13. Инструкция по делопроиз-ву – основной нормат. Акт, реглам-ий орг-ию и техн. Доу учр-ия. Порядок разраб., состав инф-ии, правила утверждения и внедрения.

Инструкция по делопроиз-ву (док-тационному обеспечению упр-ия) ИпД— основной нормат. акт, регламент-ий порядок подготовки док-тов.

Раздел «Общие положения» устанавливает сферу распр-ия Инструкции, ответственность за несоблюдение правил, подр-ение, к-ое отвечает за нормативное регулирование порядка работы с док-тами.

Раздел «Орг-ия д/оа» включает:

*порядок приема, обработки, распределения входящих док-тов;

*организацию их транспортировки и передачи из одного стр-рного подр-ения в др.;

*основные инстанции движения док-тов;

*порядок подготовки и отправки исходящих док-тов;

*порядок учета объема д/о.

Раздел «Рег-ия док-тов» устанавл. орг-ию рег-ии вх., исх. и внут. док-тов, сроки, формы и методы рег-ии, дает описание принятой технологии и порядок индексации док-тов.

В разделе «Орг-ия справочной работы» устан-ся принципы построения инф.-справ. работы в орг-ии, даются описание справ. массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных стр-рных подр-ений, порядок сист.тиз. и классиф. справ. инф-ии, технология инф.-поиск. работы.

Раздел «Орг-ия контроля за исполнением док-тов» устанавл. категории док-тов, подлежащие обязат-му контролю, порядок постановки на контр., технологию контр., обяз-ти исп-ей, типовые сроки исп-ия, порядок обобщ. данных по контролю за исп-ем док-тов, порядок инф-вания рук-лей об исполнительской дисциплине, исп-ие форм и отметок на док-тах.

Раздел «Оперативное хр. док-тов» содерж. правила хр-ия док-тов в службе док-тации, в стр-ых подр. и устанавл. отв-сть за сохр. док-тов, правила формиров. в дела отдельных категорий док-тов, порядок разраб. и исп-ния номенкл. дел, порядок сист.тиз. и индексации дел.

В раздел «Подготовка док-тов к сдаче в архив» включены порядок и орг-ия проведения экспертизы, отбора док-ов для хр. и уничтож., правила подгот. дел к хр., треб-я к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематич. разделов может изм. и доп. в зависимости от условий работы и принятой технологии.

Приложения к ИпД должны содержать максимум справочно-иллюстрат. материала, сист.тизир-ого в порядке расп-ия разделов, в каждом из к-ых делаются соотв. ссылки.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с док-тами, все технологич. операции в их логич. послед-ти. Инструкция — реглам-ий док-т не только для службы делопр-ва, но и для всех спец-тов аппарата упр-ия.

Подготовку Инструкции осущ. служба делопр-ва при участии арх., юр. службы. Инструкция утв-ся рук-лем орг-ии и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все стр. подр. для исп-ия в работе.

14. Нормирование труда сотрудника службы доу. Типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.

В любой орг-ции сущ. Спец.струк.подразд-е, кот.заним.разреш-ем вопросов ДП. В состав этого подразд-я входят 3 категор.раб-ков сл.ДОУ. Руководители: зав.делами, рук.сл.ДОУ- не более 20% от общей числ-сти делопр-ного персонала – в соотв.с Нормативом. Специалисты: ф-ция упр-я док-цией- док-веды, референты, инспектора. Технич.исполнители: вып.операц.по передаче, учету, доставки, хран-я инф-ции.

Работа сл.ДОУ регламентир.Инструкц.по делопр.. Этот труд должен б.подверж.просчету норм на ту или иную операцию

НМ док-ты: Международн. Нормативы времени на рабо-ту по делопроизводству, по кадр.делопр-ву, по архиву, на машинописные работы.

В соотв.с этим у нас может быть пронормирован труд. Нормир.труда позвол.определить затраты времени на вып-е конкр.работ с док-ми, рассчит.числ-сть исполнителей и объем выполненных работ.

Норма времени- дополнит.величина затрат раб.времени, установленная для выполн-я единицы работы сотр.или группы вотрудников.

Сущ.виды норм труда: норма выработки (объем работ в единицу времени), обслуживания (кол-во объектов, напр.телефонов), норматив численности (объем работни-ков сл.ДОУ) Все эти выды норм труда просчит-ся по опред.формуле, кот.имеется в Общегос.межотрасл.и от-расл.нормативах времени – разработаны для делопр-ва, могут применяться временные и разовые нормы в инди-вид.случаях.

Рассчит-ся нормативы опытн-провер.путем, сообщ-ся и оф-ся НМ док-ми.

