26. Совершенствование док-ционных процессов. Исп-вание новых технологий в док-вании.

Обязательным условием орг-ой и упр-кой деят-ти на предпр-ях, в орг-иях и учр-иях яв-ся док-тирование. Док-тирование – это запись инф-ии на различных носителях по установленным правилам. (ГОСТ Р 51141-98).

Орг-ия и упр-ие хар-рны разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие док-тов и необх-ть соверш-ния док-ционных процессов.

Для соверш-ия док-ционных процессов на предприятии необх.:

а) определить статус службы ДОУ в стр-ре орг-ии;

б) подготавливать необх.е кадры для комплектования службы ДОУ;

в) отслеживать создание нормат.-прав. актов и учитывать их требования в своей деят-ти, а также разраб-ть методич. док-ты, опред-ие порядок деят-ти службы ДОУ, порядок создания док-тов и особ. работы с ними;

г) внедрять автоматизир. технологии в орг-ию работы службы ДОУ.

Уменьшение числ-ти раб-ов должно быть компенсировано большей интенсивностью труда, а значит, и более высокой квалификацией раб-ка. В связи с этим возрастает отв-сть служб ДОУ в выборе напр-ий квалифик-ого роста раб-ов, в повышении эф-ти форм обучения и стимулировании их труда.

Необход. пост. отслеживать новые треб-ия к квалиф-ии сотр-ов, пост. повышать их проф-ый уровень.

Современные тенденции должны отражаться в проф-ой подготовке спец-тов в области ДОУ, изменения должны базироваться на единой концепции информатизации преподавания док-товедческих дисциплин.

Большинство сотр-ов служб ДОУ знакомо с традиц-ми способами созд. и обраб. док-тов. Внедрение комп. технологий открывает новые перспективы для высокопроизвод-ого док-ционного обеспеч. в сфере упр-ия.

Введение ПК не меняет задачи и принципы делопроиз-ва, а только снижает трудоемкость работы и повышает эф-ть работы с док-тами. Поэтому можно легко перейти от традиц-ых методов работы (пишущая машинка, папки, шкафы с док-тами, картотеки) к комп-ым, где все эти атрибуты сохр-ся, но в эл-ом виде. Работа с ними осущ-ся с помощью серии команд, послед-тью к-ых может овладеть любой пользователь ПК.

В наст. вр. активно развивается комп-ая коммуникация – коммуникативное действие, связ-ое с обменом инф-ией или общением между людьми посредством комп-ра. Все более широкое распрост-ие получает эл-ая почта. С ее помощью можно не только пересылать любые док-ты, но и создавать текстовые док-ты, вести переговоры или переписку. Посредством эл-ой почты сообщения могут мгновенно пересылаться от одних польз-ей др., яв-сь соврем-м безбумажным аналогом традиц-ых писем.

Эл-ые док-ты и эл-ые технологии применительно к соврем-му делопр-ву зачастую вызывают ряд проблем. Проблема эл-ых док-тов - это в первую очередь проблема понятия эл-ых док-тов и признания их юр. силы, достоверности или подлинности, возм-сти отказа от бум-го носителя в процессе док-рования упр-кой деят-ти. Необх. обращение к ФЗ “Об электронной цифровой подписи” от 10.01.2002. Проблема эл-ых технологий в делопр-ве - это проблема исп-ия в традиц-ых условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопр-ва, от док-рования до арх. хр..

Особенно заинтересованными в компьютеризации делопроиз-ва должны быть рук-ли орг-ий, т.к. упрощается и их работа с док-ми. С помощью ПК происходит сосредоточение инф-ии в форме, удобной не только для работы делопроизводителя, но и для владения ею и анализа рук-вом. В любой момент рук-ль орг-ии может получить по ПК любую деловую инф-ию, касающуюся ДОУ.

Поэтому необх. пост. отслеживать новые тенденции развития компьютерных технологий, а также подготавливать кадры для работы с этими технологиями. Необх. вести контроль за деят-тью службы ДОУ в рамках соответствия с соврем-ми нормат-ми треб-ями по работе с док-тами, поскольку инф-ия, содержащаяся в них важна как для орг-ии в целом, так и для ее партнеров. Необх. тщательно подготавливать док-ты, правильно их оф-ть и своевременно отправлять.