Діловодство

1. Діловодство та документ в документаційному забезпеченні управління

Термін «діловодство» вперше було застосовано в 18 столітті і означало «діло вести». Діловодство визначається як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Синоніми до терміну «діловодство»: справочинство; документаційне забезпечення управління; керування документацією.

Керування документацією – це комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створення та функціонування службових документів.

Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальних працівників або підрозділі щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Об’єктом документаційного забезпечення управління є службовий документа.

В українському діловодстві значення поняття «документ» регламентується державними стандартами України. Існують такі визначення поняття «документ»:

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, і оформлений у заведеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»).

Документ – це матеріальний об’єкт з інформацією, зафіксованою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі (ДСТУ 2392-94 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» ).

Службовий документ – документ, який створила чи отримала установа в процесі своєї діяльності. Суб’єктом діловодних процесів є служба діловодства в установі.

Для службових документів характерні такі властивості:

• наявність інформації, яка має певний зміст;

• стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

• функціональна визначеність для передавання інформації у просторі і часі

• юридична сила документа – властивість, що надається чинним законодавством, компетенцією органу, що його видає, встановлений порядком оформлення. Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим, з конкретними пропозиціями та вказівками.

Основні діловодні процеси

Основні діловодні процеси	Наукові дисципліни, галузі знань, які поряд з діловодство їх виконують
Створення документів	Документознавство Документна лінгвістика (ділове українське мовлення) Правознавство Стандартизація
Організація документообігу	Документознавство Інформаційний менеджмент
Реєстрація документів	Документознавство Теорія інформаційно-пошукових систем
Контроль виконання документів	Документознавство
Складання номенклатур і формування справ	Архівознавство
Експертиза цінності	Архівознавство Історичне джерелознавство
Підготовка документів до зберігання і користування	Архівознавство
Забезпечення збереженості	Природні дисципліни Правознавство

Також до службових документів застосовують стандартизацію та уніфікацію.

Стандартизація – встановлення єдиних норм та вимог, які пред’являються до документів.

Уніфікація – формування єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних норм та правил складання, оформлення та створення трафаретних текстів.

Метою уніфікації і стандартизації є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів, скорочення документопотоків. Стандартизація та уніфікація передбачає створення систем документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення з певними формами.

Суб’єктом документаційного забезпечення управління є служба діловодства, адже здійснює в організації основні діловодні процеси зі службовими документами.

Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, потрібно раціонально організовувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

• оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

• вибір раціональної форми діловодства;

• чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

• правильне визначення кількісного складу працівників;

• нормування праці кожного;

• упровадження прогресивних методів управління персоналом з метою створення єдиної команди професіоналів;

• застосування засобів сучасної комп’ютерної та організаційної техніки;

• раціональну організацію робочих місць та умов праці;

• нормативно-методичне забезпечення діловодства.