15.2 Понятие о документах и основные его виды, применяемые в управленческой деятельности.

Характерным свойством документов является то, что служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками. В документах закрепляется государственное устройство, они служат также средством «общения» между учреждениями и организациями, предприятиями и гражданами. В соответствии с ГОСТ Р 51141 - 98 документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Классификация документов — это деление доку­ментов на классы по наиболее общим признакам сход­ства и различия.

В текущей работе классификация документов про­изводится на этапе группировки их в дела — это пер­вичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Де­ло — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, со­ответствующим образом оформленную. Нельзя под­шить в одно дело документы с различным по характе­ру содержанием, например письма об исполнении за­дания по строительству объекта и приказы о повыше­нии квалификации сотрудников.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по различным при­знакам.

По способу фиксации информации до­кументы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчет­ные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количе­ство документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, пример­ные, индивидуальные и трафаретные.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, состоящие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. о срокам исполнения документы подразделена срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия— документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует раз­личать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего до­кумента, оставшаяся у отправителя, которая изготавли­вается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из доку­мента - копия части документа, а дубликат - повтор­ный экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долго­временного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделя­ются на системы документации: плановая, организа­ционно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразо­ванию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструк­торская, технологическая, па изобретениям и откры­тиям и т. д.