Компьютерные информационные технологии в доу

1. Современные отечественные и зарубежные пакеты программ автом-ии делопроиз-ва, их хар-ристика и сравнительный анализ.

Эл-ая офисная сист. – это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование эл-ых методов обработки, хр. и передачи инф-ии.

Сист. автом-ии делопроиз-ва и д/оа «Дело». Сист. поддерживает полный жизненный цикл док-та в орг-ции: от его первичной рег-ии до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения д-тов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью форм-ия сводок об исполнении контрольных док-тов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок, сводок. Сист. «Дело» включает в себя два продукта:

«ДЕЛО-предприятие» - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle, предназначенная для автом-ии делопроиз-ва в масштабе всего предприятия (учр-ия).

«ДЕЛО-секретарь» - полнофун-иональная однопользовательская версия. Предназначена для автом-ии делопроиз-ва небольших орг-ций или отдельных подр-ений крупных орг-ций, в т.ч. в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электр. почте на уровне «исходящих-входящих док-тов».

Сист. «Дело» настраивается в соответствии со схемой д/оа любого пред-тия (учитывая его орг-ную стр-ру, сферу деят-ти, номенкл. дел и схему доступа к различным док-там).

Сист. электронного док-оборота и автом-ии делопроиз-ва компании «Интертраст». Сист. включает в себя три продукта:

«Делопроиз-во» - комплект баз данных для автом-ии док-оборота пред-тия. Сист. обеспечивает: рег-ию всех д-тов пред-тия; контроль док-тов, резолюций рук-ва, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электр. док-тов исполнителям; ведение электр. архива док-тов.

«Малый офис» - комплект баз данных для автом-ии офисной деят-ти малых пред-тий. В комплект входят базы данных: Рег-ия д-тов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Эл-ая библиотека д-тов, Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

«Канцелярия» - сист. автом-ии док-оборота пред-тия. Сист. обеспечивает: подготовку и хр. исходящей корреспонденции; подготовку распорядит. док-ции; рег-ию вход. и исход. корреспонденции; контроль рез-тов и сроков исполнения д-тов; контроль переадресации д-тов по подр-ениям; сортировка и поиск д-тов, форм-ие сводок и отчетов.

Сист. автом-ии делопроиз-ва, док-оборота и упр-ия деловыми процессами крупных орг-ций на базе DOCS Open и WorkRoute. Примен-ся для комплексной автом-ии делопр-ва, док-оборота и упр-ния деловыми процессами, а также для создания эл-ых архивов крупных и средних орг-ций. Использ-ся поэтапное внедрение автом-ой сист.:

А) автом-ия централизованной службы ДОУ;

Б) автом-ия служб ДОУ стр-рных подр-ений;

В) автом-ия работы исполнителей в стр-рных подр-ениях;

Г) автом-ия централ-ого архива.

Сист. автом-ии конфиденциального док-оборота и делопроиз-ва «Optima-Workflow». Сист. предназначена для автом-ии основных процедур делопр-ва: создания, обработки, тиражирования и хр. д-тов, а также для орг-ции конфиденц. док-оборота. Сист. отслеживает и фиксирует процесс движения д-тов с учетом времени и имени исполнителя. В сист. поддерживаются спец-ые стандарты защиты, использ-ся современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

2. Эл-ый д/о: проблемы его внедрения и использования.

Соврем. порядок ведения дел на предприятиях и в орг-иях требует большого объема работы с док-тами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить к-ые, не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации яв-ся использование соврем. технологий и максимальная автом-ия всех этапов работы с док-тами. К тому же, появление за последние время достаточного кол-ва доступных вычислит. мощностей и кач-венного программного обеспеч. к ним делает подобное решение легко реализуемым и эконом-ым.

Автом-ия д/оа позволяет более продуктивно орг-ать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и эл-го образцов док-та посредством исп-ия техн-ий сканир-ия, распозн-ия и печати док-та, делает легко доступным переход от бумажной версии док-та к эл-ой и обратно. Т.о., открывается способ безболезненного переноса док-тов из бумажного представления в эл-ое, при этом появ-ся возможность использования преимуществ компьютеров.

Сущ-ют общие практически для любых организаций проблемы, к-ые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного д/оа. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деят-ти для рук-ва, к-ая возникает после внедрения сист. электронного д/оа.

Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать док-ты.

Пост. стр-рные изменения в орг-ии, слабая формализация бизнес-процессов.

Необх-ть обеспечения юридической силы док-тов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необх-ть взаимод-ть с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных стр-р в ассоциированных орг-иях или вед.х, с к-ыми идет постоянная работа.

Кроме этих, сущ-ют специфические для опр-ных типов организаций проблемы.

Внедрение сист. автом-ии делопроиз-ва поднимает отдельную проблему. После проведения соответствующего анализа док-топотоков и особенностей делопроиз-ва, выяснения потребностей (объема и глубины автом-ии) и в результате принятия решения о покупке конкретной сист. возникает масса проблем этапа внедрения. Это закупка необх. техники, установка серверной и клиентских частей программного обеспечения, настройка сист. на делопроиз-во конкретной орг-ии, обучение пользователей, первоначальное параллельное ведение бумажного и электронного делопроиз-ва.

В результате внедрения сист. электронного д/оа удается достичь:

*повыш. исполнит. дисциплины;

*повыш. продуктивности работы отдельных сотр-ков и подр-ений в целом;

*сокращ. времени исп-ия поручений;

*оптимизации маршрутов прохожд. док-тов;

*повыш. оперативн. получения необх. инф-ии;

*кач-ого улучшения контроля разл. направл. деят-ти предпр-я;

*повыш. оперативн. и кач-ва принятия упр-их реш. за счет более адекватного отражения реальной ситуации в упр-ой модели.