15.3 Реквизиты служебного письма.

Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Служебное письмо. Оно выражает не личные интере­сы, а интересы организации, т. е. юридического лица.

Письма (факсы) оформляют на специальных блан­ках для писем (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует око­ло сорока видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма.

По содержанию и назначению письма бывают: ин­струкционные, гарантийные, информационные, рек­ламные, коммерческие, рекламационные (претензион­ные), кредитные, письма-запросы, сопроводительные и др.

Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства и заключения. Во введении излагают и непосредственный повод, послуживший основанием для составления письма. В доказательствах историю вопроса, приводят доводы, факты, на законодательство, цифровые данные, делают количественные выводы . Заключение — главный логический элемент, в нем излагают основную мысль-просьбу, предложение, согласие, отказ и т. д.

Тон письма должен быть корректным и деловым. Писать надо, отдавая предпочтение простым и распро­страненным предложениям, следует избегать неточно­сти, двусмысленности изложения, неправильного ис­пользования слов, терминов.

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.

Окончательный вариант служебного письма (который печатают на бланках в 2 экземплярах), прежде поступить на подпись руководителю организации, предприятия (его заместителю), проходит стадию согласования. С этой целью должностные лица визируют второй экземпляр письма. Письма по финансовым вопросам подписывает главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации. После подписания служебное письмо направляют в канцелярию, где его регистрируют и ставят дату. Первый экземпляр отправляют адресату, второй направляют в дело.

Лекция №16. Тема: Кадры управления.

Вопросы:

16.1.Характеристика труда руководителя.

16.2.Сущность ролевых функций руководителя.

16.3.Требования к руководителю.

16.4.Власть и личное влияние.

16.5.Стили руководства.

16.1.Характеристика труда руководителя.

Управленческий труд имеет свои особенности, заключающиеся, прежде всего в том, что работники этой категории участвуют в получении конечных результатов своей деятельности не прямо, а через организацию труда других – через подчиненных линейных и функциональных руководителей, специалистов или непосредственно через рабочих. Его предметом служит информация, требующая значительных затрат времени и средств на ее получение, обработку, передачу и хранение. Средствами труда является организационная техника, продуктом – управленческие решения.

Такой труд имеет как общие черты, характерные для всех управленческих работников, так и частные особенности, характерные для отдельных из них (их категорий). Так, имеются различия в организации труда линейных и функциональных руководителей, а также среди линейных – мастера, начальника цеха (лесопункта), директора. Эти особенности проявляются в разделении и кооперации труда, подборе и расстановке кадров, в обеспечении требуемого уровня квалификации, в стиле и методах руководства по реализации функций управления, организации рабочих мест управленческих работников и создании рациональных условий труда, его нормировании.

Разделение и кооперация управленческого труда призваны обеспечивать специализацию работников аппарата управления, соответствие выполняемых ими работ уровню их знаний и опыта, ответственность за порученное дело, четкое взаимодействие и взаимную кооперацию в процессе выполнения управленческих функций.

Профессионализация в управлении обусловила употребление термина "менеджер" (англ. manager, управляющий), под которым подразумевается специалист, работающий по контракту (договору, найму и т.п.), имеющий высокий потенциал деятельности, реализуемый в системе управления (менеджмента). Им может быть руководитель, коммерческий деятель. Это – тип личности, определяемый специальной подготовкой, условиями деятельности, особенностями системы управления, индивидуальными качествами и другими факторами.

Разделение и кооперация труда по управлению предприятием осуществляется по трем признакам – функциональному, технологическому и квалификационному. Функциональный определяется содержанием процесса управления, специализацией работников по функциям (планирование, техническое обслуживание и т.д.); технологический обусловлен специализацией подразделений и отдельных работников аппарата предприятия, распределением управленческих функций между ними в соответствии с их назначением в процессе управления и занимаемой должностью; квалификационный отражает необходимость разделения труда в зависимости от требуемых профессиональных знаний каждого работника, его практических навыков и умений, необходимых для выполнения определенных функций.