Для оформления внешних заказов по контрагентам в системе предназначены документы «Заказ покупа­теля» и «Заказ поставщику».

Для корректировки введенных ранее внешних заказов предназначены документы «Корректировка за­каза покупателя», «Корректировка заказа поставщику».

В случае, когда внешний заказ выполнен не полностью, и перспективы его выполнения нет, он может быть закрыт вручную. Для закрытия используются документы «Закрытие заказов покупателей», «Закрытие заказов поставщикам».

Для фиксации внутренних потребностей в товарах на складах или в подразделениях предназначен доку­мент «Внутренний заказ».

2. Операции с заказами покупателей

В типовой конфигурации предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя:

• отгрузка товара из свободного складского остатка;

• предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой;

• размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически зарезервирован под данный заказ покупателя в момент регистрации поступления товаров от поставщи­ка);

• «работа под заказ», то есть оформление заказа поставщику на товар под конкретный заказ покупателя.

Рассмотрим сначала основные принципы работы с заказами покупателей без учета резервирования под них

товаров и размещения их в заказах поставщикам. Эти средства «обеспечения заказов» покупателей будут рассмотрены отдельно в текущем разделе.

190

Для хранения информации и отслеживания зарегистрированных заказов покупателей используется отдель­ное хранилище информации:

«Заказы покупателей» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накапливается информация о заказах покупателей, зарегистрированных в информационной базе с помощью документов вида «Заказ поку­пателя». Информация списывается при выполнении заказов или при их закрытии.

1. Оформление заказа покупателя

Для оформления предварительной договоренности с покупателем о намерении им приобрести или взять на комиссию товары, тару или получить услуги регистрируется документ «Заказ покупателя».

Кроме того, заказ оформляется, если предполагается предварительное резервирование товаров для покупа­теля или комиссионера. Система резервирования под заказ рассматривается далее в этом же разделе.

В заказе отражаются не только количественные и суммовые данные по товарному составу, но и предпола­гаемые сроки отгрузки и оплаты. Эти даты не обязательны для заполнения, но они существенно облегчают работу менеджеров:

• Даты используются обработкой «Календарь пользователя», которая оперативно предоставляет информа­цию о предстоящих запланированных событиях (отгрузки и оплаты по заказам, встречи, телефонные звонки и т.д.);

• В отчетах по заказам покупателей можно отбирать список заказов, по которым необходимо выполнить отгрузку на конкретную дату;

• При формировании заказов поставщикам есть возможность учитывать только те заказы покупателей, от­грузка по которым должна состояться позже, чем планируемое поступление товара от поставщика;

• Информация может быть использована для планирования входящих платежей и т.д.

При формировании документа «Заказ покупателя» можно визуально сравнивать цену продажи и плановую себестоимость во избежание убыточных продаж. Для этого по кнопке «Цены и валюта» следует вызвать диа­логовую форму и установить в ней флаг «Использовать плановую себестоимость». Подробнее об этом расска­зывается в разделе «Ценообразование».

По кнопке «Анализ» в документе «Заказ покупателя» можно получить подробный отчет о состоянии заказа покупателя на момент формирования отчета. По заказу можно сформировать (в том числе вводом на основа­нии) документ прогноза «Планируемое поступление денежных средств». В этом случае и в печатной форме по кнопке «Анализ», и в отчете «Анализ заказов покупателей» сумма документа будет отражаться как оплачен­ная часть заказа. Оплатой считается любой денежный документ (оперативный или прогнозный), который сформировал движение по регистру «Расчеты с контрагентами».

Для оформления фактической оплаты по заказу, на основании документа «Заказ покупателя» можно выпи­сать документ «Приходный кассовый ордер» в случае наличной оплаты или зафиксировать безналичную оп­лату с помощью документа «Платежное поручение входящее» с последующим его акцептом.

Отгрузку товаров по заказу покупателя можно оформить с помощью документа «Реализация товаров и ус­луг» на продажу или на комиссию, в зависимости оттого, от кого оформлен заказ: от покупателя или комис­сионера.

191

Важно! При формировании заказов фиксируется не только товар и его количество, но и цены продажи и скидки, Поэтому если при реализации будут установлены другие цены или другая скидка, то заказ покупа­теля не будет закрыт полностью также, как если при отгрузке изменится количество или ассортимент про­дажи. Эти «зависшие хвосты» будут отражаться в отчете по заказам покупателя. Избавиться от них можно только документом «Закрытие заказов покупателей».

Но фиксация такой информации полезна, так как любое отклонение от планируемых показателей отгрузки- пища для анализа. Причины закрытия заказов можно проанализировать при помощи соответствующего отче­та. Если, например, процент закрытий заказов по причине изменения цены достаточно высок - то это повод для принятия управленческого решения.

В документе «Заказ покупателя» предусмотрена возможность использования системы оповещения о пред­стоящих операциях по заказу (отгрузке или оплате заказа). Для этого надо включить флаг в поле «Напомина­ние» и указать время, когда надо выдать оповещение о заказе (если в настройках пользователя включен флаг «Использовать напоминания»).

Документы «Заказ покупателя» и «Счет на оплату покупателю» не связаны между собой и в рамках одного договора в типовой конфигурации можно работать либо по счетам, либо по заказам - это определяется в на­стройке договора. Как правило, заказы используют для целей планирования и прогнозирования своей дея­тельности. Обработка «Календарь пользователя» позволяет контролировать сроки и состояние заказов, а для счетов такой возможности не предусмотрено. Кроме того, при ведении учета по заказам можно использовать систему резервирования товара, имеющегося на складе, и товара, который планируется купить с оформлени­ем заказа поставщику. Эта возможность рассматривается далее в этом же разделе.

Режим «оперативного» проведения документа важен в том, случае, если нужно резервировать номенклату­ру. Если же задача резервирования товаров не стоит - то «оперативность» проведения с точки зрения поведе­ния системы не является существенной. Но для целей управленческого учета, конечно, ценность информации прямо пропорциональна ее оперативности.

Документ «Заказ покупателя» может быть создан в удобном режиме с помощью обработки «Рабочее место менеджера по продажам».

При проведении документа (без учета резервирования и размещения) регистрируется такая информа­ция:

192

193