Глава 2. Характеристика pr- отдела организации

PR- служба — это особый отдел в структуре организации, способный корректировать репутацию отеля, обеспечивать повышение лояльности со стороны партнеров, поставщиков, потребителей, СМИ, местных властей. Основные задачи специалиста по PR&Marketing в любой организации: держать руководителя в курсе дел, связанных с отношением общественности к организации, с положением организации на рынке, предоставлять отчеты мониторинга деятельности лидеров рынка, отчитываться о результатах проведенных мероприятий, разрабатывать стратегию корпоративного пиара и многое другое.

PR- отдел в организации ЗАО «Неваль», как было заявлено ранее, является подконтрольным начальника отдела продаж. Однако по факту это только частично. PR- специалист входит в состав начальников отделов, которые посещают собрания менеджеров, более того, по любым вопросам, касающимся работы, он напрямую обращается к генеральному директору (подпись документов, консультация по поводу стратегических действий, утверждение бюджета и т. д.). Но самостоятельным отделом его назвать нельзя, т. к. его задачи напрямую тесно связаны с задачами отдела продаж. Также, пиар отдел активно сотрудничает с отделом кадров по вопросам, касающимся сотрудников отеля и внутрикорпоративных организационных действий и с банкетным отделом в основном при организации мероприятий.

В составе PR- отдела один специалист – Юлия Ячменева. В рамках стратегического развития, в ее обязанности входит составление примерного плана мероприятий, количества публикаций, определение необходимости поиска новых партнеров и утверждение ориентировочного бюджета на год.

В список ежедневных обязанностей пиарщика можно включить:

• ведение страницы на Facebook и группы Vkontakte;

• обновление новостной ленты на официальном сайте grandhotelemerald.com;

• информирование посетителей официального сайта о новых специальных предложениях (по запросу отдела продаж и бронирования);

• мониторинг новостей гостиничного бизнеса;

• если накануне прошла конференция или банкет, то специалист вывешивает фотоотчет в Instagram;

• поиск новых средств SMM;

• проверка электронного почтового ящика;

• отчет о проделанной работе на утренних собраниях менеджеров;

• решение возникших проблем;

• подпись актов у ген. директора;

• утверждение планов деятельности на следующую неделю у ген. директора;

• доработка ближайших мероприятий;

• подготовка к организации будущих мероприятий;

• взаимодействие с отделом продаж, отделом банкетов и отделом кадров.

Основной задачей, стоящей перед PR- менеджером, является принятие решений по вопросам рекламы отеля. Рекламирование может осуществляться на платной основе или по бартерной сделке. Основными партнерами отеля по рекламе являются журналы, специализирующиеся на гостиничном бизнесе («Отели Санкт- Петербурга», «Светский Петербург», «Гостиничное дело», «Турбизнес»), издания с event направленностью ( «StyleWedding», «Event.ru», «BrideStyle»), журналы о ресторанном бизнесе («Империя Вкуса», «ВКУС Гид: ресторация», «Horeca-magazine»). Внешний PR в организации проводится в соответствующих направлениях: туризм, банкеты, ресторанный бизнес. Иными средствами распространения информации об отеле являются интернет порталы, форумы, соц. сети :Facebook, Vkontakte, Instagram. Изсайтов: hotelmaster.ru, hotelexecutive.ru, svadba-lux.ru, daberi.ru, restorating.ru, restoranoved.ru.

Одним из самых масштабных мероприятий, организованных пиар отделом организации совместно с отделом банкетов был день рождения отеля 19 ноября 2013 года. По случаю этого события всем заинтересованным средствам массовой информации был разослан пресс- релиз с заголовком «Гранд Отель Эмеральд отмечает свой 10- летний юбилей». Единственной радиостанцией, освещавшей данное событие была «Эхо Мосвкы». Текст рекламы на радио:

«Гранд Отель Эмеральд - роскошный пятизвездочный отель в центре Северной Столицы. Отель расположен на Суворовском проспекте, в историческом и деловом центре Санкт-Петербурга.

14 ноября 2013 года Отель с размахом отмечает свой 10- летний юбилей, собрав всех своих друзей и партнёров! День Рождение Гранд Отель Эмеральд отмечает в стиле черно-белого кино, т. к. еще с 1917 года более полувека на этом месте находился кинотеатр!»

Так выглядел пригласительный билет на Юбилей:

Разработкой дизайна занималась пиар- менеджер совместно со специалистами из отдела банкетов.

