19.2. Информация в системе управления предприятием
Для современной организации возрастает значение обеспечения менеджмента качественной информацией. Это может быть информация о рынках сбыта, планах конкурентов, приоритетах государственной политики, новых разработках продукции.
Уровень доступной информации является важным фактором в процессе принятия решений. Информация играет центральную роль во многих фазах процесса принятия решения. Чаще всего неопределенность при принятии решения проявляется в форме недостатка или избытка информации.
По отношению к предприятию информация может быть внутренней и внешней. Для ее сбора используются формальные и неформальные методы (рисунок 19.4).
Рисунок 19.4 Методы сбора информации
Сбор информации осуществляется на различных этапах разработки управленческих решений. Многообразие необходимой информации обусловили различные подходы к ее классификации.
В зависимости от времени получения различают первичную и вторичную информацию. Вторичная информация уже имелась у ЛПР до момента разработки данного решения. Возможно, эта информация уже использовалась для принятия других решений. Источниками вторичной информации являются данные оперативного, бухгалтерского учета, справочные издания, нормативные акты. Для принятия многих решений только указанных данных недостаточно.
Первичной называется информация, которая собрана специально для подготовки данного решения. Ранее эта информация в таком виде у ЛПР отсутствовала. Ясно, что получение первичной информации потребует значительно больших ресурсов, чем для получения вторичной информации.
Для сбора первичной информации используются различные методы и инструменты. Это карты данных, опросы, интервью, наблюдения, эксперимент.
Источником внутренней информации являются данные оперативного и бухгалтерского учета, а в крупных организациях – маркетингового контроллинга.
Внешняя информация в зависимости от ее характера может быть:
бессистемной, случайной. Например, информация может быть получена на выставках, презентациях или в ходе переговоров;
системной, полученной в результате исследования.
Собранная в ходе исследования информация должна отвечать ряду требований (рисунок 19.5).
Значимость информации заключается в повышении уровня информированности руководителей для принятия более обоснованного решения.
Рисунок 19.5. Основные требования к информации
Эффективность информации оценивается соотношением затрат на ее сбор или приобретение у других организаций и эффекта, полученного за счет принятия более качественных решений, а следовательно, роста результатов (оборотов, прибыли, повышения рентабельности).
Для принятия управленческих решений большое значение имеет информация о внешней среде организации. Такая информация включает следующие блоки:
Характеристики спроса;
Характеристики предложения;
Состояние рынка;
Ограничения;
Основными способами сбора первичной информации является опрос, наблюдение и эксперимент.