82

ЗМІСТ

ВСТУП 3

текст службовий документ 6

РОЗДІЛ 1. 7

ТЕКСТ ЯК ГОЛОВНИЙ ЕЛЕМЕНТ ДІЛОВОГО ДОКУМЕНТА 7

1.1 Загальні вимоги до створення тексту службового документа 7

1.3 Лінгвістична композиція 17

РОЗДІЛ 2. 21

МОВНІ НОРМИ В ОФОРМЛЕННІ ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ 21

2.1 Лексико-стилістичні норми 21

2.2 Морфологічні норми 23

2.2.1 Написання і відмінювання власних особових назв 23

Українські прізвища пишуться за тими самими нормами правопису, що й слова, від яких їх утворено: Сивокінь (бо сивий кінь), Онищук (бо Онисько), Олійник (бо олія), Січкаренко (бо січка), Олексієнко (бо Олексій). 23

2.2.2 Написання закінчень родового відмінка однини іменників чоловічого роду II відміни 27

У сучасній українській мові чіткого розмежування щодо вживання закінчень -а, -у, -я, -ю немає. Існує певна закономірність щодо їх використання. У родовому відмінку однини іменники І відміни мають закінчення -а, -у (у м’якій групі – я, -ю). При визначенні закінчення береться до уваги семантико-морфологічні та акцентологічні (наголос) ознаки іменника. Наприклад: папір – папера (документ) – паперу (матеріал); акт – акта (документ) – акту (дія). 27

2.2.4 Рід та особливості вживання назв осіб за професією, посадою, званням 32

Багато іменників чоловічого роду на позначення статусу, професії, звання (частіше у науковому та офіційно-діловому стилях) не мають паралельних форм жіночого роду. Тому такі слова вживаються лише в чоловічому роді для позначення і чоловіків, і жінок: адвокат, бригадир, викладач, хірург, міністр, прокурор, маркетолог тощо. Відсутні відповідники жіночого роду в складених назвах посад, звань: головний бухгалтер, провідний спеціаліст, старший науковий співробітник тощо. Форми жіночого роду набувають лише залежні займенники та дієслова, узгоджуючись із прізвищем, посадою, фахом: декан соціально-правового факультету Власенко Любов Миколаївна зазначила, що... 32

2.3 Орфографічні норми 33

2.3.1 Правила скорочень у текстах документів 33

Скорочення найменувань, яке нерідко застосовується в текстах документів, має відповідати нормативним вимогам орфографії та пунктуації, а також принципам абревіатурного утворення, викладеним у державних стандартах. 33

2.3.2 Позначення цифрової інформації в документах 35

У сучасному документуванні вироблені певні правила позначення чисел. 35

2.3.3 Позначення голосних у російських та в інших слов’янських власних назвах 38

Російські власні назви передаємо якомога ближче до російського звучання, дотримуючись, проте, норм українського правопису, зокрема щодо вживання м’якого знака й апострофа: рос. Соловьев – Соловйов, рос. Прокофьев – Прокоф’єв, рос. Алябьев – Аляб’єв, рос. Пермь – Перм, рос. Октябрьск – Октябрськ. 38

2.4 Синтаксичні норми 40

2.4.1 Речення як складова тексту документа 40

2.4.2 Текст як надфразова єдність, або складне синтаксичне ціле 41

Мета писемного мовлення – створення тексту, більшого чи меншого за обсягом, залежно від потреби. Текст, звичайно ж, складається з речень. Але щоб повно висловити якусь думку, конкретне повідомлення, одного речення мало. Думка чи повідомлення найчастіше висловлюються кількома реченнями, об’єднаними між собою спільним змістом і будовою. 41

РОЗДІЛ 3. 43

ТИПОВІ ПОМИЛКИ В ТЕКСТАХ ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ 43

3.1 Композиційні помилки 43

3.2 Логічні помилки 45

3.3 Синтаксичні помилки 49

3.4 Морфологічні помилки 56

3.5 Лексичні помилки 60

3.6 Стилістичні помилки 71

ВИСНОВКИ 75

Список використаної літератури 79

ВСТУП

Текст – головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Починаючи складати документ, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має в ньому бути, компетенції певного суб’єкта, правильно визначити вид документа для фіксації управлінської дії.