Ниже приведен список аккредитованных на Юбилей журналистов:

	Издание	Ф.И.О.	Должность	От них	От нас
1.	Журнал «Dress Code»	Александр Смирнов	Главный редактор	Статья (разворот)	- Логотип на пресс-волле
2.	Журнал «MBY»	Дмитрий Иванов		Статья	- Логотип на пресс-волле
3.	Журнал «FashionCollection»	? (Не подтвердились)	Редактор	Статья	- Распространение журнала в Wellcom-зоне
		Алина	Менеджер
4.	Журнал «SpbLife»	Анна Чеботарь	Главный редактор	Светская хроника + статья, предположительно на 2 с половиной разворота.	- Логотип на пресс-волле - Распространение журнала в Wellcom-зоне
		Екатерина Баранова	Выпускающий редактор
		Сергей Обогрелов	Фотограф
5.	Журнал «На Невском»	Александра Войнова		Публикация в журнале «На Невском» статьи, объемом 1/6 (это 1300-1400 знаков) + размещение на сайте более развернутой информации с фотографиями (светская хроника).	- Логотип на пресс-волле - Стойка Wellcom-зоне - Распространение журнала в Wellcom-зоне

Как мы видим, в освещении данного мероприятия были заинтересованы одни из самых популярных и успешных представителей печатных изданий. Договор с ними был заключен на бартерной основе и после мероприятия в издательства этих журналов был отправлен пост-релиз.

Если говорить о мероприятиях, в которых Grand Hotel Emerald выступал в качестве официального партнера и спонсора, то из важных это : WedEmotions Awards и «Ночь пожирателей рекламы».

«Ночь пожирателей рекламы» - это авторитетный ежегодный фестиваль рекламных роликов со всего мира. 13 декабря 2013 года фестиваль отметил свой 20летний юбилей в БКЗ Октябрьский при поддержке многочисленных спонсоров, в том числе GrandHotelEmerald. В свою очередь, отель получил рекламу ввиде рекламных листовок с логотипом и кратким писанием отеля, рекламных баннеров, видео роликов в зале во время антракта.

WedEmotionsAwards - ежегодная церемония вручения наград лучшим свадебным парам года. Это одно из самых ярких событий свадебной индустрии страны, каждый год собирающее более 400 гостей.

Сообщение и грядущем мероприятии было представлено на официальном сайте мероприятия: «16 марта 2014 года для гостей WedEmotionsAwards 2014 распахнет свои двери роскошный Гранд Отель Эмеральд, расположенный в историческом центре Петербурга! (Суворовский проспект, 18) Начало в 17:00!».

Пример рекламного буклета, составленного пиар- менеджером специально для иностранных гостей мероприятия.

Одним из главных журналов, на глянцевых страницах которого периодически появляется Гранд Отель Эмеральд, - «StyleWedding». Ниже приведен примерный макет разворота журнала со статьей про отель, присланный пиар- менеджеру на утверждение.

Кроме рекламы и продвижения отеля на рынке, то есть внешнего пиара, есть еще и внутренняя пиар- деятельность, которая направлена на создание благоприятной рабочей атмосферы, повышения лояльности сотрудников к работодателю, улучшение условий их работы. Идеальным результатом работы пиар менеджера будет слаженная работа сотрудников отделов, за счет чего развитие отеля будет проходить быстрее и качественнее. Более того, не стоит забывать, что сотрудники в большей степени способны влиять на имидж организации: если работнику постоянно задерживают заработную плату или он вынужден работать за двоих, то, логично предположить, что он станет основным источником негативной информации. И сколько бы вы не тратили на рекламу в СМИ, жалобы и недовольства людей распространяются быстрее, чем пресс- релиз.

В Гранд Отеле Эмеральд проявлением корпоративной культуры является наличие форменной одежды (у каждого отдела своя), информационный стенд, на котором в начале каждого месяца вывешивается список именинников, корпоративные выезды на природу для менеджеров отеля, наличие талонов на питание, а также каждому имениннику в подарок полагается торт собственного производства на выбор. В данный момент PR-отделом ведется работа по созданию индивидуальных бейджей для сотрудников, для разработки дизайна которых привлекаются сторонние организации, предоставляющие дизайнеров.

В России, к сожалению, значимость сферы PR осознана еще далеко не всеми частными предпринимателями. Другая часть бизнесменов пользуется услугами коммуникационных и рекламных агентств. Лишь немногие выстраивают свою систему отношений с общественностью. ¹К этой третьей группе относится руководство ЗАО «Неваль». Владелец и ген. директор. идут в ногу со временем и хорошо понимают значимость PR- службы. В подтверждение вышесказанного стоит заметить, что рекламный бюджет Гранд Отель Эмеральд в 2013 году составил ок. 3 млн. руб.