17. Задачи и виды контроля исп-ия док-тов и поручений. Состав контролируемых док-ов и технологич. Процедуры контроля исп-ия док-тов.

Сост. частью контроля как фун-ии яв-ся контроль за своеврем. и фактич. выполнением или исполнением решений, заданий, поручений и обращений граждан.

В контр-ой деят-ти различают 2 гр-ы операций:

1) Контроль исполненных док-тов, по существу поставл. в них вопросов. Выполняют рук-ли всех рангов, к-ые несут отв-ть за правильное и своеврем. принятие решений по всем вопросам, поставленным в док-те, а также фактическое и полное выполнение этих решений.

2) Контроль за сроками фактич. исполнения всех категорий ОРД или сроковый контроль. Выполняет служба ДОУ.

Задачи:

- запоминать все поставл. на контроль задания, мероприятия, упр-кие реш. и помнить их до окончания исп-ия;

- корректировать массив контр-ой инф-ии;

- инф-ать рук-лей и сотр-ов сл. ДОУ о состоянии и ходе док-та;

- осуществлять операт. поиск сведений о док-те по запросам;

- напоминать рук-лям о наличии неисполн. док-тов;

- фиксировать факты исполн. или неисполн. док-тов;

- анал-ать уровень исполнит. дисциплины по исполнению док-тов.

Виды контроля:

1)Ведение предупредительного (текущего) контроля. Имеет активное, упр-кое влияние на ход исп-ия док-та и осущ-ся путем периодич. проверки и регулирования процесса исполнения. Сообщает о приближении сроков исполнения док-тов.

2)Ведение последнего или итогового контроля. Проводится в сл. ДОУ периодически (еженедельно, ежемесячно), представляет собой аналитическое обобщение исполнительной дисциплины в стр-рном подр-ении.

Состав:

Контролю подлежат:

- все зарегистрир. док-ты, требующие упр-ких действий; - док-ты, требующие сост-ия ответных док-тов; - инструктивные, нормат. и др., требующие внесения изменений в док-ты орг-ий; - док-ты вышест. орг-ий; - собственные док-ты по осн. деят-ти орг-ии.

Сущ-ют сроки исполнения: типовые (10 дней) и индивидуальные (определяет рук-ль и фиксирует в резолюции, но он не может быть больше типового).

Технология:

Этапы контроля:

А) Постан. док-та на контроль. Необх. выявить док-ты, треб. контроля за сроками исп-ия. Зап-ся РКК, вносится резолюция рук-ля, и док-т отдается рук-лю. РКК помещ. в контр. картотеку. Контр. картотека строится по срокам исп-ия док-тов, состоит из 31 ячейки и двух доп-ых отделений в одном из к-ых нах-ся карточки на просроч. док-ты, а во втором карточки срок исп-ия док-тов намечен на доп-ый срок. При большом объеме, внутри ячейки можно разместить подъячейки под индексом гр-ы корресп-а. В конце месяца, в осн. массив из доп-ого отделения РКК исполнение намечено на др. месяц.

Б) Ведение контроля. Необх. наблюдать и регулировать процесс исполнения. Это достигается с помощью письм. или уст. напом-ия о приближении сроков за 2 дня до установл. срока. В РКК вносятся отметки о передаче. Инф-вание рук-ля о ходе исполнения.

В) Снятие док-та с контроля. Поступает распоряж. о снятии док-та с контроля, вносится в РКК и она перест-ся из контр. в справ. и подшивается в дело. Док-т считается исполненным и снимается с контроля после окончат. выполн. всех заданий, поруч. и с резолюцией рук-ля.

Анализ исполн. дисциплины. Предполагает сост. итоговых док-тов по рез-ам контр. работы и передачи материалов анализа исполн. дисциплины рук-ву учр-ия.

18. Орг-ия и порядок форм-ия дел в учр-иях различных уровней упр-ия. Соврем. нормат.-метод. база, определяющая требования к форм-ию дел в делопроиз-ве

Форм-ие дел – гр-ирование исполненных док-тов в дело, в соотв. с номенкл. дел и сист.т. док-тов внутри дела. Дело – совок-ь док-тов, относящ. к 1 вопросу или участку деят-ти, помещ. в отдельн. обложку.

Прав. форм-ие дел способствует: а) операт. поиску необх. док-тов, б) обеспеч. их сохранность, в) уст-ет порядок в орг-ии ДП, г) облегчает обраб. дел перед арх. хр-м, проведением ЭЦД.

Правила форм-ия дел:

- необх. соблюдать подшивку только в делах, предусм. номенкл. дел, в соотв. с заголовками;

- док-ты подш-ся в дела только после их окончат. исполнения;

- док-ты подш-ся в дела в день их исп-ия, (если это невозм., то в инстр. по ДП д.б. установлен окончат. срок сдачи законченных ДП док-ты);

- док-ты могут подш-ся в дела со всеми приложениями и доп-ми матер.;

- док-ты пост. и врем. ср.оков хр. форм-ся в отдельные дела;

- в дела подш-ся не более 1 копии док-та;

- каждое дело должно содержать не более 250 листов;

- дела форм-ся за 1 календ. год (искл. сост-ют переходящие дела).

Порядок форм-ия дел:

Внутри кажд. дела док-т д.б. сист-ан, т.к. от послед-ти расположения док-тов внутри дела зависит время их оперативного поиска. Осн. принцип расп-ия ддок-ов – хронологич., при этом док-ты располагаются, начиная с раннего и заканчиваются поздним.

Порядок форм-ия: по алфавиту; по номерам; в логической послед-ти решения вопроса.

Сист-ия внутри дела:

Распоряд-ые док-ты форм-ся в дела по видам их хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции утв-ся в кач-ве самост-ого док-та, гр-ируются в самост-ые дела. Если они утв-ся распоряд-ми док-тами и яв-ся приложением к ним, то гр-ируются вместе с указанными док-тами.

Док-ты коллег-ых органов гр-ируются в 2 дела: протоколы заседаний и принятых решений; док-ты к заседаниям коллегий.

Утв-ые планы, отчеты, сметы, лимиты гр-ируются отдельно от их проектов, при чем независимо от времени поступления. Плановые или отчетные док-ты хранятся в делах того года, к к-ым они относятся по содержанию.

Порядок форм-ия док-тов по личному составу: внут. опись док-тов дела; заявление о приеме на работу; личный листок по учету кадров; автобиография; копия док-тов об образовании; выписка из приказов; дополнение к личному листу по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих располагают по алфавиту.

Предложения граждан форм-ся отдельно от док-тов по личным вопросам.

Переписка гр-ируется в пределах календ. года в хронологич. послед-ти.

Квитанции, счета, наряды, накладные и др., имеющие порядк. № размещ. по №.

Форм-ие дел состоит:

А) раскладка док-тов по папкам и подшивка док-тов,

Б) располож. док-тов внутри дела в опр-ной послед-ти,

В) оф-ние обложки дела (при заведении дела и после завершения года).