Расчет объема выполненных работ сотрудн.сл. ДОУ можно провести сам-но, основываясь на указанных выше НМ док-тах, но в тоже время им необходимо провести собств. Обслед-е в данной сфере, а именно изучить вопро-сы нормир-я всего труда с примен-ем хронометража врме-ни на проведение того или иного вида работ, дополнит-ми методами явл-ся провед-е самофотография и фото раб-го дня в рез.можно рассчитать численность сл.ДОУ конкрет-ного урчеждения.

15. Док-оборот и его основные этапы. Орг-ия и особенности д/оа учр-ий, направления его совершенствования.

Д/о – это процесс движения док-тов с момента их создания (получения) до подшивания в дело (отправки). Д/о — сложный технологич. процесс, хар-ийся различными параметрами, связ. с процессами док-вания и со всей деят-тью орг-ии. Орг-ия д/оа включает все операции по приему, передаче, сост., соглас., оф-нию, удостов. и отправке док-тов.

Осн. хар-ками д/оа яв-ся маршрут движения, к-ый включает все инстанции на пути движения док-та от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и, время, затрачиваемое на прохождение док-тов по этому маршруту. Отсюда гл. правило орг-ии д/оа – операт. прохождение док-та по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Объективные данные о состоянии д/оа можно получить из кач-ых и кол-ых хар-ик его параметров.

К кач-ым хар-ам д/оа относятся: *хар-ристики док-топотоков (состав док-тов, их содержание); *маршруты движения док-тов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения док-тов); *периодичность (стадии д/оа);* направленность движения.

Д/о как технологич. процесс делится на неск. частей — потоков, обеспеч-их прямую и обратную связь в упр-ии. Под док-потоком (потоком док-тной инф-ии) понимается сложившееся или организованное в пределах инф-ой сист. движение данных в опр-ном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Док-опотоки различают по направлению и по отношению к упр-кому объекту. По направлению выделяют горизонт. потоки, связывающие орг-ии одного уровня упр-ия, и вертик. (восход. и нисход.) связывающие орг-ии различных уровней, напр., руководящий орган власти и подчиненные ему учр-ия и орг-ии, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восход. потоки — это входные док-ты, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие док-ты подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисход. потоки - это док-ты, направляемые вышестоящими органами власти и упр-ия подчиненным орг-иям.

По отношению к упр-кому объекту выделяют вход., исход. и внутр. док-топотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как инф-ия поступивших док-тов исп-ся для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий док-топоток любой орг-ии складывается из:

док-тов вышест. орг-ий (органов власти и упр-ия, центральных аппаратов мин-тв и др.). В состав этих док-тов входят директивные указания, нормат. и методич. акты, к-ые яв-ся основанием для рук-лей в орг-ии произ-венной, упр-кой, технической, экономич., социальной и иной деят-ти. По видовому составу к этим док-там относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методич.е указания и рекомен.; док-тов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деят-ти. По видам док-тов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хоз-ой, соц-ой, упр-кой деят-ти), инициативных докл. записок, писем, актов; док-тов от несоподчин. орг-ий, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения инф-ии.

Исходящие док-ты создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные док-ты, требующие или не требующие ответа. Инициативные док-ты всегда значительно превышают гр-у ответных док-тов. Мотивы создания исходящих док-тов диктуются напр-ми деят-ти орг-ии и ее инф-ыми запросами. В исход. док-топотоке выделяется гр-а распорядит. док-тов (при условии, что орг-ия имеет подвед-ые орг-ии) и инф-ых (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, док-ты по их выполнению.

Внутренний док-топоток сост-ют док-ты, создаваемые и используемые в самом аппарате упр-ия, не выходящие за его пределы. Происх-ие этих док-тов совпадает со сферой их применения. Внутр. поток обесп-ет целенаправленное решение упр-ких задач в пределах одного учр-ия, орг-ии. К внутр. относятся организ-ые док-ты, определяющие задачи, фун-ии орг-ии в целом, а также ее стр. подр., компетенцию, права и обяз-ти долж. л., правила выполнения отдельных видов деят-ти — положения, уставы, учр. договоры, долж. инстр., регламенты; правила, шт. распис. и др. Фун-ию оперативного регулир. деят-ти учр-ий выполняют распор-ые док-ты, издаваемые рук-вом, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самост. гр-ы внутр. док-топотока сост-ют протоколы и акты, плановые и отчетные док-ты, док-ты по учету матер. и денеж. средств, оборудования, личного сост. и т.д.

Каждый док-топоток имеет достат. стабильный маршрут движения, к-ый зависит от состава и содерж. док-тов, степени реглам-ии фун-ий рук-лей и стр. подр., распред. обяз-ей между рук-ми и от принятой в орг-ии технологии работы с док-ами.

Маршрут движ. входящих док-тов зависит и от принятой в учр-ии технологии работы с док-тами.

