место составления или издания док-та, 15 – адресат, 16 – гриф утверждения док-та, 17 – резолюция, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле, 20 – текст док-та, 21 – отметка о наличии приложений, 22 – подпись, 23 – гриф согласования док-та, 24 – визы согласования док-та, 25 – оттиск печати, 26 – отметка о заверении копии, 27 – отметка об исполнителе, 28 – отметка об исполнении док-та и направлении его в дело, 29 – отметка о поступлении док-та в организацию, 30 – идентификатор электронной копии док-та.

Настоящий стандарт распр-ся на ОРД, относящиеся к Унифицированной сист. организационно-распорядительной док-ции (УСОРД), включенные в ОК 011 – 93 «Общероссийский классификатор упр-кой док-ции» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт разработан ВНИИДАД Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России. Содержит разделы: 1 Область применения, 2 Состав рек-тов док-тов, 3 Требования к оф-нию рек-тов док-тов, 4 Требования к бланкам док-тов – и приложения: А Схемы расположения рек-тов док-тов, Б Образцы бланков док-тов.

Стандарт устанавливает не только состав рек-тов, но и требования к оф-нию рек-тов, требования к бланкам док-тов, включая бланки с воспроизведением Гос-нного герба РФ. Требования стандарта яв-ся рекомендательными.

Данный стандарт разработан взамен одноименного ГОСТа Р 6.30 – 97 (с изменениями 2001 г.). Особенность применения ГОСТа 2003 г. связана с изменениями в законод-ве. В 2002 г. был подписан ФЗ «О техническом регулировании», третья глава к-ого посвящена стандартизации. В ст.12 «Принципы стандартизации» назван принцип добровольного применения стандартов. Следовательно, в новой редакции ГОСТа Р 6.30 – 2003 в соответствии с законом появилось положение о рекомендательном хар-ре стандарта. Однако это не означает, что требования ГОСТа не надо выполнять.

Второе значительное изменение, а значит и особенная черта, касается появления новых и изменения прежних рек-тов.

Добавлены: 05 – основной гос-нный регистр-ый номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Эти рек-ты были внесены в связи с выходом ФЗ «О гос-нной рег-ии юридических лиц» (2001 г.), Постановлением Правительства РФ «О едином гос-нном реестре юридических лиц» (2001 г.).

В новом ГОСТе изменен порядок адресования док-та: в стандарте 97 г. при адресовании должностному лицу орг-ии инициалы указывались после фамилии адресата, в стандарте 2003 г. – наоборот; при адресовании док-та физическому лицу

в стандарте 97 г. указывали: в стандарте 2003 г. указывают:

301264, Тульская обл., Образцову О.П.

Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

ул. Садовая, д. 5, кв. 12 г. Липки, Киреевский р-н,

Калинину И.П. Тульская обл., 301264

В стандарте 2003 г. убран рек-т «гриф ограничения доступа».

Изменены наименования рек-тов: 97 г. – «печать», 2003 г. – «оттиск печати»; 97 г. – «отметка для автоматического поиска док-та», 2003 г. – «идентификатор электронной копии док-та».