Ввод и форматирование данных

Форматирование используется для эффективного отображения данных. Зная приёмы форматирования и его возможности, мы сможем нагляднее представлять вводимые данные. Кроме того, предварительное форматирование позволяет облегчить ввод данных. Это преимущество мы более подробно рассмотрим на примере ввода в ячейку даты. 

Форматирование содержимого ячейки

Слово «формат» происходит от латинского «forma» вид, наружность. Форматирование ячейки не изменяет её содержимое, а определяет, как данные будут выглядеть на экране и при печати. Для удобства форматы объединены в категории. Давайте с ними познакомимся поближе.

Установите указатель в ячейку В2 и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. Наберите на клавиатуре следующее числовой значение – «123456789». Для завершения ввода один раз щёлкните левой кнопкой мыши в любой соседней ячейке. Также можно нажать на клавиатуре любую клавишу управления курсором. Курсор переместится в соседнюю ячейку в направлении, указанном стрелкой на клавише управления курсором. Повторно установите указатель на ячейку В2 и один раз щёлкните ПРАВОЙ кнопкой мыши. В появившемся списке установите указатель на пункт «Формат ячеек…» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.

На экране появится окно «Формат ячеек».

 

Также для быстрого вызова этого окна можно использовать комбинацию клавиш

Ctrl + 1

Запомните эту очень полезную комбинацию клавиш.

В этом окне имеется шесть вкладок: «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Заливка», «Защита».

Чаще всего вам придётся вводить в ячейки текст, числа, даты и формулы. И здесь программа представляет нам множество полезных способов представления данных. С этой целью используются соответствующие форматы на вкладке «Число». На вкладке «Число» в левой части расположен список числовых форматов. Давайте кратко с ними познакомимся. Больше всего нас будут интересовать следующие числовые форматы:

- Числовой;

- Дата;

- Текстовый.

Это наиболее часто встречающиеся форматы.

Но давайте кратко познакомимся со всеми.

«Общий» формат используется для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа. Обычно он установлен по умолчанию. В правой части окна даётся краткая характеристика выбранного формата и в окошке «Образец» отображается, как данные будут представлены в ячейке. 

Числовой формат

Числовой формат является наиболее общим способом представления числовых значений. Установите указатель на надпись «Числовой» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.

 

При выборе этого формата вы можете установить количество знаков после запятой. В примере, представленном на рисунке, выбрано 3 знака. Для увеличения значения установите указатель на кнопку со стрелочкой, указывающей вверх, справа от числового значения и щёлкайте левой кнопкой мыши. Для уменьшения значения щёлкайте левой кнопкой мыши на нижней кнопке.

Здесь также можно выбрать представление отрицательных чисел. Вы можете выбрать вариант, когда они будут выделяться красным цветом. Установите указатель на нужный вариант и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. Обычно используют вариант, установленный по умолчанию.

В случае необходимости можно установить разделитель групп разрядов. При этом в числовом значении в ячейке будут установлены пробелы между тысячами, миллионами и т.д. Иногда это удобно для представления больших чисел. Установите указатель на надпись «Разделитель групп разрядов ( )» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. В квадратике слева от надписи появится галочка. В окошке «Образец» представлен вариант выбора 3-х знаков после запятой и разделитель групп разрядов. Для отмены разделителя повторно установите указатель на надпись «Разделитель групп разрядов ( )» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.