Актуальність теми запропонованої магістерської роботи полягає в тому, що знання та дотримання мовних норм є запорукою правильного написання текстів документів будь-якого типу та складності.

Мета магістерської роботи – дослідити мовне оформлення ділових документів, а саме вивчити найпоширеніші помилки, які трапляються в текстах при відхиленні від мовної норми.

Завданням магістерської роботи є вивчення:

1. тексту як головного елемента ділового документа;

2. мовних норм;

3. типових помилок у текстах документів;

Практичне значення магістерської роботи полягає в розгляді тексту як головного реквізиту ділового документа, застосуванні мовних норм при складанні службових документів, а також наводяться приклади типових помилок, що зустрічаються у текстах ділових документів.

Предметом дослідження є загальні вимоги до оформлення тексту ділового документа.

Об’єктом дослідження є мовне оформлення документів у сфері діловодства.

Метод дослідження – описовий.

У першому розділі характеризуються текст як головний елемент ділового документа, а саме розглядаються загальні принципи, яких слід дотримуватися при укладанні текстів службових документів, змістова та лінгвістична композиції тексту

При створенні документа слід пам’ятати, що його текст має бути зрозумілим. Для цього потрібно ретельно добирати слова, уживати тільки такі мовні елементи, які однозначно сприйматимуться у відповідному контексті.

Під час оформлення офіційних листів, довідок, договорів, угод, протоколів, постанов, судових рішень тощо дуже важливо брати до уваги особливості офіційно-ділового стилю літературної мови. Основними рисами цього стилю є вживання певних усталених фраз і мовних зворотів, наявність тих чи інших реквізитів документа й належне їх оформлення.

Змістова композиція тексту відіграє велике значення у побудові документа. Це форма вираження і розвитку теми, що об’єднує всі його елементи в єдине ціле. Вона містить змістову структуру, що передбачає виділення у тексті основних композиційних частин, засоби розміщення змісту тексту – „семантичні опори” та лексичну стратифікацію тексту.

Лінгвістична композиція передбачає ієрархію мовних одиниць, з яких складається текст. У цій ієрархії кожна одиниця вищого рівня містить одиниці більш низького рівня: текст (чи макротекст), мікротекст (надфразову єдність) та в окремих випадках – речення. Її складність залежить від обсягу тексту – чим більший обсяг, тим складніша лінгвістична структура ті більша кількість рівнів. Співвідношення між складовими тексту: речення – складне синтаксичне ціле (мікротекст) – текст (макротекст).

У другому розділі розглядаються мовні норми в оформленні ділових документів.

Унормованість є однією з найважливіших ознак літературної мови, тому так важливо дотримуватися загальноприйнятих мовних норм у текстах ділових документів, зокрема й послуговуючись офіційно-діловим стилем. Мовна норма – сукупність загальноприйнятих, усталених правил, що відповідають системі мови і сприймаються її носіями як зразок спілкування в певний термін розвитку мови й суспільства.

Норми охоплюють усі рівні мови. У магістерській роботі представлені та розкриті такі мовні норми:

• лексичні – регулюють правильність використання слова відповідно до властивого йому значення, а також правила сполучуваності слів у реченні;

• стилістичні – регламентують доцільність використання мовних засобів у конкретних стилях мови;

• граматичні (морфологічні та синтаксичні) – визначають літературні форми слів, правила побудови словосполучень та речень;

• орфографічні – фіксують систему правил написання слів.

Розглядаючи лексико-стилістичні норми, особливу увагу ми приділяли способам творення та особливостям використання документознавчої термінології, бо з часом швидко розвиваються та ускладнюються документознавчі поняття та їх термінологізація, а також поповнюються терміносистеми новими суміжно-галузевими термінами й загальновживаними словами.

Граматичні й орфографічні норми мають низку мовних особливостей, які найчастіше зустрічаються в текстах ділових документів, зокрема:

• уживання іменника в невідповідній формі відмінка;

• написання власних особових назв;

• зв’язок числівника з іменником;

• правила скорочень;

• позначення цифрової інформації в документах;

• уживання різних типів синтаксичних конструкцій, тощо.

