5. Організація документообігу та систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву

Традиційний документообіг – рух документів з моменту їх одержання чи створення до відправлення чи виконання.

На підприємствах розробляють спеціальні правила оформлення документів, які регламентують їх рух з моменту виникнення і до виходу за межі підприємства чи до виконання.

В процесі роботи аналізується шлях, який проходять документи, усуваються причини їх затримки, необґрунтоване погодження чи візування, дублювання операцій.

Обсяг документообігу – кількість документів, яка проходить через установу протягом року.

Форми організації роботи з документами:

1. Централізована – всі операції з документами виконує канцелярія чи секретар установи; доцільно використовувати в організаціях, установах, підприємствах як з великим, так і з малим обсягом документообігу.

2. Децентралізована - операції з документами здійснюються у структурних підрозділах, що розділені територіально; характерна для організацій зі складною структурою.

3. Змішана – частина операцій здійснює канцелярія, а інші – секретарі структурних підрозділів; використовується в організаціях зі складною структурою та великим обсягом документообігу.

При прийнятті документів здійснюється ряд операцій:

1. перевірка правильності надходження та доставки

2. перевірка цілісності вкладеного

3. штемпелювання

4. реєстрація

5. сортування

6. відправлення за призначенням

Вихідна документація в організації реалізується в такому порядку:

• підготовка проекту документа та його виготовлення

• погодження та візування документа

• підписання

• реєстрація

• відправлення

Етапи реалізації внутрішньої документації:

1. підготовка проекту і його виготовлення

2. оформлення

3. погодження

4. затвердження

5. реєстрація

6. направлення до виконання

Після закінчення діловодного циклу, документ надсилаються в архів, де підшивається у справи для подальшого зберігання та використання.

Справа – це сукупність документів, пов’язаних певною ознакою, що зібрані в окремій папці з твердою обкладинкою.

Обов’язковим елементом науково-довідкового апарату архівного підрозділу організації є опис справ, каталогів, картотеки, номенклатури, а також історична довідка фондоутворювача.

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створена в діловодстві установи, оформлена у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Цей документ є обов’язковим для кожної установи, адже забезпечує оперативний пошук документів та ведення їх обліку.

Види номенклатур справ:

• Типова – встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності з єдиною системою індексації і є нормативним документом.

• Зразкова – встановлює зразковий стан справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою і має рекомендаційний характер.

• Індивідуальна – є обов’язковою для кожного підприємства, установи, організації; кожен підрозділ розробляє свою номенклатуру справ, яка підписується керівником структурного підрозділу та затверджується керівником установи.

Після виконання документів, їх групують у справи, яким надаються заголовки, що у стислій та узагальненій формі відтворюють склад та зміст документів. Заголовки мають бути короткими і відповідати змісту документа, що зберігається в даній справі.

Елементи заголовка справ розташовують так:

1. назва виду документів

2. короткий зміст документів

3. період, якого стосується документ

4. слово «копія», якщо справу сформовано з копій документів

У процесі ведення справи заголовки можуть доповнюватись та уточнюватись.

Кожна справа, включена до номенклатури, має мати індекс, який складається з:

• індексу структурного підрозділу

• порядкового номеру документа в межах підрозділу

Якщо протягом 1 року виникають нові документи, ділянки роботи і непередбачувані справи, вони вносяться до номенклатури справ додатково. Тому в кожному розділі номенклатури передбачають резервні номери.

В кінці року номенклатура справ структурного підрозділу закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Його робить секретар або особа, відповідальна за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному мають бути грифи погодження з експертною комісією структурного підрозділу і керівником архіву. Перший примірник є недоторканим і зберігається у структурному підрозділі, другий – у канцелярії, третій використовується для формування справ та пошуків потрібного документа.

Формування справ – групування виконаних документів у справи, відповідно до номенклатури. Здійснюється за місцем реєстрації документів. При формуванні справ необхідно пам’ятати, що у справу підшивають лише виконані документи, у яких проставлена позначка про виконання та направлення документа до справи.

Для забезпечення оперативного пошуку необхідних документів, при формуванні справ формується внутрішній опис документів:

• порядковий номер документа

• назва і стислий зміст

• дата

• індекс

• кількість аркушів

Внутрішній опис підписує особа, яка формує справи, і проставляється дата.

Справи постійного терміну зберігання для передачі в архів оформляються наступним чином: всі аркуші у верхньому правому кутку нумеруються, складається довірчий лист, внутрішній опис справ, справи підшиваються і переплітаються.

Справи тимчасового терміну зберігання не передбачають нумерації сторінок, не підшиваються і не переплітаються.

Групують у справи оригінали або їх засвідчені копії, правильно оформлені і виконані документи. Не включають у справу чернетки, особисті дублетні документи, ті, що підлягають поверненню, та розмножених документів. Додатки групують разом з документами, до яких вони відносяться. Групують у справи документи одного діловодного року, окрім особистих, судових та перехідних справ. Документи постійного та тимчасового строків зберігання групують окремо.

Всередині справи документи мають міститись з урахуванням логічних, хронологічних та алфавітних ознак.

На лицьовому боці обкладинки мають бути такі дані: назва організації, назва структурного підрозділу, номер справи, заголовок справи, за який рік/роки, кількість аркушів, термін зберігання.

Закінчені справи постійного і тривалого строків зберігання передаються в архів установи для подальшого зберігання і використання.

Підготовка документа до передачі в архів передбачає:

1. експертиза цінності

2. оформлення справ

3. складання описів справ

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання і відбору їх на державне зберігання. Для цього створюється експертна комісія, за результатами експертизи складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про влучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають оформленню, при цьому розробляють нумерацію аркушів у справі, друкують внутрішній опис документів і складають підсумковий напис.

На обкладинці вказують індекс справи, вказується повна назва закладу, офіційно встановлена скорочена назва організації, повне найменування структурного підрозділу, де формувалась справа.

Якщо справа складається з декількох томів, то кожен том вноситься в опис під самостійним номером. Заголовок на обкладинці справи повинен точно відповідати заголовкам в описі, так як і дати заведення справ.

В кінці опису роблять результуючий напис, в якому вказується кількість справ, які внесені в опис і крайні номери. Один том має містити не більше 240 сторінок.