Вопросы для подготовки к экзамену на 2013/2014 учебный год

Тема 1. Организация экономической информации

1. Экономическая информация, ее виды, структурные единицы. Экономическая информация – это совокупность различных сведений экономического характера, используемых для планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством.

Экономическую информацию можно классифицировать по разным признакам:

• по функциям управления – учетная, плановая, статистическая и др.;

• месту возникновения – внутренняя и внешняя;

• стадиям образования – первичная и вторичная;

• способу представления – цифровая, алфавитно-цифровая, графическая;

• стабильности – переменная, условно-постоянная, постоянная;

• полноте – недостаточная, достаточная, избыточная;

• истинности – достоверная, недостоверная;

• временному периоду возникновения – периодическая и непериодическая.

Структурными единицами экономической информации являются реквизиты, показатели, документы и массивы.

Реквизиты - это совокупность формальных элементов, выражающих определенные свойства объекта. Реквизиты принято делить на реквизиты-признаки и реквизиты- основания.

Реквизит-признак характеризует качественное свойство объекта (ФИО, время или место действия и т.д.). Реквизит-основание - это количественная характеристика, выраженная в определенных единицах (объем продукции, цена и т.д.).

Каждый реквизит характеризуется своим наименованием и значением, которое имеет свой формат. Формат указывает тип и максимальную длину значения реквизита. Тип может быть числовым, символьным или логическим. Для обозначения формата используются символы: "9" - в формате обозначает позицию цифры (от 0 до 9), "А" - буквы, "X" - любого символа, "В" - двоичной цифры (0 или 1), - позицию десятичной точки, отделяющей целую от дробной части.

Сочетание одного реквизита-основания с несколькими реквизитами-признаками образуют показатель. На основе показателей строятся документы.

Документом называется совокупность логически связанных реквизитов, имеющих юридическую силу.

Совокупность документов, объединенных по определенному признаку, называется массивом.

Отдельные виды экономической информации:

Биржевая и финансовая информация - информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах.

Статистическая информация - числовая экономическая, демографическая и социальная информация.

Коммерческая информация - адресно-реквизитные данные об отраслях, предприятиях и их ответственных сотрудниках.

2. Внемашинная организация экономической информации: документы, их виды, структура.

Информация, накопленная, подлежащая обработке, фиксируется на различных носителях. Это может быть бумага, магнитные или оптические диски и др. Их назначение:

• запись первичных данных;

• подготовка к обработке;

• ввод, фиксация результатов обработки.

Применение первичной вычислительной техники в системах управления обусловило деление информации на внутримашинную и внемашинную.

Внемашинная информация - это та часть экономической информации, которая представлена и может быть воспринята пользователем без использования технических средств.

Внутримашинная информация содержится на машинных носителях и может состоять из отдельных независимых файлов или представлять собой базу данных.

Формой представления внемашинной информации являются документы.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

Документы классифицируются по сфере деятельности, отношению к объекту управления, содержанию хозяйственных операций, назначению, способу использования, способу заполнения.

По сфере деятельности документы делятся на плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, банковские и т.д.

По отношению к объекту управления - на входящие, исходящие, промежуточные, архивные.

По содержанию хозяйственных операций - на материальные, денежные, расчетные.

По назначению - распорядительные, исполнительные, комбинированные.

По способу заполнения - на заполняемые с помощью технических средств и вручную.

По отношению к машинной обработке экономической информации документы делятся на первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов.

В структуру документа должны включаться следующие разделы:

• заголовочная часть - наименование и характеристика документа, зона для проставления кодов, постоянные реквизиты признаки;

• содержательная часть - где располагаются показатели;

• оформляющая часть - содержит подписи юридических лиц, а также дату составления.