Саме недотримання цих норм призводить до виникнення помилок під час складання текстів документа.

У третьому розділі висвітлені типові помилки, які найчастіше зустрічаються в текстах ділових документів.

Грамотним вважається текст документа, у якому логічно викладено думки, правильно вжито відповідні терміни й застосовано слова на позначення та роз’яснення понять. Відсутність помилок – це запорука правильного й однозначного витлумачення інформації адресатом.

Головною причиною помилок (помилкою вважається відхилення від мовних норм), що найчастіше мають місце в текстах офіційних документах, зокрема є:

• порушення основних законів логіки;

• невживання паралелізму мовних конструкцій;

• неправильний вибір граматичних форм стану;

• недоречне або невиправдане вживання іноземних мов;

• застосування плеоназмів, тавтологій;

• застосування близьких за звучанням, але різних за значенням слів на позначення окремих понять;

• штучне подовження мови та ін.

Найчастіше такі помилки виникають унаслідок незнання укладачем композиції або структури тесту та лексичних особливостей мови, недотримання законів логіки, порушення порядку слів у реченні, нераціональне використання кількісних числівників, неправильний вибір стану та ін.

Магістерська робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури. Загальний обсяг магістерської роботи – 90 сторінок.

текст службовий документ

РОЗДІЛ 1.

ТЕКСТ ЯК ГОЛОВНИЙ ЕЛЕМЕНТ ДІЛОВОГО ДОКУМЕНТА

1.1 Загальні вимоги до створення тексту службового документа

Підготовка – найважливіший етап у створенні документа. А.П. Коваль називає основні принципи, яких слід дотримуватися при укладанні текстів службових документів [20, c. 107 – 110]. Серед них – об’єктивність, що виражається у реальному відображенні дій, констатації фактів, які відбулися чи відбуваються. Службові документи оформляються переважно від імені юридичної особи – установи або її структурного підрозділу, тому суб’єктивно-оцінювальна модальність має бути зведена до мінімуму. Більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи. При цьому займенники замінюються іменниками: Фірмі потрібні... Університет не заперечує. Можлива беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу). Надсилаємо. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю особистих моментів в оцінюванні фактів, певних виробничих ситуацій у викладі, зокрема в доборі лексики, синтаксичній будові.

Логічна послідовність викладу досягається тісним логічним зв’язком усіх компонентів документа, чітко виявленими причинно-наслідковими зв’язками між фактами, причому ці зв’язки можуть виражатися у межах одного речення чи в цілому тексті. Крім того, логічна послідовність може реалізовуватися іншими типами зв’язків: протиставленням (вираженим сполучниками проте, однак), логічним підкресленням черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, у результаті), конкретизацією певного місця у тексті (наприклад, зокрема, як-от).

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, немає недомовок, двозначностей. Отже, повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається.

Точність, ясність викладу передбачають однозначність розуміння змісту документа, уникнення двозначності. Доцільно дібрані слова і вирази, які найбільш економно і водночас повно передадуть думку, сприятимуть конкретності викладу. Проте конкретність, ясність не досягаються за рахунок повноти викладу, а забезпечуються точним добором потрібного слова, правильним використанням термінів, уникненням професіоналізмів, чітким і точним формулюванням прохань, пропозицій, наказів, вдалим виділенням і наголошенням основної думки.

Ясність тексту визначається правильністю його композиційної структури, відсутністю логічних помилок, чіткістю формулювань; передбачає уникнення суперечностей, що виявляються у такому: ужиті в тексті слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми), що ускладнює сприймання тексту; зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання, викладене в категоричній формі, стає схожим на наказ); порушенні смислового плану (викладені аргументи суперечать один одному). Текст слід вважати зрозумілим, якщо при першому його сприйманні адресат зрозумів той смисл, який був закладений у нього автором. Такий текст не потрібно перебудовувати, виправляти, удосконалювати.

Переконливість – надзвичайно важлива риса службових документів: аргументовано, доказово викладений зміст документа може пришвидшити прийняття управлінського рішення, створити умови для налагодження співробітництва, змінити терміни виконання зобов’язань у договорі тощо. Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. В основному тексті мають бути відображені лише основні, найважливіші положення й аргументи. Однак до основного тексту може входити вся інформація, часто такий документ оформляється у вигляді таблиці чи анкети.

