4. Кадрове діловодство та документи з особового складу

Традиційно кадрове діловодство призначається для юридично правильного оформлення факту виникнення трудових відносин між працедавцем і працівник цих відносин, а також облік і навчання персоналу. Таким чином кадрова служба виконує роль посередника між двома сферами, які не у всьому співпадають:

• законодавство про працю

• система управління персоналом

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони відповідають за добір і розстановку кадрів, прийом на роботу, переведення і звільнення громадян, видачі низки документів необхідних робітникам і службовцям в реалізації ними прав на працю.

Види документів з особового складу:

1. Документи з контрактної основи:

• трудовий договір

• трудовий контракт

• трудова угода

2. Документи, що регулюють порядок прийняття, переміщення та звільнення працівників:

• накази з особового складу

• особова картка з відділу кадрів

• особистий листок з обліку кадрів

• трудова книжка

3. Документи офіційно-особового характеру:

• автобіографія

• характеристика

• резюме

• заява

• довідки

4. Документи, що сприяють раціональній організації:

• штатний розклад організації

• штатно-посадова книга

• графік відпусток персоналу

• резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів

Трудовий договір - це угода між працівником та власником підприємства, установи та організації або уповноваженим ним органом, або фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник організації, підприємства чи установи, або уповноважений ним орган, або фізична особа зобов’язані виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбаченої законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін.

Форми трудових договорів

1. Трудовий контракт – особлива форма трудового договору, в якому строк його дії, обов’язки і відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення, організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового можуть встановлюватися угодою сторін.

2. Трудова угода – укладається, коли беруть людину з іншої організації, оскільки на даному підприємстві немає потрібного спеціаліста на невеликий термін (максимум – 3 місяці).

Особливої уваги заслуговують НАКАЗИ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ. Існують уніфіковані форми наказів, затвердженні Наказом Міністерства статистики України від 9 жовтня 1995 року № 253.

Форми наказів:

П-1 – про прийом на роботу

П-5 – про переведення на іншу роботу

П-6 – про надання відпустки

П-7 – список працівників для надання відпустки

П-8 – про припинення трудового договору

Трудова книжка – основний документ, що підтверджує трудову діяльність працівника або службовця, вона призначена для підтвердження загального безперервного і спеціального стажу.

Інші документи з особового складу доопрацювати самостійно