Как провести пресс-конференцию

      1. Выбор и разработка новостного сообщения как повода для пресс-конференции

      Проблема. Если журналисты, будучи на пресс-конференции, не заметят значимости информационного повода, не получат ценной информации, то эффект может стать обратным: скучные лица и репортажи, скомканный сюжет, другая направленность сообщений и т. п.

      2. Публикация сенсационного материала до пресс-конференции

      Составление пресс-релиза.

      Пресс-релиз – это сообщение, содержащее важную новость или полезную для широкой аудитории информацию. Пресс-релиз распространяется пресс-службами организаций или PR-агентствами для публикации в прессе и информирования общественности.

Важность. Как материал он бывает важнее самой пресс-конференции. На его основе журналисты подготовят репортажи о мероприятии.

      Требования к пресс-релизу:

      • «Бумага не краснеет», т. е. сенсацию (даже спорную, как говорят, «высосанную из пальца») можно представлять в нужных тонах. В письмах римского писателя и оратора Цицерона «К друзьям» встречается выражение: «Epistola non erubescit» – «Письмо не краснеет», то есть письменно можно высказывать такие мысли, которые стесняются высказать устно.

      • Создание документа по канонам журналистики новостей, поэтому новость должна быть ценной для редакций СМИ.

      • Учет масштаба новости и ее актуальности. В содержании ответы на все вопросы журналистики новостей: Кто? Что? Где? Когда? Каким образом?

• Органичное включение в специфику и масштабы издания.

...

      Например , то, что является значительным событием для специализированной или региональной прессы, может оказаться слишком «мелким» для деловых изданий.

      • Заголовок, из которого следует, в чем суть пресс-релиза и его важность для аудитории конкретного издания. Главная задача заголовка – привлечь внимание редактора.

      • Первый абзац – несет в себе основную идею всего текста и должен иметь самостоятельный законченный смысл.

      • Начало документа с интригующего утверждения, поражающих статистических данных или провокационного вопроса.

      • Назначение – заинтересовать аудиторию с помощью доступной информации и добавления интересных деталей. Поэтому при написании пресс-релиза важно уметь встать на позиции читателя и понять, чем его можно увлечь.

      • Стиль изложения – деловой и доступный.

      • Включение короткого комментария или высказывания одного из лидеров компании делает текст более живым и актуальным.

      • Информативность и ограниченность рекламы.

      • Размер – на одной странице А4.

      • Фраза не должна содержать более 10 слов, иначе предложение становится слишком перегруженным.

      • Справочную информацию о компании, направлениях ее деятельности, продуктах и финансовых показателях лучше дать отдельно после основного текста пресс-релиза. В конце сообщения: контактное лицо (должность, телефон, e-mail), у которого журналист сможет быстро и своевременно получить уточнения по содержанию пресс-релиза.

...

      Рекомендация специалиста.

      При рассылке пресс-релиза по e-mail постарайтесь учесть следующие моменты:

      • Самая важная информация должна находиться в теме письма и в тех абзацах, которые будут видны в «первом экране».

      • Перед текстом пресс-релиза в теле письма можно сделать пометку «Информация для СМИ» или «ПРЕСС-РЕЛИЗ».

      • В теле письма необходимо разместить текст или краткую аннотацию. Помните, однако, что он может отразиться в нечитаемой кодировке. Поэтому и тема письма, и название вложенного файла должны давать общее представление о теме пресс-релиза.

      • Не бойтесь прикреплять вложенные файлы с пресс-релизом – в любом серьезном издании есть антивирусные программы, которые проверяют почту на возможные вирусы. Если ваш пресс-релиз покажется интересным – его обязательно прочитают.

      • Дайте ссылку на раздел сайта компании, в котором вы выложите дополнительную информацию – например, фотографии и логотипы компании. Они должны иметь хорошее разрешение – бумажные издания могут отказаться от публикации новости из-за отсутствия качественных иллюстраций к ней.

