21. Подготовка и передача дел в архив орг-ии. Основные требования к оф-нию дел.

В архив орг-ции передаются все дела пост., врем. хр. (свыше 10 лет), дела по личному составу. Перед-ся службой ДОУ или структ. подр-ением. Передача дел провод-ся только по описям и в соответствии с составленным зав. архивом графиком. Вместе с делами в архив перед-ся РКК (регистр.-контр. карточки). Заголовок каждой карточки д.б. включен в опись. Дела врем. хр. (до 10 лет) в архив не перед-ся. Принимая дела сотрудник архива сверяет каждое дело с описью. Зав.архивом расписывается в приеме дел на всех экз-рах годовых разделов описи, указывает дату приема и кол-во принятых дел. Один экз.описи возвращ-ся сдатчику, остальные остаются в архиве.

Оф-ние дела – подготовка дела к хр. в соответствии с установленными правилами. Законченные делопр-вом дела пост. и врем. хр. после окончания календарного года, в к-ом они были заведены, подлежат оф-нию, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и «Основными правилами работы ведомственных архивов». Комплекс работ по оф-нию дел включает:

1. Подшивка д-тов в дела. Оф-ние дела начин-ся с момента их заведедния в делопр-ве и заверш-ся в процессе подготовки к сдаче в ведомств. архив. Оформ-ие дел провод-ся сотрудниками службы ДОУ или раб-ми структ. подразд-ий. Оф-ние дел м.б. частичным и полным. Дела врем. хр. (до 10л.) обраб-ся упрощенно, частично. Они остаются в скоросшивателях. Листы не нумер-ся. Сдаются в архив по номенкл. дел, но могут хран-ся и в структ. подразд-ях для справочной работы. Дела пост., врем. (свыше 10л.) хр. и дела по личному составу подлежат полному оф-нию. Из них удаляются метал. скрепки. Дела переплетаются или перешив-ся прочной ниткой в 3-5 проколов. Листы нумер-ся и состав-ся заверительная надпись. Наиболее ценные д-ты (рукописи, чертежи) не подшив-ся, а вкладываются в папки, конверты.

2. Нумерация листов. Для обеспечения сохранности д-тов и удобства их исп-вания все листы дела нумеруются. Требования: черным графитным карандашом в правом верхнем углу не задевая текста д-та; листы внутренней описи нумеруют отдельно; лист заверит. надписи не нумер-ся; каждый том дела нумеруют отдельно; лист любого формата подшитый за 1 край нумер-ся как 1 лист, даже если он сложен, если д-т сложен пополам и подшит за середину он нумер-ся как 2 листа; иллюстрации, фото нумер-ся на оборотной стороне в верхнем левом углу; подшитые в дело конверты с вложениями нумер-ся самостоятельно, вложения в конверт нумер-ся очередным номером за конвертом; в случае пропуска при нумерации небольшого кол-ва листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв. Это же делается если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой; если в нумерации допущено много ошибок, все номера зачеркиваются и дело нумеруется заново.

3. Составление заверит. надписи. Она состав-ся для учета кол-ва листов в делах пост. и врем. (свыше 10л.) хр.. Состав-ся на отдельном листе-заверителе, к-ый располаг-ся в конце дела. В заверит. надписи цифрами и прописью указ-ся число пронумерованных листов и отдельно через знак + число страниц внутр. описи (если она есть). В заверит. надписи отраж-ся со ссылкой на соответствующий акт изменения в составе и состоянии д-тов (повреждения, замена подлинников копиями) и особ-сти нумерации листов (наличие литерных номеров, пропущенные номера, конверты с вложениями). Заверит. надпись не м.б. расположена на обложке дела или обороте последнего листа. Пишется разборчиво, в ней указ-ся дата составления, должность, фамилия составителя и его подпись.