А.П. Коваль зазначає, що адресант прагне досягти переконливості, але це не завжди вдається на практиці через занадто поверхові й недосконалі словесні формули. Наприклад, часто повторювані прислівники на зразок наполегливо, переконливо, негайно, дуже втрачають своє призначення бути прискорювачами дій і стають звичайними, позбавленими сили переконання, доказовості. Тому слід чітко регламентувати їх уживання, щоб зберегти їх ефективність.

Лаконічність викладу досягається продумуванням послідовності всіх етапів викладу змісту, добором аргументів (кожен аспект думки має бути чітко аргументований мінімальною кількістю даних). Лаконічним вважається документ, у якому немає зайвих слів, повторень, розтягнутої аргументації, плутанини в деталях. Цього можна досягнути шляхом заміни складних речень простими (за необхідності – ускладненими дієприкметниковими й дієприслівниковими зворотами), уживанням стандартних мовних зворотів, які потребують мінімального напруження уваги при сприйманні та пришвидшують процес читання, уживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів тощо.

Нормативність мовних засобів, які вживаються у текстах службових документів. Мовне оформлення тексту має відповідати нормам сучасної української літературної мови. Головна вимога – зрозумілість – забезпечується вживанням загальновідомих слів, офіційних термінів, унормованих у словниках, довідниках. Оскільки мова виконує активну стимулювальну й регулювальну роль у діяльності органів управління, то добір відповідних мовних конструкцій впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації. Це зобов’язує документознавців добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб щоразу добирати лише найдоцільніші та найпереконливіші мовні засоби.

1.2 Змістова композиція тексту

Композиція тексту – це побудова документа, яка об’єднує всі його елементи в єдине ціле. Це форма вираження і розвитку теми. Традиційно виділяють два рівні композиції – змістовий (змістово-логічний) і лінгвістичний [37, с. 141 – 148].

Змістова композиція містить змістову структуру, що передбачає виділення у тексті основних композиційних частин, засоби розміщення змісту тексту – „семантичні опори” та лексичну стратифікацію тексту.

Зміст (текст) службового документа визначається його номіналом і видом номіналу, які є важливими елементами підготовки читача до сприйняття інформації, закладеної у повідомленні.

У композиційному відношенні тексти службових документів є клішованими, тобто із чітко визначеною композиційною структурою. Змістова композиція тексту службових документів передбачає його поділ на такі композиційні частини: вступ, основна частина – доказ чи виклад, закінчення. Наприклад: Державна комісія у грудні 2005 р. прийняла в експлуатацію технологічну лінію з виготовлення компресорів (вступ). За час уведення лінії в експлуатацію її продуктивність не збільшилася (доказ). Уважаємо за необхідне уточнити продуктивність лінії та визначити якість продукції, що випускається (закінчення).

У вступній частині викладають підстави для створення документа. Вступна частина готує до сприйняття документа. Наприклад: Протягом 23-27 квітня 2006 р. комісія ВАТ „Укрбудінвест» провела огляд приміщення проектно-конструкторського бюро ВАТ „Ленд ЛТД”...

Якщо другий компонент тексту – виклад, то він має містити чіткий, послідовний, об’єктивний опис фактів, ситуацій, перелік правил, норм, положень. Виклад, на підставі якого ухвалюються рішення, стає доказом. Виклад властивий документам описового, констатувального характеру: статутам, правилам, положенням, інструкціям, довідкам тощо. Наприклад:

Секретар-референт несе відповідальність за:

5.1. Якість документів, поданих керівництву для підписання.

5.2. Недбале ставлення до реєстрації та ведення документів.

5.3. Зберігання документації, розголошення відомостей, що мають гриф „КТ”, „Конфіденційно”, „Таємно”, „Для службового користування”.