      • По возможности отправляйте каждому личное письмо, т. е. указывайте в поле «Кому» только одного конкретного получателя. Если вы отправляете письмо на общий редакционный адрес, допустимо указывать несколько общих адресов одного издания (напр., адреса отдела финансовых и отраслевых новостей).

      При отправлении пресс-релиза на остальные адреса не забудьте убедиться, что в поле «Кому» стоят «слепые копии», и получатели не увидят всего списка адресатов.

      (Источник: Е. Рыбакова,

      www.prlink.ru/services

      ).

...

      Бывали случаи, когда пресс-конференция отменялась в последний момент, а через день в какой-нибудь газете выходил подробный отчет о ней не пришедших, но получивших пресс-релиз репортеров. Самый наглый из них даже опубликовал свое блиц-интервью с ничего не подозревавшим ньюсмейкером, который не смог прилететь на пресс-конференцию из-за непогоды и сидел в аэропорту другого города.

      (Источник: Р.Гандапас. Рекламное измерение». 2001. № 1)

      3. Составление программы

      Например:

      15.00 – прибытие участников, регистрация, выдача комплектов раздаточных материалов и сувениров (Вестибюль);

      15.15 – кофе-брейк (Бар);

      15.30 – презентация и выступление представителя информатора (Конференц-зал);

      16.00 – вопросы и ответы (Конференц-зал);

      16.30 – фуршет (Бар).

      4.  Выбор времени

...

      Рекомендация . Прежде чем назначить день, убедитесь, что в этот день не запланировано событие большее, чем ваше, по масштабу. Обижайтесь – не обижайтесь, но журналистов на всех не хватает. Они, по-видимому, будут там, где происходит что-нибудь покрупнее. Если в один день с пуском конвейера на вашем предприятии состоится запуск космического корабля на Соборной площади, то, для того чтобы все-таки увидеть хоть одного журналиста, вам придется пойти на Соборку.

      Лучшее время – вторая половина дня. Только не слишком поздно. Ибо ваша пресс-конференция только для вас – событие. Для журналиста же – повседневная работа… Мне приходилось собирать журналистов на пресс-конференцию группы «Браво» в субботу. Несмотря на мои протесты, устроители гастролей сказали, что другого дня просто нет. Теория и в этом случае подтвердилась: несмотря на интерес к объекту, журналистов собралось крайне мало. Запахло провалом. Но меня выручили музыканты группы «Браво» – они тоже не приехали.

      (Источник: Р.Гандапас. Рекламное измерение». 2001. № 1

      )

      5.  Выбор места

      Место: удобное для приезда, солидное здание (чтобы запечатлели улицу и фасад), просторный зал (чтобы возникло ощущение массовости мероприятия), отсутствие зеркал (мешают телеоператорам) и колонн (мешают входящим и выходящим), тишина за окнами (для создания камерной атмосферы).

      6. Приглашение журналистов и других участников

      Худший вариант – рассылка факсимильных сообщений, да еще без предварительных телефонных переговоров. Лучший – открытки по почте или доставка курьером. Не позднее чем за сутки сделайте контрольные звонки.

Рекомендация. Кроме журналистов приглашаются так называемые «подсадные утки», которые могут задавать нужные вопросы новостного типа и направлять ход пресс-конференции в нужное русло.

      7. Работа с журналистами на пресс-конференции

      7.1. Обеспечение журналистов.

      Подарочный набор включает:

      • Пресс-релиз.

      • Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать.

      • Копии речей, произнесенных на пресс-конференции.

      • Буклет о компании или о спонсоре события.

      • Фотографии.

• Сувениры.

      7.2. Участие ньюсмейкеров.

      Их основная миссия – выступление и ответы на вопросы.

Ответственность – за достоверность информации.

...

      ПРИМЕР . Был случай, когда количество сидящих в президиуме и в зале совпадало. Официальное, но… комичное зрелище.

      7.3. Работа ведущего.

      Ведущий отвечает за процедуру ведения пресс-конференции и информирование об окончании деловой части и приглашении всех на фуршет.