12. Должн. И числ. Состав службы доу, их фун-ые обяз. Должн. Инструкция как нормат. Док-т, определяющий орг.-правовое положение сотрудника службы доу.

В наст. вр. основным нормат. док-том, реглам-им наим. должностей раб-ов службы делопр-ва, яв-ся «Общерос. классификатор профессий рабочих, должностей рук-лей, спец-тов и служащих». Эти же наим. включены в Квалиф. справочник. Согласно этим нормат. док-там по хар-ру труда раб-ки службы делопроиз-ва делятся на 3 категории: рук-ли, спец-ты и технич. исп-ли.

Рук-ли. Категория включает зав. службой делопроиз-ва (упр-щего делами, зав. канцелярией, зав. общим отделом), зав. протокольным отделом, нач. секретариата, зав. архивом, центром подготовки док-тов, копировальным бюро и т.д. Осн. фун-ия рук-ля — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деят-ти подр-ения в целом, его стр-рных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Кол-во рук-лей не должно превышать 20% общего числа делопроиз-венного персонала.

Спец-ты. В эту категорию включены док-товед, помощник рук-ля, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь рук-ля, корректор. Фун-ии спец-тов связаны с вып-ем как технич. и оперативных задач, так и творческ. операций по анализу и обобщ. инф-ии, по разраб. нормат.-метод. базы делопр-ва, по подготовке по заданию рук-ва орг-ии проектов док-тов. Возможно устанавливать должность старшего спец-та. При этом соотношение между старшими спец-тами и спец-тами должно быть 2 : 1.

Технич. Исп-и - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обяз-и технич. Исп-ей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хр-ию инф-ии.

Известны 2 методики расчета числ. раб-ов службы делопроиз-ва.

Первая построена на учете объема д/о, общей числ. раб-ов орг-ии и пост. коэффициента среднего уровня производ-ти труда раб-ов службы делопр-ва.

Вторая предусматривает расчет числ. службы делопр-ва по трудозатратам на выполнение операций. При этом можно пользоваться как межотрасл. док-ми по нормированию тр., так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормат. док-ты по нормированию труда разработаны на делопр-венные операции (рег-ия, контроль, составление номенкл. дел и др.), на стенографич. работы, на работы по копированию док-тов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислит. машинах, на арх. работы.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная числ. делопр-венных раб-ов по отношению к общему кол-ву работающих в данном учр-ии должна составлять: для мин-тв и вед. - 12—15%, для пром-ых предпр. - 0,5% общего числа работающих.

Основной организ-ый док-т, реглам-ий разграничение обяз-ей и прав между сотр-ми, служащий осн. для устранения дублирования отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей — должностная инструкция. Д.И. — действенное средство упр-ия, выполняющее орг-ую, регламентирующую и регулирующую роль. Д.И. позв. объективно оценивать деят-ть каждого раб-ка службы, объективно применять меры возд-ия.

К тексту Д.И. предъяв-ся требования полноты опр-ия задач, фун-ий, обяз-ей. При закреплении в формулировках Д.И. общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается формальный док-т, к-ый не выполняет своего назначения. Все пункты Д.И. должны исключать возм. различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы.

В разд. «Основные задачи и обязанности» формул-ся осн. задача раб-ка данной должности, предмет его ведения, участок работы.

В разд. «Права» вносят такие права раб-ка делопр-венной службы, как: принятие реш., получение инф-ии для выполн. своей работы, право визирования опр-ых видов док-тов, право контроля, право возврата док-ов на доработку и т.д.

В разделе «Ответственность» формулир-ся содержание и формы отв-ти должн. л. за рез-ты и послед. своей деят-ти, а также за непринятие своеврем. мер или действий, относящихся к его обязанностя-ям. Отв-ть м.б. установлена дисципл. и матер., но обязательно в соотв. с зак-вом и учетом специфики работы орг-ии.