У випадку, коли другим компонентом виступає доказ, він має містити аргументовану інформацію про необхідність прийняття певних управлінських рішень. Аргументованість змісту досягається точним, об’єктивним описом дій, ситуації: вказівкою на час, дату події, її причини та наслідки, посилання на документи, які підтверджують чи спростовують правильність оцінювання подій, підтверджують необхідність уживання певних заходів чи здійснення конкретних управлінських дій. Наприклад:

З метою перевірки наказу по міністерству „Про уживання заходів з упровадження основних правил діловодства” від 13.06.2006 № 65

НАКАЗУЮ:

У закінченні подають висновки, прохання, пропозиції, розпорядження, рекомендації. Закінчення може бути активним чи пасивним. В активному закінченні точно вказується, яку дію має виконати адресат. Наприклад: Запрошуємо директора Вашого управління взяти участь у роботі наради.

Пасивне закінчення інформує про певні події, обставини, факти. Наприклад: Комісія пропонує встановити потужність технологічної лінії розміром 30 млн. листів на рік.

Текст документа, що складається з закінчення, називається простим. У разі, коли він містить й інші логічні елементи, – складним. Залежно від змісту документа використовують прямий (вступ, основна частина й закінчення) або зворотний (у зворотному порядку викладають – закінчення, основна частина, без вступу) порядок розміщення елементів тексту[40, с. 56-57].

Можливі різні варіанти розміщення смислових складників тексту. Наприклад, вступ – виклад:

Відповідно до п. 3 договору № 23 від 24.11.2006 комісія провела перевірку організації діловодства у ВАТ „Сокіл” (вступ). Комісія вважає, що документування діяльності ВАТ „Сокіл” проводиться згідно з нормативно-правовими актами з діловодства... (виклад).

Доказ – закінчення:

Згідно зі Статутом тресту і Положенням про будівельне управління (доказ) трест не заперечує проти проведення проектно-дослідних робіт з метою відведення земельної ділянки для будівництва будівельним управлінням профілакторію у м. Миргороді (закінчення).

Закінчення – доказ:

Прошу звільнити мене з посади бухгалтера (закінчення) у зв’язку з виходом на пенсію (доказ).

Виклад:

Для товариства з обмеженою відповідальністю „Левада” відкрито валютний розрахунковий рахунок № 298756764 в Українському АКБ „Надра”, м. Київ, МФО 521383.

Закінчення:

Просимо надіслати розрахунок-заявку необхідної кількості примірників каталогів на промислові товари для потреб ТОВ „Техносервіс”.

Крім того, заголовок до тексту та додатки є елементами тексту. Їх наявність свідчить про гармонійну єдність та узгодженість складників тексту службових документів. Заголовок до тексту – це максимально коротке позначення його змісту. Відповідає на питання: про що? кого? чого? Оформлюється за допомогою іменників, віддієслівних іменників у поєднанні з іншими частинами мови – прикметниками, прислівниками, числівниками.

Додатки можуть пояснювати чи деталізувати окремі аспекти тексту (у службових записках, звітах, заявах, листах) або виступати самостійними документами (проект договору, програми, постанови тощо).

Лексичний розподіл змісту, який називається лексичною стратифікацією, є наступним аспектом змістової композиції. Тема тексту документа знаходить свій вияв у тематичних групах лексики, що об’єднуються у тематичні ланцюжки, які забезпечують тематичну цілісність[51, с. 30-31].

Іменники найбільш точно виражають тему тексту, дієслова є засобами семантичного зв’язку слів, семантика яких не містить загальних сем.

Тематичний ланцюжок може складатися з термінованої лексики, яка залежить від законодавчих і нормативних актів органів влади й управління і забезпечує точне формулювання термінів: юридичних (власник, закон, реєстрація, власність, акт, приватизація, оренда, викуп, приймання та передавання об’єктів тощо), економічних (дотація, витрати, купівля-продаж, бюджет, видатки, прибуток, платіж, кошторис, статті бюджету й т. ін.), економіко-правових (погашення кредиту, право власності, термін реалізації товару, сертифікат якості тощо).

Значну роль у передаванні змістової інформації відіграють номенклатурні назви – своєрідні етикетки предметів, явищ, понять. На відміну від термінів, в основі яких лежить загальне поняття, номенклатурні назви позначають одиничне поняття. До номенклатури належать найменування підприємств, установ, організацій; географічні назви; серійні марки машин, верстатів, приладів.

