Композиційні засоби писемного ділового мовлення

Не другорядну роль у творенні тексту документа відіграє його побу­дова, розміщення частин-реквізитів на папері — звертання, за­головка, тексту, підпису, дати, додатків. Точність, як основна риса стилю, тут виявляється й у своєрідних графічних засобах, у поділі тексту на частини. Саме їй підпорядковані заголовки чи підзаголовки, що починаються прийменником про. У документах державної ваги такий заголовок стоїть, як правило, перед на­звою жанрового різновиду папера.

Прагненню полегшити сприйняття і розуміння думки читачем підпорядкована й рубрикація та графічне розташування частин викладу—поділ тексту на періоди, на статті (звичайно з підзаголовками), пункти з нумерацією, різними знаками замість елементів мови, що зв'язували б частини висловлення, абзаци. Така побудова спричиняється до комунікативної легкості, ясно­сті, чіткості.

У законодавчому різновиді, як правило, такі уривки тексту оформляються без нумерації, за допомогою найпростішого виду рубрикації — абзацу— відступу від початку рядка.

Такою семантико-стилістичною категорією, як абзац, виді­ляється подекуди й більша, надфразова єдність, у якій всі ре­чення стосуються тієї самої часткової теми тексту і взаємодо­повнюють одне одного в розкритті цієї підтеми.

Абзаци можуть складатися також із залежних підрядних відокремлених речень, що починаються однотипними словами. В адміністративному різновиді це звичайно інфінітиви дієслів з узагальнюючим значенням: зобов'язати, забезпечити, здійснити, розробити тощо.

Адміністративно-канцелярський різновид стилю відзначає­ться ще й тим, що в більшості паперів подається адресат за по­садою: Міністрові.., Директорові.., Начальникові... Далі, як пра­вило, йде уточнення — звання, прізвище тощо, елементи звер­тання. Наприкінці зазначається посада, звання, прізвище ад­ресанта: Голова.., Секретар...

Характерною ознакою адміністративно-канцелярського папе­ра є й обов'язкова наявність усіх складових частин — реквізитів, цілком певних у кожному з жанрів. Так, заява адміністративно-канцелярського жанрового різновиду містить такі частини-рек­візити: 1) назву адресата (установи, організації чи адміністра­тивної особи, до якої звертаються); 2) назву заявника (автора документа); 3) назву документа («заява»); 4) зміст; 5) додаток з описом документів-підтверджень, якщо такі наявні; 6) дату написання чи подання; 7) власноручний підпис заявника.

Отже, стандартизація в офіційно-діловому мовленні знахо­дить свій вияв не лише у викладі, не лише в доборі складників, а й у їх розміщенні та графічному оформленні. Наявність величезної кількості різних за характером творення і якістю складних відтворюваних одиниць – мовних кліше, вживаних з певною роллю за офіційно-ділової ситуації мовлення – невід'ємна риса стилю, викликана як відсутністю художньо-естетичного завдання, підкресленою комунікативною функцією – констатацією та значимістю факту, так і загальною тенденцією до надання викладу книжного характеру.

Значення і функції розділових знаків

Для того, щоб правильно вживати той або інший розділовий знак, треба перш за все з‘ясувати, для чого він ставиться. Якщо в усній формі мовлення значення висловлювання часто залежить не тільки від слів, але й від інтонації, жестів, міміки і пауз, то на письмі все це можна передати тільки відповідними розділовими знаками. Крім розділу окремих частин у межах словосполучення або речення, що залежить від правильного визначення їх синтаксичної структури, пунктуація несе певне інтонаційне або змістовне навантаження.

З цієї точки зору всі розділові знаки поділяються на інтонаційно-змістовні (крапку, знак питання, знак оклику, три крапки) і змістовно-інтонаційні (кому (коми), крапку з комою, дужки, двокрапку і тире). У практиці ділового мовлення серед першого типу розділових знаків використовується, як правило, тільки крапка, тому тут помилки практично не зустрічаються. Що стосується змістовно-інтонаційних знаків, то на них треба зосередити основну увагу, бо від їх правильної постановки часто залежить юридична основа документа і професійна точність тексту.

Кома використовується як знак з’єднання однорідних членів у словосполучення і окремих висловлювань у складне речення. Наведемо декілька прикладів.

У реченні На столі лежали і книги, і зошити, і олівці повторювальний сполучник і виконує роль підсилювальної частки, а кома ставиться для об’єднання однорідних понять (порівняйте: великий святковий шар – поняття різні, тому кома не ставиться). У складносурядному і складнопідрядному реченнях кома (і тільки вона, бо значення передаються сполучниками) ставиться для об’єднання окремих частин у єдине ціле: Хитаються й повзуть холодні тіні ночі, і зорі дивляться на місто без огнів. Я завжди думав і думаю, що без гарячої любові до природи людина не може бути митцем. У безсполучниковому реченні кома ставиться замість сполучника і для об’єднання частин, тісно пов’язаних між собою за змістом (Шумів травою степ шовковий, сміявся день, пісні лились). Крім цього, кома об’єднує пряму мову і слова автора: “Ніщо так не красить людину, як натхнення”, – подумала Ярослава.

