Розділ 3. Типові помилки в текстах ділових документів

3.1 Композиційні помилки

Причиною виникнення композиційних помилок є незнання укладачем композиції або структури тексту.

Композиція (структура) тексту ділового документа – спосіб формалізації змісту інформації, що міститься в ньому, послідовність розташування складових частин (аспектів) документа. Найбільш раціональною визнана структура тексту ділового документа, що складається з двох частин. У першій частині викладаються факти і події, що стали приводом для складання документа, у другій частині – розпорядження, висновки, прохання, рішення, пропозиції [40, с. 84 – 86].

Композиційні помилки полягають у неправильній побудові тексту службового документа, непропорційному розташуванні його частин. Кожен аспект змісту повинен займати визначене місце в логічній структурі документа й не збігатися з іншим аспектом. При цьому важливим є знати правила виділення, побудови абзацу й зв’язку речень в абзаці. Виклад кожного аспекту змісту рекомендується починати з нового абзацу. Типовий абзац складається з трьох частин: абзацного зачину, абзацної фрази і коментувальної частини. В абзацному зачині формулюється тема абзацу. Абзацна фраза містить основну інформацію абзацу. Коментувальна частина підбиває підсумок сказаному в абзаці й уводиться словами: тому, таким чином, у результаті цього і т. ін. Середня довжина абзацу складає 4 – 6 речень, але допускаються абзаци, що складаються з одного речення, переважно в багатоаспектних документах.

Діловий документ не повинен дублювати інший, уже стандартизований документ. У бланку документа повинен бути зазначеним зв’язок між попереднім і наступним документами. Тому не слід починати текст з повторення того, що вже зазначено в даті відправлення, індексах і темі документа. Наприклад, не потрібно подавати найменування підприємства поруч з посадою особи, що підписала документ, тому що це зазначено на бланку або в штампі, поставленому в лівому верхньому куті. Також у службовий документ не повинна потрапляти інформація, місце якої передбачено в додатку.

Побудова тексту здійснюється прямим або зворотним способами. При прямому способі побудови текст складається зі вступної частини, описової частини і висновку. Наприклад:

Завод „Азовсталь” просить провести навчання керівного складу з питання складання текстів службових документів.

При зворотному способі побудови описова частина стоїть після висновку. Наприклад:

Проектом програми семінару передбачена доповідь Вашої організації на тему „Уніфікація систем документації”.

Композиційна стрункість документа визначається послідовністю викладу змісту, розташуванням матеріалу, характером і обсягом відомостей, що включаються до документа. Діловий документ повинен бути присвячений одному питанню, а відомості, що містяться в ньому, повинні бути тематичними, однорідними й логічно пов’язаними між собою.

Правильне сприйняття тексту досягається за допомогою компактного й лаконічного викладу суті справи. Вступна частина документа не повинна відбивати загальні положення. У змісті необхідно виділяти головне, а подробиці й другорядні деталі опускати. Кожен аргумент потрібно доповнювати важливими фактами й цифрами.

На сьогодні широко використовуються три способи викладу тексту:

1. Розповідь, яка характеризується хронологічною послідовністю викладу, відсутністю будь-яких оцінок, безстороння констатація і вірогідність фактів. Розповідь вживається в автобіографіях, частково в актах і протоколах.

2. Опис, у якому факти одержують оцінку, характеристику, вказуються ознаки й основні риси, що є важливими для вирішення певного питання. Опис використовується в актах, листах, протоколах, характеристиках.

3. Роздум – спосіб викладу, у якому на основі фактів подаються пропозиції і робляться висновки. Роздум вживається в листах, наказах, доповідних записках і актах.