Тематичні групи складають віддієслівні іменники, які часто позначають опредмечену дію: пропонувати – вносити пропозиції, відповідати – нести відповідальність, розв’язувати – приймати рішення (ухвалу), ухвалити, уточнювати – вносити уточнення, платити – здійснювати оплату тощо.

У лексиці службових документів віддієслівні іменники переважають над дієсловами. Часто вживаються словосполучення з послідовним розташуванням залежних слів у родовому відмінку: розробка проблем удосконалення документів, комплектування продукції машинобудування тощо. Така однорідна, послідовна залежність слів підвищує інформативність тексту документа при максимальній лаконічності викладу. Однак надто складними вважають речення зі зворотами, у складі яких 5 і більше іменників у родовому відмінку: здійснення контролю виконання рішень керівника відділу маркетингу, здійснення діяльності співробітників підрозділів організацій. Їх варто замінити простими реченнями.

Іменний характер лексичного складу документів визначає частотність уживання прикметників. Прикметники входять до складу термінів, усталених словосполучень, номенклатурних назв: фінансовий звіт, комерційна діяльність, безготівковий рахунок, клірингова угода, вербальна нота, Відкритий міжнародний університет, Міжнародні авіалінії України. Вживають короткі прикметники зі значенням модальності, що вказують на повинність, неухильність виконання: Працівник повинен виконувати такі обов’язки; Підприємство зобов’язане організувати роботу працівників...

Поширеними є такі семантичні групи дієслів:

• дієслова зі значенням повинності: виявити, перевірити, розглянути, затвердити, повідомити, надати;

• дієслова, які вказують на наявність: бути, знаходитися, мати;

• дієслова доконаного виду, що поєднуються з модальними словами у значенні повинності та виражають категоричний наказ, ухвалу: повинен повідомити, зобов’язаний передати, або категоричний наказ: зобов’язую, вимагаю, доручаю, наказую – а також констатацію: на рахунок переказали, комісія розглянула, претензію відхилено, постановив, вирішив[42, с. 231].

Закономірним є вживання словосполучень, у яких дієслово містить додаткову інформацію про дію, виражену віддієслівним іменником: забезпечити виконання плану, просити прискорити оплату тощо.

Уживання поряд з іменниками прикметників, дієслів сприяє підвищенню інформативності тексту документа.

Лексика тексту службового документа має відповідати вимогам ділового стилю (ясності, точності, конкретності). В уніфікованих текстах не вживають діалектні, розмовні, застарілі слова, жаргонізми, новоутворення, які не стали нормою ділового мовлення. Для підвищення інформативності тексту кожне слово має нести певне смислове навантаження. Слід уникати зайвих слів, які не мають ніяких смислових відтінків (напр.: виправити наявні помилки (неправ.) – виправити помилки (прав.), результати проведених досліджень (неправ.) –результати досліджень (прав.) тощо).

Окремий тематичний ланцюжок становить номінал документа та заголовок до нього, повторення цієї номінації у вступній частині документа (положення – положення про структурний підрозділ – це положення).

До розподілу змісту належить питання виділення у тексті семантичних стрижнів (смислових орієнтирів або опорних пунктів). Сукупність таких інформативних лексем становить семантичний каркас тексту, насамперед усталених фраз (ключових слів, мовних кліше, типізованих речень), які є виявом уніфікації мовних засобів організації тексту. Семантичні стрижні дають змогу рівномірно розподілити змістове навантаження тексту.

Мовні звороти, що багато разів механічно повторюються без творчого доопрацювання, унаслідок чого послаблюється їх лексичне значення та стирається експресивність, називають штампами. За частого вживання на штамп може перетворитися будь-яка структурна чи змістова одиниця мовлення (активна, дієва допомога, гідний внесок, висока оцінка, гостра критика, пакет пропозицій). Терміни штамп, шаблон, трафарет мають негативно-оцінне значення, позначаючи переважно бездумне, невдале використанню мовних засобів. Цим вони відрізняються від нейтральних понять стандарт, стереотип, кліше, які мають інформативно-необхідний характер і належать до галузі доцільного використання готових формул відповідно до певних комунікативних вимог. Мовні кліше виникають у результаті однотипності неодноразово повторюваних виробничих ситуацій як готові мовні формули, які часто утворюють своєрідний каркас змісту службового документа. Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дає змогу досягти високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції.

