27. Понятие «комплекс док-тов». Первичные и сложные комплексы док-тов учр-ий, организаций и стр-рных подр-ений.

В ГОСТе 1998 года понятия «Комплекс документов» нет. Вместо него включен термин «Дело» - это сов-сть док-ов или док-т, относящийся к одному вопросу или участку деят-ти, помещ-ый в отдельн.обложку, т.е. дело явл-я первичным комплексом. Теория и практика док-ведения и архивного дела оперируют след.призн.формир-я дел:

1. номин, т.е. по названию вида документа (приказы, акты, постановления);

2.предм-вопр, т.е. док-ы формир-ся по их содержанию, предмету или вопросу (произв-ная практика студентов, научная работа кафедры);

3. авторский –групп-ку док-ов 1 автора (учреждения, отдельного лица, комиссии);

4. корреспонд– применяется чаще всего для групп-ки писем, за основу берется кор-дент, с кот.ведется переписка (упр-е ВУЗов мин-ства образования);

5. географ– сходен с кор-тским, но различ.в том, что в комплекс объед.неск.корреспондентов, находящихся на определенной территории.

6. хронолог. – в соотв.с ним в первичн.комплекс групп-ся док-ты за опред-ный промежуток вре-мени (приказы мин-тва образ-я за ноябрь 2007 года).

Групп-ка док-ов в первичные комплексы док-ов произв-ся не по 1, а по нескольким признакам завед.дел, такое сочетание дает возм-сть глубже раскрыть состав и содерж-е сгруп-ного комплекса документов и четко формулировать их название.

Напр: Отчеты ПГИИК за 2006 год - номи-нальный авторский, хронологический

Групп-ка док-ов в перв.комплексы док-тов:

- позволяет лучше организовать справ-инф-ную службу учреждения;

- сокращает время на поиск нужных доку-ментов;

- помогает улучшить постановку контр.исп. док-в.

Впервые групп-ку док-ов в первичн.комплексы осущ-ять в приказах 16–17 в. Основн.приемом был столбц.способ. Были преимущ.в том, что дела из склеен.док-ов в столбцы гарантировали от утери отдельн.док-ов или их изъятия и замены подложными. Были неудобства, связ.с тем, чтобы найти нужный док-т, нужно было развернуть весь столбец. В 18 веке способом формирования дел были тетради, затем книги, т.е. сброшюрованные тетради, превращались в книги. В 19 и начале 20 века домин-щее положение занимал книжный способ завед-я дел, но в модерниз-ном виде. Для брошюровки док-ов начали применять изгот-ные из плотной бумаги обложки, в кот.док-ы подшивались нитками по мере из исп-ния. В сер.19 в.такие обложки стали изгот-ть в типографиях по заказам учр-я. На обложках типографским способом указ: - название учреждения (иногда структурного подразделения) - слово «ДЕЛО №»- заголовок дела

- крайние даты. В рез-те время на изгот-ие об-ложки значит.сокращ, и улучш.ее внешний вид. Практика групп-ки и хран-я док-ов продолжала сохр-ся в советских учр-ях и до наст.времени. Твердые папки из картона появ.в сер.20-х г.и назыв.скоросш-лями.

Док-ты, сгруп-ные в учр-ях в первичные комплексы – дела должны хранится в структ. Подразд-я в теч.2-х лет, т.е. еще 1 г.после оконч-я текущ. года.

28. Научно-историческая и практическая ценность док-тов. Принципы и критерии оценки ценности док-тов.

Ценность архивного док-та (ГОСТР 51141-98) – свойства архивного док-та, обуславливающее его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

ЭЦД (ГОСТ) – изучение док-тов на основе принципов и критериев их ценности с целью опр-ия сроков хр..

До того времени, когда объем док-тов был не большой, проблема теории отбора док-тов решалась практически каждой орг-ией, но в настоящее время в связи с большим объемом док-тов и высокой подготовки спец-тов возникла необх-ть в разработке теории отбора док-тов (ЭЦД).

ЭЦД проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки док-тов и в соотв-ии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей док-тов.

Принципы ЭЦД:

1) историзм, т.е. мы смотрим как в тот или иной док-т будет важен в раскрытии истории орг-ии. Стараются приобретать док-ты с учетом эволюции процессов, происходящих в стране и конкретном учр-ии.

2) комплексности подачи материала в док-те, т.е. смотрят, нет ли похожего док-та или такого, содержание к-ого вошло в более общий док-т.

3) что касается критерия ценности док-та, то их тоже 2:

а) содержания, т.е. значимость события (явления, предмета), отраженного в док-тах; значение содержащейся в док-те инф-ии, ее повторение в др. док-тах, целевое назначение, вид и разновидность док-та. Принимаются док-ты профильные, не профильные док-ты (вспомогательный хар-р) берутся только по решению адм-ии.

б) внеш.особ., т.е. юр. достоверность док-та (наличие подписей, дат, печатей); наличие резолюций, помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы док-та; особенности физического состояния док-та. Нек-ые службы очень ожесточают этот критерий, др. не берут во внимание.

4) к критериям происхождения относятся: роль и место орг-ии в сист. гос-нного (негос-нного) упр-ия и (или) функц-вания конкретной отрасли (сист., объединения), значимость выполняемых ею фун-ий; время и место образования док-тов.

В своей работе ЦЭК (ЭК) орг-ии рук-вуется Положением о Гос-нном архивном фонде СССР, требованиями ГСДОУ, приказами и указаниями Росархива, нормативно-методическими док-тами др. учр-ий гос-нной архивной службы, типовыми и ведомственными перечнями док-тов с указанием сроков их хр., положениями о ЦЭК (ЭК}.

Т.о., ЭЦД - это опр-ие научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости док-тов с целью установления сроков их хр. и отбора на хр.