Документоведение

1. Док-т как источник инф-ии, его место в сист. упр-ия. Опр-ие, назначение и специфика упр-кого док-та.

Понятие «док-т» яв-ся центральным, фундаментальным в понятийной сист. док-товедения. Оно отражает признаки реально сущ-ющих предметов, служащих объектами практической деят-ти по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хр., поиску, распр-ию и использованию док-тной инф-ии в обществе. Док-т специально создается с целью хр. и передачи социальной инф-ии в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник инф-ии и средство социальной коммуникации.

«Док-т – это материальный объект, на к-ом зафиксирована инф-ия, созданная человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

В соответствии с ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроиз-во и архивное дело. Термины и опр-ия» док-т – это зафиксированная на материальном носителе инф-ия с рек-тами, позволяющими ее идентифицировать.

Как носитель инф-ии док-т яв-ся обязательным элементом внутренней орг-ии любого учр-ия. Док-ты обеспечивают взаимодействие всех стр-рных частей учр-ия и отдельных сотрудников. В упр-ких док-тах инф-ия фиксируется для оповещения о действии, к-ое необх. совершить и для подтверждения свершившегося действия. Т.о., док-т яв-ся основанием для принятия упр-ких решений.

Носителями упр-кой инф-ии выступают упр-кие док-ты. Инф-ия и док-т, как ее носитель, пронизывает все аспекты упр-ия. Спец-ты в области упр-ия считают док-т средством фиксации и передачи упр-ких решений.

Упр-кий док-т выступает как средство выдачи распоряжений контроля, учета, отчетности. Различные формы упр-кой деят-ти обеспечиваются соответствующими док-тами. Напр., распорядительная деят-ть обеспечивается изданием распорядительных док-тов, организационная – изданием организационно-правовых док-тов и т. д. Т.о., упр-кий док-т как носитель инф-ии:

фиксирует или удостоверяет факты, события, связи;

предписывает, разрешает или запрещает свершение каких-либо действий;

свидетельствует о выполнении этих действий;

уведомляет о чем-либо;

2. Общие и спец-ые фун-ии док-та.

Определить ценность док-та помогает, прежде всего, знание его целевого назначения, то есть его фун-ий. Изучение фун-ий док-та имеет существенное значение для:

уяснения цели создания док-та и заключенной в нем инф-ии;

понимания роли док-та в данной социальной стр-ре, в данной сист. экономических и социально-политических связей;

более четкой классификации док-тов;

форм-ия опр-ных требований к содержанию, форме, орг-ии док-тов и в известной степени – к технологии их обработки.

Фун-ия док-та – это его общ-ная роль, социальное назначение, цель, задача.

Фун-ия – это внешнее проявление свойств какого-л. объекта.

В одном и том же док-те наблюдается переплетение различных фун-ий, и поэтому разграничить их можно только условно, на теоретическом уровне, для удобства их классификации и анализа.

Типологически фун-ии можно сгр-ировать по двум блокам:

Общие фун-ии (инф-ионная, социальная, политическая, коммуникативная, культурологическая)

Спец-ые фун-ии (упр-кая, правовая, фун-ия учета, фун-ия исторического источника)

Наиболее обобщающей фун-ией док-та яв-ся инф-ионная. Это спос-ть удовлетворять потребности общества в инф-ии, т.е. служить источником инф-ии, знаний. Инф-ионная фун-ия имеет сложную стр-ру. В ее состав входят запечатление (фиксация), сохр., трансляция инф-ии. Важнейшим кач-вом док-та, выполняющим эту фун-ию, яв-ся его инф-ионная емкость, т.е. кол-во и кач-во инф-ии.

Важнейшей инф-ией, к-ую содержит док-т, яв-ся социальная, поэтому можно выделить самостоятельную фун-ию – социальную. Суть ее состоит в запечатлении, хранении и передаче именно социальной инф-ии. «Величина» социальной фун-ии док-та зависит от объема (полноты) содержащейся в нем социальной инф-ии, ее новизны, достоверности, своевременности и доступности.

Следует подчеркнуть, что док-т не только яв-ся продуктом опр-ных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в известной степени формировать их.

Политическая фун-ия док-та определяется необх-тью запечатления, сохр. и передачи инф-ии о политическом процессе, то есть о внутренней и внешней политике государства, деят-ти политических партий и крупных общ-ных организаций, политических лидерах и т.д.

В какой-то степени, как частный случай инф-ионной можно рассматривать коммуникативную фун-ию. Это спос-ть док-та быть информативным средством передачи, обмена, общения, преемственности. У коммуникативной фун-ии есть своя, ярко выраженная специфика, а именно – передача инф-ии во времени и пространстве.

В культурологической фун-ии док-т выступает как средство закрепления и передачи культурных ценностей и традиций, усвоения сист. эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

В упр-кой фун-ии док-т выступает как средство упр-кой деят-ти. Эту фун-ию выполняют док-ты, созданные для целей упр-ия и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Основное свойство док-тов, обладающих упр-кой фун-ией, - их оперативный хар-р. Док-ты, обладающие упр-кой фун-ией, яв-ся основным источником инф-ии, они играют большую роль в инф-ионном обеспечении упр-ия.

Правовая фун-ия – это фун-ия фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Это спос-ть док-та служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов.

Правовой фун-ией обладают официальные издания (Конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования. В принципе каждый упр-кий док-т – справка, акт, докладная записка – имеет юридическое значение, так как он удостоверяет тот или иной факт, к-ый может послужить основанием для издания правового акта.

Фун-ия учета дает кол-венную хар-ристику инф-ии. Это фун-ия рег-ии и гр-ировки в формализованном цифровом выражении инф-ии, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Док-ты, обеспечивающие учетные фун-ии, в большинстве своем имеют сист-ванные формы, то есть постоянную и заранее опр-ную стр-ру представления инф-ии.

Фун-ия док-та как исторического источника изучается исторической наукой и источниковедением дипломатикой, исслед-ими док-т через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала на к-ом док-т изготовлен. Прояв-ся в том, что док-т выступает в кач-ве источника исторических сведений о развитии общества. Док-т становится историческим источником с момента его возникновения, а не только лишь тогда, когда он поступил на постоянное хр..

Нек-ыми из вышеперечисленных фун-ий док-т наделяется сознательно (инф-ионной, упр-кой, учета и т. д.), др. присущи ему объективно (культурная, социальная и др.). Удельный вес той или иной фун-ии со временем изменяется, т.к. изменяется роль самого док-та в общ-ных отношениях, в данной социальной стр-ре, в процессе упр-ия.