Частотність використання мовних кліше зумовила поділ службових документів на дві категорії:

• з низьким рівнем стандартизації, у яких заздалегідь можна передбачити і сформулювати найзагальніші відомості (компоненти формуляра), спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретної ситуації (автобіографія, доручення, звіт, характеристика);

• з високим рівнем стандартизації, у яких може бути передбачений не лише формуляр документа, але й слова, словосполучення і речення, за винятком індивідуальних відомостей про особу, які вписуються у бланк від руки (довідки, договори, контракти тощо) [41, с. 45 – 47].

Отже, складання документа може зводитися до заповнення бланка у такий спосіб: вибір стандартних готових конструкцій для конкретного випадку, заповнення формуляра, побудова за готовими зразками тих словосполучень і речень, які не передбачені формулярами бланків. При укладанні документів з низьким рівнем стандартизації послуговуються такими видами текстів: розповідь (виклад у хронологічній послідовності подій, явищ, фактів у автобіографіях, протоколах, характеристиках), опис (принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей в актах, наказах, розпорядженнях, постановах), міркування (спосіб викладу, за якого логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і доводить певне положення через причинно-наслідкові зв’язки, зіставлення, розкриття змісту цих зв’язків у службових записках, відгуках, висновках, службовій кореспонденції). У цьому випадку невисока стандартизація документів має компенсуватися чіткістю, точністю, логічністю викладу. Послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів дасть можливість глибше розкрити тему документа. У документах використовують стандартні фрази (Договір набуває чинності, Доводимо до Вашого відома, У зв’язку з вказівкою.) для забезпечення точності, недвозначності трактувань, адекватного відображення дійсності та думки автора в мовленнєвому фрагменті (реченні, тексті).

1.3 Лінгвістична композиція

Лінгвістична композиція передбачає ієрархію мовних одиниць, з яких складається текст. У цій ієрархії кожна одиниця вищого рівня містить одиниці більш низького рівня: текст (чи макротекст), мікротекст (надфразову єдність) та в окремих випадках – речення. Її складність залежить від обсягу тексту – чим більший обсяг, тим складніша лінгвістична структура ті більша кількість рівнів. Співвідношення між складовими тексту: речення – складне синтаксичне ціле (мікротекст) – текст (макротекст).

Нині є різні погляди на характер одиниць, які становлять текст. Більшість науковців визнають, що надфразова єдність або складне синтаксичне ціле, є компонентом тексту. З погляду архітектоніки в тексті надфразові єдності виділяються за допомогою абзаців. Надфразова єдність є лінгвістичною композиційною одиницею, а абзац – структурною композиційною одиницею, використання якої зумовлено авторською інтенцією.

У текстах службових документів архітектонічний поділ на абзаци має відповідати його лінгвістичному поділу на надфразові єдності, оскільки це сприяє ясності передавання думок автора. Об’єднання кількох надфразових єдностей в одному абзаці ускладнює сприйняття тексту та створює враження хаотичності викладу. З іншого боку, поділ однієї надфразової єдності на кілька абзаців виправданий лише тоді, коли це зумовлено функціями тексту [48, с. 32 – 33].

До лінгвістичної композиції належать такі засоби зв’язку:

• засоби єдності, до яких належать граматичні засоби зв’язку (єдність, співвідношення видо-часових і способових форм дієслів), однорідність лексики, темо-рематичний зв’язок, кореференція (однотемність);

• конектори (зв’язки);

• демаркатори [33, с. 78].

Функціональна організація структури тексту пов’язана з поняттям актуального членування речення (висловлювання) – членування на тему (дане, відоме, основа) і рему (нове, ядро). В уніфікованих текстах документів постійна інформація є темою, а змінна – ремою. У зв’язних і трафаретних текстах речення завжди має починатися з постійної інформації. Змінна розміщується за постійною і граматично узгоджується з нею. Наприклад:

Повідомляємо, що станом на 20.01.2005 р. Ваша дебіторська заборгованість складає десять тисяч грн.

Просимо до 01.02. 2005 р. підтвердити наше сальдо.

Змінна інформація підкреслена.

