20.Інвентаризація запасів та відображення їх в обліку результатів

Бюджетні установи й організації повинні проводити інвентаризацію матеріалів, продуктів харчування, палива, малоцінних і швидкозношуваних предметів та інших матеріальних цінностей за місцем зберігання та за матеріально відповідальними особами в строки і порядку, передбаченому "Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", затвердженою наказом ГУ ДКУ від 30.10.1998 р. № 90, у редакції наказу ДКУ від 05.10.2005 р. № 184.

Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення й перелік майна, що підлягає інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи (крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим). Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, включаючи цінності, на предмет наявності яких проводились позапланові перевірки протягом року.

Бюджетні установи зобов'язані проводити інвентаризацію:

а) молодняку тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, хутрових звірів і сімей бджіл — не менше одного разу на квартал;

б) готових виробів, сировини і матеріалів, пального, кормів, фуражу та інших матеріалів — не менше одного разу на рік, але не раніше 1 жовтня;

в) продуктів харчування і спирту — не менше одного разу на квартал;

г) незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виробництва у виробничих (навчальних) майстернях і підсобних сільських та навчально-дослідних господарствах — не раніше 1 жовтня звітного року і, крім того, періодично — у терміни, які встановлюють міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи місцевих рад (за підпорядкуванням).

Проведення інвентаризації є обов'язковим: перед складанням річної бухгалтерської звітності; при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передавання справ); при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цін і (на день установлення таких фактів); після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів та ін.); у випадку ліквідації установи; згідно з розпорядженням судових та слідчих органів; при передачі майна установи в оренду; при передачі підприємств установ, організацій або їхніх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер, разом з керівниками відповідних підрозділів і служб, зобов'язаний контролювати дотримання встановлених правил проведення інвентаризації.

19.Облік малоцінних і швидкозношуваних предметів

До малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) зараховують засоби праці, що придбані для використання у статутній діяльності установи на строк менше одного року. За функціональною роллю у процесі відтворення вони належать до оборотних активів, тому для них характерні всі ознаки, що стосуються цієї групи засобів. У той же час малоцінні та швидкозношувані предмети, як засоби праці, мають певну специфіку використання: вони можуть використовуватися у діяльності установи тривалий час (протягом декількох місяців), не змінюючи при цьому зовнішнього вигляду та основних фізичних властивостей. До таких засобів зараховують дрібний господарський інвентар, інструменти, сценічно-постановчі засоби вартістю до 10 грн. за одиницю (комплект), посуд тощо.

Для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено окремий синтетичний рахунок 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети", облік за яким ведеться на двох субрахунках: 221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації"; 222 "Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення"

18.Документальне оформлення надходження та вибуття запасів

Важливим елементом раціональної організації бухгалтерського обліку

матеріальних запасів у бюджетних установах є своєчасне і правильне оформлення відповідними первинними документами усіх операцій з надходження, переміщення в межах установи та витрачання або реалізації матеріальних цінностей. Первинні документи є основою матеріального обліку. Безпосередньо на підставі первинних документів здійснюють попередній, поточний і подальший контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів.

Попередній контроль виконується до здійснення господарської операції: це контроль її законності та відповідності кошторису, господарським угодам, розпорядчим документам, нормам витрачання цінностей, встановленим правилам їх приймання і відпуску, виконання розрахунків, визначення ціни тощо. Здійснюється такий контроль під час оформлення та підписання документів бухгалтером і керівником установи.

Поточний контроль виконують у процесі здійснення операцій шляхом порівняння фактичних витрат з нормативами, виявлення відхилень від норм витрачання матеріалів та їх причин, усунення впливу негативних явищ. Для цього застосовують спеціальні бланки документів, у яких передбачено дані про норми витрачання і фактичний відпуск цінностей.

Подальший контроль здійснюють за даними обліку про вже виконані господарські операції на підставі оформлених первинних документів: при прийманні документів у бухгалтерії, їх затвердженні керівником, при проведенні інвентаризації, ревізії тощо.

Своєчасно і правильно оформлені документи мають юридичну силу, тобто вони можуть використовуватися контролюючими та судово-слідчими органами як доказ порушення встановленого порядку, нормативів, законодавства або навіть зловживання (злочину). У той же час первинні документи можуть бути використані як доказ непричетності відповідальних посадових осіб до таких явищ, їх виправдання, юридичного захисту. Тому до своєчасного і правильного оформлення документів про рух матеріальних цінностей треба ставитися дуже уважно і вимогливо. Особливого значення набувають ці вимоги у зв'язку з прийняттям ряду законодавчих актів про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, якими передбачено, що будь-яке підприємство, котре здійснює закупівлі повністю або частково за державні кошти, при визначенні продавця (постачальника) та при укладанні договору з ним повинно виходити з положень про проведення тендерів на закупівлю та визначення їх переможців, з якими потім і укладаються угоди поставки. Іншою важливою особливістю організації закупівель матеріальних цінностей для бюджетних установ є широке використання централізованого постачання, яке здійснюється установою вищого рівня через спеціалізовані установи-закупники.