Объем д/оа подсчитывают на основе данных учета док-тов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первонач. обраб. и отправки, а также по рег-ым формам в службе делопроиз-ва и в стр-рных подр-ениях. Т.к. рег-ия ведется в пределах отдельных гр. док-тов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема д/оа нужно проводить по выделенным участкам рег-ии.

Общепринятая методика подсчета д/оа предусм-ет выражение его объема дробью, в числителе к-ой указывают кол-во подлинников, а в знаменателе — кол-во копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие док-ты сост-ся на неск. стр-ах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета док-тов — однократность.

Направления совершенствования д/оа:

- четкая реглам-ия маршрутов движ. док-тов; - выбор наиболее оптимальной сист. рег-ии док-тов.

16. Рег-ия док-тов и орг-ия справочно-инф-ионного обслуживания аппарата упр-ия

Рег-ия док-тов – это этап работы с док-тами и опред-ся как «запись учетных данных о док-тах, по установленной форме фиксирование факта их создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141-98).

Рег-ия осущ-ся путем проставления на док-те индекса или даты с последней записи с необх.й записью на док-те рег-ой формы. Значение заключ. в возможности в любое время и кратчайшие сроки выдать нужную справку по док-ту или найти сам док-т.

Рег-ия док-тов необх. для: - учета кол-ва док-тов; - обеспечения сохр-ти док-тов, устранение возможных их потерь; - обеспечения возможности выделения контроля исп-ия док-тов; - обеспечения поиска док-тов в инф.-справ. целях.

Рег-ии подлежат все док-ты, требующие спец. использования, учета, исполнения и использования в инф.-справ. целях. Док-ты, полученные только для сведения, и не треб. ответа и исполнения - не рег-ся.

В инструкции по ДП в приложении «Перечень нерег-ых док-тов» отмечены след-ие док-ты не подлежащие рег-ии: - рекламные письма, поздрав. телеграммы, приглаш., программы семинаров; - печатные издания (кн., брош., Жур.); - пакеты с пометкой «лично»; - копии нормат. док-тов; - инф-ые материалы.

Рег-ия д.б. однократной. Док-ты, спец-ых систем док-тации (план., бухг.) рег-ся в соотв. подр-ии, в службе ДОУ на них ставится только дата поступления. Внутр. док-ты должны рег-ся в день подписания, вход. - в день пост., исход. – в день отправки. Для вход., исход. и внутр. ведутся реги-ые формы с самостоят. рег. номерами.

Нормативная база рег-ии док-тов: - перечень док-тов, не подлеж. рег-ии в сл. ДОУ; - перечень стр. подр. с их условными обозначениями; - номенкл. дел; - классификатор дел; - список подвед-ых подр-ий; - список постоянных корреспондентов.

Виды рег-ии: *Журнальная; * Карточная; *Автом-ая.

Жур-ая форма прим-ся в небольших орг-иях, где, как правило, поступ. док-ты рег-ся и отдаются на рассмотрение и исполнение. В орг-иях, со значительным д/о данная форма не применяется, т.к. имеет недостатки:

* общая док-тация создает сложности поисковой, справочной и контрольной работы;

* отсутствие возможности отразить движение док-та в процессе движения и исполнения.

Карточная форма лишена недост. жур. формы. Для рег-ии всех видов применяется единая рег. контрольная карточка (РКК). РКК имеет типовой состав фиксируемых сведений о док-те:

Индекс – прост-ся на рег-ом вход., исход. или внутр. док.;

Дата – подписания или поступления док-та;

Корресп. – название учр-ия куда напр-ся или откуда поступил док.;

Содержание – вид док-та и его заголовок;

Об исполнении – отражается решение вопроса, дата, индекс ответного письма;

Контрольная отметка – сведения о контроле за сроками.

Доп-ся вариант слияния или разделения граф, в завис. от специфики работы учр-ия и его ДП.

Предложения, заявки, жалобы граждан рег-ся на РКК имеющие рек-ты:

на лицевой стороне: корресп.; ФИО; адрес; телефон; отметка о предыд. обращении; вид док-та; кол-во листов; автор; дата; индекс сопровод. письма; краткое содерж. док-та, отв-ый за исп-ие; резолюция; срок исп-ия.

на оборотной стороне: дата передачи на исп-ие; исп-ель; дата; индекс ответа; адресат; содерж.; отметка о снятии с контроля; номер дела.

Реком-ся изготавливать РКК на формате А5, что дает возм. заполнять все зоны карточки.

Автом-ая (эл-ая) форма. Ввод учетной инф-ии в СДОУ осущ-ся заполненной машино-ориентиров. РКК. В автом-ую сист. может вводиться как краткое содерж. док-та, так и полный текст. Прямой вход в АСДОУ с док-та без предварит. заполнения РКК яв-ся наиб. экон-ым.