У таблиці постійна інформація фіксується по горизонталі, а змінна – по вертикалі. В анкеті змінна інформація може розміщуватися і по вертикалі, і по горизонталі.

Отже, виявлення функціональної структури тексту дає змогу читачу полегшити процес розуміння і запам’ятовування тексту.

Лексичними засобами зв’язку компонентів тексту є конектори та демаркатори. Сукупність елементів, за допомогою яких здійснюється зв’язок між двома чи більше компонентами тексту, називається конектором.

Зв’язок за допомогою конектора зумовлений наявністю у зв’язних реченнях відповідних граматично чи семантично поєднаних слів чи групи слів. Конектори чітко встановлюють логічний зв’язок між подіями, які описуються у різних реченнях, надають зв’язку цих подій однозначного тлумачення. У текстах документів поширені такі види конекторів: лексичні повтори, які можуть вказувати на зміст попередніх і наступних речень чи цілих фрагментів тексту; займенники й дієприкметники, що вживаються як засоби заміни слів (слова-замінники з більш вузьким значенням) – номенклатурних назв і термінів (вказаний, зазначений, наведений, цей, такий), у текстах контрактів (договорів) цю функцію виконують рольові позначення контрагентів (Замовник – Виконавець, Орендатор – Орендодавець, Покупець – Продавець і т. ін.), які замінюють розгорнуті номінації юридичних осіб; обмежено використовують загальні назви замість власних, родові поняття замість видових; прислівники, прийменники, сполучники, вставні слова, які вказують на причинову залежність, часові відношення тощо: тоді, оскільки, у той час як, потім, коли, тепер, отже, з одного боку, з іншого боку, разом з тим, у той самий час, а, але. В інших видах текстів використовують конектори – замінники з ширшим значенням.

У трафаретних текстах вживають й інші види конекторів – спеціалізовані словосполучення та речення, які вставлені в текст і вказують на розташування у ньому координати або іншого його фрагмента. Наприклад: у подальшому, надалі, названий у п. 5, наведений (вказаний) у п. 2.3.3. Додаткова інформація подається як „текст у тексті”, тобто виноситься за основний текст і має свій заголовок – Примітка.

У текстах широко використовуються демаркатори – спеціальні графічні знаки, що розмежовують одну частину тексту від іншої, чи один текст від іншого. Їх призначення – встановлення меж тексту – початку й кінця. У зв’язку з цим розрізняють внутрішньотекстові та граничні демаркатори.

Історично першими з’явилися граничні демаркатори як матеріальні об’єкти, які збігалися з межами носіїв інформації (межі кам’яної плити, глиняної таблички, початок і кінець сувою тощо).

В уніфікованих текстах службових документів як лексичні засоби організації тексту використовують такі граничні демаркатори:

1. Спеціальні слова і вислови, які позначають початок тексту.

У службових документах початок тексту здебільшого позначається ключовими словами, усталеними дієслівними і прийменниковими конструкціями залежно від їх виду та призначення: Прошуз, Доводжу до Вашого відома, Надсилаємо, Пред’являємо рекламацію, які допомагають розкрити основну думку тексту; У зв’язку з, Посилаючись на договір, Відповідно до Закону, які вказують на причину, яка призвела до укладання документа. Такі демаркатори тісно пов’язані з назвою документа та його заголовком, що несуть велике ідейне навантаження. Ці реквізити виділяються типом шрифта (в електронному тексті), його розміром (12 – 14 друкарських пунктів), розрядкою (збільшенням пробілів між літерами) (НАКАЗ, ВКАЗІВКА) та міжрядковим інтервалом (реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 – 3 міжрядковими інтервалами). Тексти службових листів, як правило, починаються зі звертань.

2. Вислови для позначення кінця тексту. У текстах документів вони різноманітні, залежать від виду документа та складу його реквізитів. Наприклад, у службових листах це прощальні фрази: з повагою.., з вдячністю і повагою, залишаємося з пошаною, бажаємо успіхів та ін. У довідці кінцевий вислів: довідку видано для подання до... У характеристиці: характеристику видано для подання до... У дорученні: доручення дійсне протягом трьох років. У наказі: контроль виконання наказу залишаю за собою або контроль виконання наказу покласти на...