2. Современное значение секретарской деятельности

Современные учреждения невозможно представить без секретаря, причем без пре-увеличения можно сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определены уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко вы-полнять свои обязанности.

Специалисты этой профессии способствуют улучшению труда руководителя и по-вышению его эффективности, являются посредниками между руководителем и другими сотрудниками организации

Кроме того, секретарь, по сути своей, является личным организатором труда руко-водителя, поскольку в настоящее время руководители должны больше заниматься выпол-нением стратегических вопросов, а выполнением технических и оперативных функций, как правило, делегируется секретарю.

В связи с масштабным проникновением во все уровни и процессы управления но-вых ИТ, изменяется сама технология управления. В первую очередь, это приводит к авто-матизации многих функциональных обязанностей секретаря с помощью использования ПО, а также средств ВТ и орг. техники и использования Интернет.

В связи с увеличением объемо-потоков документной информации в управлении требуются специалисты, профессионально подготовленные в сфере ДОУ. Представителем данной профессии является секретарь, имеющий высшее образование.

3. Рациональная организация работы секретаря

4. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию.

занимает 55-60% от всего рабочего времени.

Функции секретаря по б/д обслуживанию:

это выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя;

− подготовка заседаний и совещаний;

− организация приема посетителей;

− телефонное обслуживание;

− подготовка командировок руководителя;

− планирование рабочего дня.

Административные функции:

− организация работы приемной;

− ведение телефонных переговоров;

− планирование рабочего дня руководителя.

Организационные функции:

− подготовка совещаний;

− организация командировок.

Дополнительные функции по БДО:

− контроль за праздничными и юбилейными датами, составление и отправление по-здравлений;

− отметка пропусков на вход/выход в учреждение;

− представление руководителя на юбилейных и траурных церемониях;

− сбор информации о сотрудниках фирмы с последующим докладом руководителю.

Архивоведение

1. Организация документов архивного фонда рф

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.  Единицы хранения (дела) систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов передаче в государственные архивы.  Распределение дел внутри фонда по делениям систематизации проводится с учетом следующих признаков:  - структурного;  - хронологического  - функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного  - номинального  - корреспондентского  - географического  - авторского.  Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.  Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.  Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организации, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы – времени их создания.  При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:  - деда относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации;  - планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;  - дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);  - в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда. 

2. Современное законодательство РФ об архивном деле.

3. Комлектование государственных архивов и архивов органихаций. Проведение экспертизы ценности документов в архиве организации.

4. Учет архивных документов. Особенности учета документов в архивах организаций.

5. Использование архивных документов. Цели и вопросы использования документов в архивах организаций.