Коми – це парний знак для відокремлення частин, які повністю або частково відірвались від основного змісту речення. Вони вживаються:

а) для відокремлення слів або словосполучень, граматично не зв’язаних з реченням (звертань, вставних конструкцій, слів-речень так або ні, вигуків): Без мови рідної, юначе, й народу нашого нема (звертання, бо до слова юначе поставити питання неможливо). Про воду, звісно, марять подорожні (звісно – вставне слово, що не відповідає на питання і виражає суб’єктивну оцінку розмовника по відношенню до об’єктивної інформації). Так, я буду крізь сльози сміятись (слово-речення так граматично не пов’язане з основним реченням). Ох, зійди, моя зірко лагідна! (вигук ох не відповідає на питання);

б) при уточнюючих членах речення, які відповідають на питання головного слова за адресним принципом (а саме де?, що?, коли?, як?, який? тощо): Ніч була темна, аж чорна (уточнююче означення). В долині, край лісу, висить синя імла (уточнююче означення);

в) для відокремлення поширених прикладок і додатків: Рифми, дочки безсонних ночей, покидають мене (прикладка). Нічого не чуть, крім вітру бушуючого (відокремлений додаток);

г) для відокремлення обставин, виражених дієприслівником або дієприслівниковим зворотом, і поширених означень, якщо вони стоять після головного слова: З плавнів знявся білий туман, сивими хмарами покотився по тихому Дунаю, покриваючи блакитні гори (поширена обставина, виражена дієприслівниковим зворотом). Замислившись, йшли люди (обставина, виражена дієприслівником). І раптом щось гуркоче в далечині, чорній і тривожній, і хмари захоплюють все небо і сонце (поширене означення, виражене прикметниками).

Крапка з комою – знак роз’єднання різних за змістом інформацій, об’єднаних у безсполучникове складне речення. Це антонімічний по відношенню до коми розділовий знак, який показує, з одного боку, що частини цього речення далекі між собою за змістом (крапка), а з іншого, що їх все ж таки об’єднали у межах однієї синтаксичної конструкції (кома): Сонце стояло якраз над головою; не горіло – палило. У практиці наукового і професійного спілкування постановка крапки з комою можлива при об’єднанні у межах одного речення різних інформаційних деталей: За виконання обов’язків, передбачених цим контрактом, працівникові виплачуються грошові винагороди, що містять у собі:

а) щомісячні виплати;

б) одноразові виплати за виконання окремих завдань;

в) виплати за виконання обов’язків з високою якістю.

Дужки – парний знак для відокремлення вставних речень або складних синтаксичних конструкцій, які граматично не зв’язані з основною інформацією (у межах художнього і публіцистичного стилів у таких випадках може ставитись і парне тире). Він уживається як синонім до відокремлюючих ком, якщо їх становиться недостатньо при внесенні в основний текст додаткової або асоціативної інформації, великої за розміром: Управлінню Державної пожежної охорони спільно з Міністерством фінансів України розробити інструкцію про порядок використання коштів, одержаних від застосування штрафних санкцій (Міністерство внутрішніх справ України. Наказ № 6, 1995 р.). І не гнівило нас від поїздів нічних (вони ще й досі сняться).

Іноді в одній позиції збігається кілька розділових знаків різного призначення (дужки і будь-який розділовий знак, кома і парне тире): А хіба література (і мистецтво взагалі) – не складова частина життя?; Те, що ми звемо “любовною” поезією, позначене у Підсухи – не тільки у нього, звичайно, – щирою чистотою.

Двокрапка – знак пояснення або причини. Він ставиться:

1. У безсполучниковому складному реченні, якщо друга частина розкриває зміст першої або вказує на причину того, про що йдеться в першій частині: Сторони уклали цей контракт про наступне: за цим контрактом Працівник зобов’язується виконувати обов’язки консультанта, а Роботодавець зобов’язується створювати необхідні умови для Працівника, виплачувати йому грошову винагороду і надавати соціально-побутові послуги. Я не знаю, що робити: службові обов’язки мені ніхто не пояснював.

2. Після узагальнюючого слова перед однорідними членами речення: Працівник виконує такі функції: бере участь у розробці документів господарської діяльності підприємства; представляє інтереси підприємства у всіх установах і організаціях.

3. Після слів автора при прямій мові або при цитуванні: Даний контракт передбачає: “Роботодавець має право своїм розпорядженням додатково покладати на Працівника виконання обов’язків відсутнього працівника підприємства (відпустка, хвороба тощо) на термін не більше як на два місяці”.

Тире – знак наслідку, висновку, протиставлення (знак “розриву”). Як антонімічний до двокрапки (тому що – ось чому) він ставиться в таких випадках:

1. У складному безсполучниковому реченні, якщо друга частина містить протиставлення або висновок першої частини: Проминуло за весною літо – все навколо золотом повито (ось чому); Думав, доля зустрінеться – спіткалося горе (але); Гляне – холодною водою обіллє (порівняння).

2. Після однорідних членів перед узагальнюючим словом: Щастя, здоров‘я, веселість – все цвіло в тім домі.

3. При прямій мові, якщо далі йдуть слова автора: “Що це за дівчина? Де вона взялася в нашому селі?” – думав молодий Джеря, надіваючи шапку і перекидаючи свитку через плече.

4. На знак пропуску дієслівної зв’язки між підметом і присудком, якщо вони стоять в одній граматичній формі і виражені однією частиною мови: Два на два – чотири. Життя прожити – не поле перейти (але: Я студент. Будівництво на завершенні)