- •1. Управлінське документознавство як наукова дисципліна
- •1.1. Управлінська інформація та її потоки
- •1.3. Теоретичні основи управлінського документознавства 1.3.1. Основні поняття управлінського документознавства
- •1.3.4. Зв'язки з іншими галузями знань
- •Література Основна
- •Додаткова
- •Питання для самоконтролю знань
- •2. Класифікації управлінських документів 2.1. Диференціація управлінських документів в установі
- •2.3.2. ВеденняіДкуд
- •Література
- •Додаткова
- •Питання для самоконтролю знань
- •3. Уніфікація та стандартизація управлінської документації
- •3.1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів
- •3.2 Історичні витоки уніфікації документів
- •3,3,2. Уніфікація структури документа та методів контролю інформації в документах. Формуляр-зразок
- •3.3.3. Уніфікація організації тексту
- •3.3.4 Бланки документів
- •Література
- •Додаткова
- •Питання для самоконтролю знань
- •4. Управління документацією за кордоном 4.1 Міжнародні організації
- •4.2. Ісо 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією"
- •4.3 Управління документацією в різних країнах
- •Література Основна
- •Питання для самоконтролю знань
- •Перетворення та переміщення (документів)
- •Доступ (до документів), користування (ними) (їх знаходження, повернення на місця зберігання)
- •9. Процеси та контроль (регулювання) уд
- •10. Моніторинг та контроль (організації уд) н. Навчання (у сфері уд) Частина друга: Практичне керівництво
- •2. Політика та відповідальність (у сфері управління документацією)
- •5. Моніторинг та контроль (процесі» уд)
- •6, Навчання
- •1. У правлінське документознавство як наукова дисципліна з
- •2. Класифікації управлінських документів 19
- •3. Уніфікація та стандартизація управлінської документації 31
- •4. У правління документацією ж кордоном 44
- •5. Додатки. 50
Література
І Основна
Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010- 98. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.
Банасюкевич В.Д., Баркалова О.М. О создании й развитии документньїх классификаций // Развйтие советского документоведе- ния (1917-1981): Сб. науч.тр. - М.: ВНИИДАД, 1983. - С. 100-117.
Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАКККІМ. - К, 2000. - С. 126-133.
Додаткова
Положення про ведення Державного класифікатора управ лінської документації (ДКУД): Нормативний документ / Держкомстат України.-К., 1997.-10с.
Бибик С.П. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. -К.: Довіра, 1997.-С. 6.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-е вид., перероб. і доп. - К.: Либідь, 2000. - С. 5-8.
Черешня А.Г. О классификаций документом систем управлення //Проблеми классификаций в архивоведении й документоведении: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. - М., 1987. - С. 39-57.
Питання для самоконтролю знань
Роль та завдання класифікації управлінських документів.
Класифікування управлінських документів за різними ознаками.
Критерії класифікування управлінських документів.
Типи (класи) управлінської документації. ;
Базові види документації.
Інфраструктури! види документації.
Дисциплінарні види документації.
Призначення Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД).
9. Структура ДКУД. '10. Ведення ДКУД.
3. Уніфікація та стандартизація управлінської документації
3.1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів
Одним з напрямів удосконалення системи класів управлінської документації є уніфікація та стандартизація її елементів. Серед основних причин, що зумовлюють необхідність проведення цих робіт є:
наявність видів службових документів з дубльованою інформацією їхніх текстів;
відсутність єдиних підходів (вимог) до процесів укладання цих текстів та оформлення документів, взасмозв'язку між документами, що належать до одного класу (підкласу) управлінської документації;
необхідність упорядкування й визначення оптимального складу показників, зафіксованих у документах.
У широкому теоретичному розумінні уніфікація - це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їхнього співпадання в об'єктах, що складають комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність управлінських ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ. Втім, у цій сфері мають місце й унікальні ситуації, результатом чого є разова поява унікальних за оформленням документів, які, безперечно, не с об'єктами уніфікації.
Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме розробленням та впровадженням державних (чи інших видів) стандартів, в яких зафіксовано вимоги до створення документів, тобто складання їх текстів та оформлення. На сьогодні це найвища форма уніфікації документів, оскільки в державних стандартах офіційно і нормативне у загальнодержавних масштабах на тривалий час (5 років і більше) закріплюються найбільш ефективні характеристики форми та змісту документа.
Головною метою уніфікації та стандартизації документів с створення уніфікованої системи документів, що може дати високий економічний ефект. Це виявляється за рахунок зниження витрат часу на складання текстів службових документів, оформлення їх, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації. З іншого боку, впровадження уніфікації та стандартизації документів сприяє підвищенню інформаційної культури
ЗО
;І
створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів всіх класів управлінської документації у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.