4. Обложка дела. ГОСТ 17.914-72 «Обложки дел длительного хр.. Типы, размеры, технические треб-ния». При заведении дела на его обложку выносят ряд сведений по ном-ре дел: наименование структ. подразд-ния; делопр-ный индекс дела; заголовок дела; срок хр. дела. При подготовке дела к передаче на архивное хр. эти данные уточн-ся и дополн-ся. На обложке дел, подлежащих пост. хран-ию, предусмотрено место для наименования архива, в к-ый они будут переданы и место для кодов гос-ного и ведомств. архивов. Наимен-ие орг-ции д.б. в именит. падеже. Если оно менялось в течение года, то пишется старое в скобках, новое дописыв-ся под ним. Индекс и заголовок дела перенос-ся на обложку в начале года из ном-ры. При подгот-ке дела к хран-ию его заголовок провер-ся и уточн-ся. Порядок расположения рек-тов заголовка: вид дела (переписка,журнал и т.п.); вид д-тов (протоколы, акты); автор или корреспондент; вопрос, отражающий содержание д-тов.

5. Составление внутр. описи д-тов. Состав-ся в случае, когда дело имеет особо ценные д-ты (определ-ся инструкцией по делопр-ву). Форма: №п/п, индекс д-та, дата, заголовок, номера листов д-тов в деле, примечания. К описи состав-ся заверительная надпись.

22. Орг-ия и технология работы с обращениями граждан.

Письменные обращения. Обращения граждан регистрируются гр-ой док-ного обеспечения (канцелярией) в регистрационно-контрольной карточке либо в журнале или компьютере в день их поступления. В случае поступления д-та непосредственно в какое-либо структ. подр-ение орг-ции он должен быть передан в отдел док-ного обеспечения для рег-ии. Конверты к обращениям (письмам) сохраняются и прикладываются к д-ту.

В картотеку (компьютер) заносятся ФИО заявителя, регион, откуда поступило обращение, входящий №, дата рег-ии, краткое содержание вопроса с обязательным указанием орг-ции или должн. лица, действия к-ых оспаривает заявитель. Входящий регистрац. номер обращения указывается в регистрационном штампе и может состоять из индекса подр-ения, в к-ое направляется обращение для разрешения, и порядкового номера.

Коллективные обращения регистрир-ся с пометкой «Коллективное» на фамилию первого заявителя, к-ому и направляется ответ с просьбой уведомить о нем др. заявителей. В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

Первый экз-р карточки с распиской структ. подр-ения в получении д-та помещается в контрольную картотеку, второй – в картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий – вместе с д-том передается в структ.подр-ение-исполнитель. После исполнения заявления, жалобы первый экз-р карточки со всеми отметками об исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений. С момента поступления обращений и рег-ии начинается отсчет срока их исполнения.

При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрац. номер, а в соответствующей графе регистрац.-контрольной карточки указывается регистрац. номер первого д-та. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка «Повторно» и подбирается предшествующая переписка. Повторными считаются обращения, если со времени подачи первого заявления, предложения,жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в послед-ем для рассмотрения, повторными не считаются и учитываются под регистрац. номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (напр. А-1/1, А-1/2, А-1/3). Обращение м.б. оставлено без рассмотрения и подшито в дело по решению рук-ля, если:

Заявителю ранее сообщалось, что поставленные им вопросы в компетенцию орг-ции не входят или реш-ние по нему принято вышестоящим органом;

Обращение явл-ся повторным и не содержит новых данных, а все изложенные в нем доводы ранее полно и объективно проверялись, о чем заявитель уведомлялся;

Содержание обращения лишено логики и смысла;

Заявитель страдает психическим заболеванием, к-ое подтверждается мед. док-тами;

Обращение содержит выражения, оскорбляющие честь и достоинство сотрудников орг-ции и др. лиц, а также нецензурные выражения.

Личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию орг-ции, осущ-ся ее рук-лем, заместителями, рук-лями структ. подразд-ний в соответствии с утвержденным графиком, к-ый вывешивается в приемной. При личном приеме граждан их письм. и устные обращения регистрир-ся в отделе док-ного обеспечения на карточках или в журналах. В журнале отмеч-ся дата приема, ФИО гражданина, существо вопроса и рез-т его рассмотрения.

Канцелярия ведет централизованный учет поступивших обращений граждан, осущ-ет контроль их исп-ния, представляет рук-ву необх.е сведения и справки. Обращение, пришедшее по почте, либо представленное при личном приеме гражданина, после его исполнения снимается с контроля рук-лем орг-ции.